Wichtige Präsentationsfähigkeiten für den Erfolg am Arbeitsplatz

Inhalt

• Was sind Präsentationsfähigkeiten?
• Präsentationsphasen
• Arten von Präsentationsfähigkeiten
• Analytisch
• Organisation
• Nonverbale Kommunikation
• Präsentationsprogramm
• Öffentliche Rede
• Forschung
• Verbale Kommunikation
• Schreiben
• Weitere Präsentationsfähigkeiten
• So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

Unabhängig davon, ob Sie eine hochrangige Führungskraft oder ein Verwaltungsassistent sind, ist die Entwicklung Ihrer Präsentationsfähigkeiten ein wichtiger Weg, um in einem Bürojob aufzusteigen. Führungskräfte treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen, die im Präsentationsformat geteilt werden, und kaum ein Unternehmen ändert seine Meinung, ohne zuvor eine überzeugende Präsentation zu sehen.

Nicht alle Präsentationen finden in einer formellen Sitzung statt. Viele Präsentationsfähigkeiten sind für Einzelgespräche oder Verkaufsgespräche relevant.

Für jeden Büroangestellten ist es wichtig zu wissen, welche Schritte zur Erstellung einer effektiven Präsentation erforderlich sind und welche Präsentationsfähigkeiten für Arbeitgeber am wichtigsten sind.

Das Hervorheben dieser Fähigkeiten hilft Ihnen auch dabei, sich bei Ihrer Jobsuche abzuheben.

Was sind Präsentationsfähigkeiten?

Präsentationsfähigkeiten beziehen sich auf alle Eigenschaften, die Sie benötigen, um eine klare und effektive Präsentation zu erstellen und zu liefern. Während es darauf ankommt, was Sie während einer Präsentation sagen, schätzen Arbeitgeber auch die Fähigkeit, unterstützende Materialien wie Folien zu erstellen. Ihr potenzieller Arbeitgeber möchte möglicherweise, dass Sie Kollegen Briefings und Berichte übermitteln, Schulungen durchführen, Informationen für Kunden präsentieren oder eine Reihe anderer Aufgaben ausführen, bei denen Sie vor einem Publikum sprechen müssen.

Engagierte und leicht verständliche Gespräche zu führen, ist ein wesentlicher Bestandteil der ausgeprägten mündlichen Kommunikationsfähigkeiten, die für viele Positionen eine berufliche Voraussetzung sind.

Präsentationsphasen

Jede Präsentation besteht aus drei Phasen: Vorbereitung, Lieferung und Nachverfolgung. Alle Präsentationsfähigkeiten passen in eine dieser drei Phasen.

Vorbereitung beinhaltet Forschung und Aufbau der Präsentation. Dies kann bedeuten, den gesamten Text zu erstellen (oder zumindest Notizen zu schreiben) und Folien und anderes unterstützendes visuelles / akustisches Material zu erstellen. Sie müssen auch sicherstellen, dass der entsprechende Veranstaltungsort verfügbar und ordnungsgemäß eingerichtet ist und dass der Projektor funktioniert (falls erforderlich) und mit Ihrem Laptop verbunden ist. Sie sollten Ihre Präsentation auch so oft üben, wie Sie möchten, um sich innerhalb der für die Präsentation vorgesehenen Zeit mit Leichtigkeit und Vertrauen wohl zu fühlen.

Zu den Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Vorbereitung gehören:

• Durchführung von Recherchen zu Ihrem Präsentationsthema
• Erstellen Sie Diagramme und Grafiken, die Ihre Forschungsergebnisse darstellen
• Lernen Sie Ihr Publikum kennen, um Ihre Präsentation besser auf seine Bedürfnisse abzustimmen
• Digitale Folien erstellen
• Aufteilen einer Präsentation in Teile von angemessener Länge
• Statistiken effektiv nutzen, um ein Publikum zu überzeugen
• Einbeziehung konkreter Beispiele und Geschichten, um Punkte zu veranschaulichen und die Aufmerksamkeit des Publikums aufrechtzuerhalten
• Vorbereiten von Handouts oder digitalen Referenzen, damit das Publikum nicht mit Notizen beschäftigt ist
• Präsentieren Sie Präsentationen effektiv, um ein angemessenes Publikum zu generieren

Lieferung ist der Teil, den das Publikum sieht. Eine gute Lieferung hängt von sorgfältiger Vorbereitung und selbstbewusster Präsentation ab und erfordert eigene Fähigkeiten.

