Welche Informationen werden in den Krankenakten der Mitarbeiter gespeichert?
Inhalt
Die Mitarbeiter-Krankenakte ist das Repository für alles, was mit Gesundheit, Gesundheitsleistungen, gesundheitsbezogenem Urlaub der Mitarbeiter sowie Auswahl und Deckung der Leistungen für den Mitarbeiter zu tun hat. Der Arbeitgeber führt für jeden Arbeitnehmer eine Krankenakte separat. Der Inhalt dieser Dateien wird niemals mit anderen Mitarbeiterdateien wie der Personalakte vermischt.
Da die Krankenakte vertrauliche und vertrauliche Informationen enthält, muss sie sich an einem sicheren, verschlossenen und unzugänglichen Ort befinden. Der Aktenschrank, in dem die medizinischen Akten der Mitarbeiter aufbewahrt werden, sollte ebenfalls gesperrt sein, und das Personal sollte die einzigen Schlüssel haben. Der Zugriff auf die medizinischen Unterlagen der Mitarbeiter ist nur den Mitarbeitern der Personalabteilung vorbehalten.
Das Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen von 1996 (HIPAA) verpflichtet Arbeitgeber, die Krankenakten der Arbeitnehmer vertraulich zu schützen. Krankenakten sollten getrennt und getrennt von anderen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden. Speichern Sie niemals Krankenakten von Mitarbeitern in der allgemeinen Personalakte des Mitarbeiters.
Aufgrund der Vertraulichkeit der Informationen müssen Aufzeichnungen von Dateien isoliert werden, auf die Mitarbeiter wie Vorgesetzte oder Manager zugreifen können. (Tatsächlich wird dies auch für Personalakten im Allgemeinen empfohlen. Geben Sie nur HR-Mitarbeitern Zugriff.)
Inhalt der Mitarbeiter-Krankenakte
Dies sind die Arten von Gegenständen, die sicher in der Krankenakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden sollten. Im Zweifelsfall sollten Sie sich auf die Seite des Schutzes der medizinisch relevanten Informationen Ihrer Mitarbeiter stellen.
- Anträge und Formulare für Krankenversicherungen
- Anträge und Formulare für Lebensversicherungen
- Angaben zum Begünstigten
- Anträge auf andere Leistungen an Arbeitnehmer, für die möglicherweise medizinische Informationen erforderlich sind, z. B. eine Visionsversicherung
- Anträge auf bezahlte oder unbezahlte medizinische Abwesenheit
- Berichte des Family Medical and Leave Act (FMLA) und zugehörige Anträge und Unterlagen
- Vom Arzt unterschriebene FMLA-Unterlagen
- Dokumentation über die Krankheiten eines Familienmitglieds oder Kindes, für das Sie eine FMLA-Zeit beantragen, um die laufende Pflege zu gewährleisten
- Medizinisch bedingte Urlaubsunterlagen für Mitarbeiter, die keinen Anspruch auf FMLA-Freizeit haben
- Arztuntersuchungen, Notizen, Korrespondenz und Empfehlungen
- Medizinisch bedingte Entschuldigungen für Fehlzeiten oder Verspätungen eines Arztes
- Medizinische Arbeitsbeschränkungen mit Dokumentation des empfehlenden Arztes
- Unfall- und Verletzungsberichte, einschließlich OSHA-erforderlicher Dokumente
- Arbeitnehmerentschädigungsberichte über Verletzungen oder Krankheiten
- Jedes andere Formular oder Dokument, das private medizinische Informationen über einen Mitarbeiter enthält
Wenn Sie diese Dateien vertraulich behandeln, werden Ihre Mitarbeiter Ihnen vertrauen und Sie werden den Geist und die Bedeutung des Gesetzes wahren.
Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen zwar maßgeblich sind, jedoch nicht für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert werden. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Arbeitsgesetze und -bestimmungen variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat und von Land zu Land. Bitte suchen Sie Rechtsbeistand oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale Regierungsressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Ihre Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen dienen als Anleitung, Ideen und Unterstützung.
