So verwalten Sie Ihr erstes Projekt erfolgreich

Inhalt

• 5 Phasen des Projektprozesses:
• Grundlegende Schritte für den Projektanfänger:
• Definieren Sie den Bereich
• Bestimmen Sie die verfügbaren Ressourcen
• Verstehe die Zeitleiste
• Detaillieren Sie die Arbeit
• Entwickeln Sie einen vorläufigen Plan
• Erstellen Sie Ihren Basisplan
• Projektanpassungen anfordern
• Zusammenstellung Ihres Projektteams
• Arbeiten Sie Ihren Plan
• Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Teams
• Alles dokumentieren
• Halten Sie alle auf dem Laufenden
• Folge den Schritten

Sie wurden gerade mit einem wichtigen neuen Projekt beauftragt. Ihr Chef bietet diese Gelegenheit eindeutig als Vertrauensvotum für Ihre Fähigkeiten an. Und während Sie aufgeregt sind, sind Sie zum ersten Mal für ein ganzes Projekt verantwortlich.

Der erste Einstieg ist eine Herausforderung. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wie Sie Ihre Füße nass machen können. Das Projektmanagement hat sich zu einem Prozess mit definierten Phasen und Schritten entwickelt, um diejenigen, die neu im Projektmanagement sind, zu einem erfolgreichen Projekt zu führen.

5 Phasen des Projektprozesses:

1. Initiierung: Ein Projekt wird initiiert, wenn ein Änderungsbedarf festgestellt wird
2. Planung: Planung der Arbeit des Projekts
3. Ausführung: Ausführung der Arbeit
4. Verwalten und Steuern: Alle Arbeiten, die Sie während des Projekts ausführen, um den Fortschritt zu überwachen
5. Abschluss: Abschluss und Durchführung des Projekts und Vertagung des Teams

Diese Schritte sind für jedes Projekt identisch. Und denken Sie daran, Sie sind der Projektmanager und kein Front-Line-Supervisor. Ihre Aufgabe ist es, das Projekt zu verwalten, nicht die Menschen.

Grundlegende Schritte für den Projektanfänger:

Während der Initiierungsphase wird das Projekt erstellt und eine Charta erstellt, die Sie als Programmmanager autorisiert und eine Berichtskette erstellt. In der Planungsphase haben Sie:

Definieren Sie den Bereich

Der erste und wichtigste Schritt in einem Projekt ist die Festlegung des Projektumfangs. Was sollst du erreichen oder erschaffen? Was ist das Projektziel? Ebenso wichtig ist es, zu definieren, was nicht im Umfang Ihres Projekts enthalten ist. Wenn Sie von Ihrem Chef nicht genügend Definitionen erhalten, klären Sie den Umfang selbst und senden Sie ihn zur Bestätigung nach oben zurück.

Während dieses Beispiel etwas vom Geschäftsthema abweicht, können wir uns alle auf einen Hochzeitsempfang beziehen. Bei der Planung eines Hochzeitsempfangs haben Sie möglicherweise folgende Möglichkeiten: Bereiten Sie einen Hochzeitsempfang für 100 Gäste mit Abendessen, offener Bar, Hochzeitstorte und einer Live-Band zum Tanzen bis zu einem bestimmten Datum zu einem Preis von maximal 20.000 USD vor.

Bestimmen Sie die verfügbaren Ressourcen

Welche Personen, Ausrüstung und Geld stehen Ihnen zur Verfügung, um die Projektziele zu erreichen? Als Projektmanager haben Sie normalerweise keine direkte Kontrolle über diese Ressourcen, sondern müssen sie über das Matrixmanagement verwalten.

Matrixverwaltung bezieht sich auf die Verwendung der festgelegten Hierarchie innerhalb des Unternehmens, um das zu erreichen, was Sie tun müssen. Wenn Joe für Ihr Projekt und auch für seine Abteilung arbeitet, muss er zwei Chefs zuhören. Versuchen Sie als Projektmanager, mit den Vorgesetzten der Personen oder Eigentümer der von Ihnen ausgeliehenen Geräte in Kontakt zu bleiben, damit Sie Konflikte lösen können.

Verstehe die Zeitleiste

Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Während Sie Ihren Projektplan entwickeln, haben Sie möglicherweise Flexibilität bei der Verwendung der Zeit während des Projekts, aber die Fristen sind normalerweise festgelegt, wie im Fall des Hochzeitsempfangs. Wenn Sie Überstunden verwenden möchten, um den Zeitplan einzuhalten, müssen Sie dies gegen die Einschränkungen Ihres Budgets abwägen.

Detaillieren Sie die Arbeit

Was sind die wichtigsten Teile oder Komponenten, die erstellt werden müssen, um das Projekt abzuschließen? Zum Beispiel erfordert ein Hochzeitsempfang auf hohem Niveau: eine Empfangshalle, Essen, Trinken, einen Kuchen, Gäste und Unterhaltung. Natürlich kann jeder dieser größeren Gegenstände in viele zusätzliche Gegenstände zerlegt werden. Das ist der nächste Schritt.

