Chatbots sind die neuen Personalmanager

Inhalt

• HR kann sein Service Delivery-Modell mithilfe von Chatbots transformieren
• Verwenden Sie Chatbots, um routinemäßige HR-Prozesse zu automatisieren
• Chatbots helfen HR-Teams, für Mitarbeiter zugänglich zu werden
• Probleme im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit von Mitarbeitern

Beerud Sheth

Gibt es in deiner Zukunft einen Chatbot? Sie wetten. Ein Chatbot, ein Computerprogramm zur Simulation eines Gesprächs mit einem Menschen, insbesondere über das Internet, wird in naher Zukunft praktisch jede Geschäftsfunktion vom Marketing über den Vertrieb bis zur Kundenunterstützung verändern.

Einer der Bereiche, in denen Sie über Chatbots eine große Veränderung sehen werden, ist die Personalabteilung. Da der Chatbot ein virtueller Assistent ist, der über Textnachrichten, Websites, Anwendungen oder Sofortnachrichten mit Mitarbeitern kommunizieren kann, ändern Chatbots die Arbeitsweise von HR-Teams.

HR kann sein Service Delivery-Modell mithilfe von Chatbots transformieren

Mithilfe eines automatisierten Kommunikationssystems mit Mitarbeitern können HR-Teams ihre Zeit auf die anspruchsvolleren Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter in Bereichen wie der Entwicklung von Karriere-Management-Plänen konzentrieren.

HR-Teams haben einen herausfordernden Job mit scheinbar widersprüchlichen Zielen. Sie müssen die Mitarbeiter fokussieren und hart arbeiten lassen und gleichzeitig bei der Arbeit glücklich und zufrieden sein. HR-Teams werden häufig für die Mitarbeiterbindung und -abwanderung verantwortlich gemacht, ohne dass die Mitarbeiter direkt verwaltet werden können.

Von der Personalabteilung wird erwartet, dass sie am Puls einer großen Mitarbeiterbasis ist, wenn sie mit einem kleinen Team zusammenarbeitet. Aus diesem Grund können Chatbots die Last erleichtern. HR-Teams stellen fest, dass ihre Verantwortlichkeiten groß und die Ziele herausfordernd sind - sie haben selten genug Zeit und Ressourcen, um ihrem breiten Verantwortungsbereich gerecht zu werden.

Ein Großteil der Personalzeit wird in die Verwaltung von Routineprozessen und -aktivitäten investiert, die Chatbots stattdessen ausführen könnten. Dies würde es den HR-Mitarbeitern ermöglichen, sich auf Aktivitäten mit höherer Priorität zu konzentrieren. Die Teams haben nur eine begrenzte Zeit, um den Mitarbeitern die individuelle Aufmerksamkeit zu bieten, die sie für die Behandlung sensibler persönlicher Probleme benötigen.

Dies ist eine bessere Nutzung der Zeit des HR-Teams, während die Chatbots die einfacheren Standardaufgaben erledigen. Dies wird die Fähigkeit des HR-Teams verbessern, sich proaktiv mit Mitarbeitern auseinanderzusetzen, sie auf ihrem Karriereweg zu führen und zu betreuen.

Chatbots können den HR-Fachleuten helfen, indem sie ihre Fähigkeiten dramatisch erweitern. Chatbots können HR-Teams dabei helfen, den Überblick über die wesentlichen Verantwortlichkeiten zu behalten und die unmöglichen Ziele zu erreichen, die sie haben.

Verwenden Sie Chatbots, um routinemäßige HR-Prozesse zu automatisieren

Chatbots können Routineprozesse automatisieren, die viel Zeit für das HR-Team in Anspruch nehmen. Sie können Rekrutierungsaktivitäten wie das Screening von Kandidaten, das Planen von Interviews und das Verwalten des Rekrutierungslebenszyklus für Kandidaten und Personalmanager erheblich automatisieren. Tatsächlich hat ein Startup namens RoboRecruiter, das auf der Gupshup-Plattform basiert, einen Chatbot zur Automatisierung des End-to-End-Rekrutierungsprozesses mit erstaunlichen Ergebnissen und Produktivitätsverbesserungen entwickelt.

Onboarding und Orientierung der Mitarbeiter ist ein weiterer Bereich, der für die Automatisierung reif ist. Neue Mitarbeiter stellen eine große Anzahl von Anfragen an das HR-Team, die Sie einfach automatisieren können. Sie können auch regelmäßige Prozesse wie Anwesenheitsverfolgung, Zielverfolgung, Leistungsüberprüfung, Mitarbeiterbefragungen und Nachverfolgung von bezahlten Urlaubssalden erheblich automatisieren.