Zu den Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Lieferung gehören:

• Eine aufmerksamkeitsstarke Eröffnung für ein Gespräch
• Bereitstellung einer Zusammenfassung der behandelten Themen, um eine Präsentation einzuführen und den Kontext bereitzustellen
• Mit Körpersprache und Augenkontakt Energie und Selbstvertrauen vermitteln
• Pause, um wichtige Punkte hervorzuheben
• Modulierender Gesangston zur Betonung
• Klar und reibungslos artikulieren
• Humor einspritzen
• Mit Begeisterung und Animation sprechen
• Vertrauen projizieren
• Zusammenfassung der wichtigsten Punkte zum Abschluss
• Fragen stellen, um Punkte zu klären

NachverfolgenDazu gehört die ordnungsgemäße Aufschlüsselung und Aufbewahrung von Geräten, die Kontaktaufnahme mit den Zuschauern, mit denen Sie eine weitere Kommunikation vereinbart haben, sowie das Einholen, Sammeln und Analysieren von Feedback. In einigen Präsentationen sammeln Sie möglicherweise Informationen von Zielgruppenmitgliedern wie Namen und Kontaktinformationen oder ausgefüllte Umfragen, die Sie ebenfalls organisieren und speichern müssen.

Zu den Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Nachsorge gehören:

• Erstellen eines Bewertungsformulars, um Feedback von den Teilnehmern einzuholen
• Interpretation des Feedbacks aus Bewertungen und Änderung des Inhalts und / oder der Bereitstellung für zukünftige Präsentationen
• Organisation einer Teilnehmerdatenbank für zukünftige Präsentationen
• Befragen Sie wichtige Teilnehmer, um zusätzliches Feedback zu erhalten
• Versenden von Präsentationsfolien per E-Mail an die Teilnehmer

Arten von Präsentationsfähigkeiten

Analytisch

Die besten Moderatoren verbessern ständig ihre Fähigkeiten. Um besser zu werden, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Leistung ehrlich zu betrachten, das erhaltene Feedback zu bewerten und herauszufinden, was Sie tun müssen, um sich zu verbessern. Das erfordert analytisches Denken.

Noch wichtiger ist, dass Sie die Informationen, die Sie anderen mitteilen möchten, genau kennen. Sie müssen Ihr Publikum analysieren und bereit sein, schnell zu denken, wenn Fragen gestellt werden, die Sie dazu zwingen, zu zeigen, dass Sie sich des Materials und seiner Auswirkungen voll bewusst sind.

• Problemempfindlichkeit
• Berichterstattung
• Vermessung
• Optimierung
• Vorausschauende Modellierung
• Probleme lösen
• Umstrukturierung
• Strategische Planung
• Integration
• Prozessmanagement
• Laufende Verbesserung
• Diagnose
• Sezieren
• Auswerten
• Beurteilung

Organisation

Sie möchten nicht die Person sein, die die Hälfte ihrer Präsentationszeit damit verbringt, ein Kabel zu finden, um ihren Laptop mit dem Projektor zu verbinden. Viele Dinge können kurz vor einer Präsentation schief gehen, und sie werden es wahrscheinlich tun, es sei denn, Sie sind organisiert.

Präsentationsvorbereitung bedeutet auch, Notizen, Informationen und Start- / Stoppzeiten im Auge zu behalten.

Eine Präsentation, die in der Hälfte der zugewiesenen Zeit beendet ist, ist ebenso problematisch wie eine zu langwierige.

Schließlich möchten Sie alle Materialien, die Sie für die Präsentation verwenden möchten, Korrektur lesen und optimieren.

• Veranstaltungsplanung
• Prüfung
• Benchmarking
• Priorisierung
• Aufzeichnung
• Planung
• Liebe zum Detail
• Schnelles Denken

Nonverbale Kommunikation

Wenn Sie mit einem Publikum sprechen, kann die Art und Weise, wie Sie sich präsentieren, genauso wichtig sein wie die Art und Weise, wie Sie Ihre Informationen präsentieren. Sie möchten selbstbewusst und engagiert erscheinen. Sie können dies durch eine gute Körperhaltung, die Verwendung von Handgesten und Augenkontakt mit dem Publikum tun. Üben Sie Ihre nonverbale Kommunikation, indem Sie sich bei einer Übungspräsentation filmen und Ihre Körpersprache sorgfältig beobachten.

• Aktives Zuhören
• Lager
• Haltung
• Vertrauen
• Emotionale Intelligenz
• Respekt
• Erleichterung der Gruppendiskussion
• Bewusstsein für ethnische, politische und religiöse Vielfalt

Präsentationsprogramm

Microsoft PowerPoint ist die dominierende Software zum Erstellen visueller Hilfsmittel für Präsentationen. Lernen Sie, es gut zu verwenden, einschließlich der besonderen Funktionen außerhalb grundlegender Vorlagen, die eine Präsentation wirklich zum Leben erwecken können. Selbst wenn jemand anderes Ihre Diashow für Sie vorbereitet, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie die Software bei Änderungen in letzter Minute verwenden.

• Microsoft Office
• Design
• Keynote
• Google Slides
• Adobe Presenter

Öffentliche Rede

Sie müssen bequem und engagiert erscheinen, wenn Sie vor einem Live-Publikum sprechen, auch wenn Sie es nicht sind. Dies kann jahrelange Übung erfordern, und manchmal ist öffentliches Sprechen einfach nicht für bestimmte Personen. Ein unbequemer Moderator ist eine Herausforderung für alle. Glücklicherweise können sich die Redefähigkeiten durch Übung verbessern.

• Artikulation
• Engagement
• Einschätzung der Bedürfnisse des Publikums
• Beratung
• Umgang mit schwierigen Fragen
• Leistungsangst kontrollieren
• Auswendiglernen
• Modulierender Gesangston

Forschung

Forschung ist der erste Schritt bei der Vorbereitung der meisten Präsentationen und kann je nach Kontext und Thema von einem mehrjährigen Prozess bis zu 20 Minuten Online-Zeit reichen. Zumindest müssen Sie in der Lage sein, Forschungsfragen klar zu formulieren, geeignete Informationsquellen zu identifizieren und Ihre Ergebnisse zu organisieren.

• Brainstorming
• Zusammenarbeit
• Big Data-Analyse
• Business Intelligence
• Berechnen
• Fall Analyse
• Kausale Zusammenhänge
• Klassifizierung
• Vergleichende Analyse
• Dateninterpretation
• Deduktive Argumentation
• Induktives Denken
• Suchmaschinenforschung

Verbale Kommunikation

Das öffentliche Sprechen ist eine Form der verbalen Kommunikation, aber Sie benötigen andere Formen, um eine gute Präsentation zu halten. Insbesondere müssen Sie wissen, wie Sie Fragen beantworten. Sie sollten in der Lage sein, die von Ihrem Publikum gestellten Fragen zu verstehen (auch wenn sie seltsam oder schlecht formuliert sind) und respektvolle, ehrliche und genaue Antworten zu geben, ohne vom Thema abzukommen.

• Aktives Zuhören
• Fokus
• Empathie
• Umgang mit schwierigen Fragen
• Durchsetzungsvermögen
• Beratung
• Bejahung
• Aussprache

Schreiben

Möglicherweise benötigen Sie ein schriftliches Skript oder nicht, aber Sie müssen vorab planen, was Sie sagen werden, in welcher Reihenfolge Sie es sagen und auf welcher Detailebene. Wenn Sie einen zusammenhängenden Aufsatz schreiben können, können Sie eine Präsentation planen.

• Grammatik
• Rechtschreibung
• Wortschatz
• Korrekturlesen
• Umrisse bauen
• Notizen
• Dokument-Markups

Weitere Präsentationsfähigkeiten

• Zusammenfassen
• Der Umsatz
• Überzeugung
• Bereitstellung von Anekdoten zur Veranschaulichung eines Punktes
• Humor
• Ausbildung
• Proben
• Handouts entwerfen
• Einwände erkennen und entgegenwirken
• Fragen stellen, um mehr Details zu bestimmten Themen zu erhalten
• Kritik ohne Abwehr erhalten
• Unterlassen Sie es, zu oft zu sprechen oder andere zu unterbrechen
• Die Sorgen anderer antizipieren
• Produktkenntnisse
• SWOT-Analyseformat
• Unterstützende Aussagen mit Beweisen
• Mehrsprachig
• Verträge
• Arbeiten mit Gutachtern
• Konsistenz
• Entwicklung und Pflege von Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Entwicklung einer Proposition Statement
• Kreativität
• Logik
• Erwartungen schaffen und verwalten
• Motivation
• Coaching

So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

BEINHALTEN SIE FÄHIGKEITEN IN IHREM Lebenslauf: Falls zutreffend, können Sie diese Wörter in Ihrer Zusammenfassung oder Überschrift Ihres Lebenslaufs erwähnen.

HIGHLIGHT-FÄHIGKEITEN IN IHREM COVER-BRIEF: Erwähnen Sie ein oder zwei spezifische Präsentationsfähigkeiten und geben Sie Beispiele für Fälle, in denen Sie diese Merkmale am Arbeitsplatz demonstriert haben.

ZEIGEN SIE IHRE PRÄSENTATIONSFÄHIGKEITEN IN JOB-INTERVIEWS:Während des Interviewprozesses werden Sie möglicherweise gebeten, eine Beispielpräsentation abzugeben. In diesem Fall möchten Sie diese Fähigkeiten während der Präsentation verkörpern. Zum Beispiel möchten Sie Ihre mündlichen Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren, indem Sie während der Präsentation klar und präzise sprechen.