Ein Unternehmen namens QuickWork hat Chatbots erstellt, die die Personalabteilung und damit verbundene Geschäftsprozesse für viele Unternehmen automatisieren. Obwohl die meisten Unternehmen ein HR-System verwenden, um viele Aufgaben zu automatisieren, machen Chatbots vorhandene Systeme benutzerfreundlicher als zuvor, was die Nutzung und Compliance der Mitarbeiter drastisch erhöht.

Chatbots helfen HR-Teams, für Mitarbeiter zugänglich zu werden

Chatbots helfen der Personalabteilung, den Mitarbeitern einen besseren Zugang zu ermöglichen. Mit Chatbots kann das HR-Team sofortige und genaue Antworten auf häufig gestellte Fragen geben. Sie können die komplexeren Abfragen automatisch zur Überprüfung und Beantwortung durch den Benutzer eskalieren. Durch die Automatisierung der häufig gestellten Abfragen können HR-Teams die komplexeren Abfragen persönlich bearbeiten.

Dies ermöglicht es ihnen, in sensiblen Situationen schnell zu reagieren und einzugreifen. Dies ist besonders in Phasen des Änderungsmanagements nützlich, wenn Unternehmen wesentliche Änderungen in der Organisation oder Strategie vornehmen. Diese Änderungen führen in sehr kurzer Zeit zu einer großen Anzahl von Mitarbeiteranfragen, die die Personalabteilung schnell beantworten muss, um zu verhindern, dass Probleme auftreten.

Der verbesserte Zugang zur Personalabteilung ist besonders für Mitarbeiter an entfernten Standorten außerhalb der Zentrale von Nutzen, da ihnen die Möglichkeit genommen wird, Korridorgespräche mit ihren HR-Teams zu führen.

Mit Chatbots können HR-Teams individuell mit jedem Mitarbeiter in Kontakt treten, je nach persönlicher Situation und Problemen. Ein Chatbot kann das ganze Jahr über regelmäßig und proaktiv mit jedem Mitarbeiter in Kontakt bleiben, um Probleme zu erkennen, die für menschliches Engagement eskaliert werden müssen.

Tools wie die Verarbeitung natürlicher Sprache und Sentiment Mining können Chatbots dabei helfen, Ärger, Frustration, Motivation, Erschöpfung und verwandte Probleme zu erkennen. Basierend auf diesen Beobachtungen können Chatbots einen HR-Experten für menschliches Engagement hinzuziehen.

Chatbots können auch proaktiv Urlaubszeiten, Clubs und Aktivitäten oder andere Ressourcen empfehlen, die innerhalb oder außerhalb der Organisation verfügbar sind. Chatbots können Mitarbeitern optional dabei helfen, körperlich aktiv und gesund zu werden, indem sie ihre täglichen Trainingsroutinen empfehlen und verfolgen.

Chatbots können jedem Mitarbeiter professionelle Anleitung und Betreuung bieten. Die Investition in das Karrierewachstum jedes Mitarbeiters ist möglicherweise der höchste ROI-Aufwand für HR-Teams und Unternehmensorganisationen. Chatbots können individuelle Lern- und Entwicklungspläne für jeden Einzelnen entwickeln. Dies kann sowohl weiche als auch harte Fähigkeiten umfassen, die für den beruflichen Erfolg erforderlich sind.

Chatbots können die Unternehmenskultur stärken, indem sie geeignete Entwicklungskurse empfehlen. Chatbots können die Fähigkeiten der Mitarbeiter bewerten und Kurse und Module empfehlen, die Mitarbeiter abonnieren können. Chatbots können Mitarbeiter auch mit Mentoren innerhalb der Organisation verbinden.

Probleme im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit von Mitarbeitern

Natürlich gibt es wichtige Fragen zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit, die eine Organisation angehen muss. HR-Gespräche beinhalten jedoch naturgemäß sensible und persönliche Informationen. Unternehmen können diese Probleme angemessen angehen, indem sie Benutzern und Organisationen eine angemessene Kontrolle über ihre Daten bieten.

Im Wesentlichen ist der Chatbot ein stets aktueller, engagierter und äußerst persönlicher Begleiter - der perfekte Personalmanager. HR-Teams, die Chatbots einsetzen, werden näher dran sein, die vielen unmöglichen Aufgaben und widersprüchlichen Ziele, die ihre Organisationen ihnen auferlegen, erfolgreich zu erfüllen.

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Beerud Sheth ist der CEO und Gründer von Gupshup, einer intelligenten Messaging-Plattform für Entwickler.