Im obigen Beispiel für einen Hochzeitsempfang haben Sie wahrscheinlich ein Team oder eine Person, die für verschiedene Komponenten verantwortlich ist. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen, um die Details zu formulieren, die zum Erreichen der einzelnen Hauptaufgaben erforderlich sind.

Die Person, die für Lebensmittel verantwortlich ist, muss die Optionen und Kostenbeschränkungen verstehen und eine Auswahl treffen, die das Erreichen des Umfangs unterstützt. Listen Sie die kleineren Schritte in jedem der größeren Schritte auf. Wie viele Ebenen Sie in detaillierten Schritten durchlaufen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Projekts ab.

Entwickeln Sie einen vorläufigen Plan

Stellen Sie alle Ihre Schritte zu einem Plan zusammen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Prioritätstabelle zu verwenden, in der angegeben ist, welche Elemente vor anderen Elementen stehen müssen. Formale Projektmanagementpraktiken erfordern die Entwicklung eines sogenannten Netzwerkdiagramms und die Identifizierung des kritischen Pfades. Dies kann zwar über Ihre Anforderungen oder Ihren Wissensstand hinausgehen, das Hauptproblem besteht jedoch darin, die Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge zu sortieren und dann den Aktivitäten Ressourcen zuzuweisen.

Zu den zu stellenden Fragen gehören: Was passiert zuerst? Was ist der nächste Schritt? Welche Schritte können gleichzeitig mit unterschiedlichen Ressourcen ausgeführt werden? Wer macht jeden Schritt? Wie lange wird es dauern? Es gibt viele hervorragende Softwarepakete, die viele dieser Details für Sie automatisieren können. Fragen Sie andere in ähnlichen Positionen, was sie verwenden.

Erstellen Sie Ihren Basisplan

Erhalten Sie Feedback zu Ihrem vorläufigen Plan von Ihrem Team und anderen Stakeholdern. Passen Sie Ihre Zeitpläne und Arbeitspläne an, um das Projekt an die verfügbare Zeit anzupassen. Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen am vorläufigen Plan vor, um einen Basisplan zu erstellen.

Projektanpassungen anfordern

Einem Projekt wird fast nie genug Zeit, Geld oder Talent zugewiesen. Ihre Aufgabe ist es, mit den begrenzten Ressourcen auszukommen, über die Sie verfügen. Einem Projekt sind jedoch häufig Grenzen gesetzt, die einfach unrealistisch sind. Sie müssen Ihren Fall vorbringen und Ihrem Chef präsentieren und verlangen, dass diese unrealistischen Grenzen geändert werden. Fragen Sie zu Beginn des Projekts nach den Änderungen. Warten Sie nicht, bis Sie Probleme haben, und fragen Sie nach den Änderungen, die Sie benötigen.

Wenn Sie mit der Beschaffung von Ressourcen und der Beschaffung der erforderlichen Materialien begonnen haben, befinden Sie sich in der Ausführungsphase. In dieser Phase sind Sie auch:

Zusammenstellung Ihres Projektteams

Bringen Sie die Leute in Ihrem Team zusammen und beginnen Sie einen Dialog. Sie sind die technischen Experten. Deshalb hat ihr Funktionsleiter sie dem Projekt zugewiesen. Ihre Aufgabe ist es, das Team zu leiten.

Arbeiten Sie Ihren Plan

Das Erstellen des Plans ist wichtig, aber der Plan kann geändert werden. Sie haben einen Plan, jeden Morgen zur Arbeit zu fahren. Wenn eine Kreuzung durch einen Unfall blockiert wird, ändern Sie Ihren Plan und gehen einen anderen Weg. Machen Sie dasselbe mit Ihren Projektplänen. Ändern Sie sie nach Bedarf, aber berücksichtigen Sie immer den Umfang und die Ressourcen.

Während sich Ihr Plan entfaltet und die Arbeit abgeschlossen ist, treten Sie in die Überwachungs- und Kontrollphase ein. In dieser Phase arbeiten Sie daran, Kosten, Ressourcen und Qualität zu kontrollieren sowie:

Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Teams

Sie werden zu Beginn des Projekts kaum Fortschritte machen, aber dann beginnen Sie zu überwachen, was alle sowieso tun. Dadurch wird es einfacher, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

Alles dokumentieren

Aufzeichnungen machen. Notieren Sie sich jedes Mal, wenn Sie Ihren Basisplan ändern, was die Änderung war und warum sie notwendig war. Jedes Mal, wenn eine neue Anforderung zum Projekt hinzugefügt wird, notieren Sie, woher die Anforderung stammt und wie der Zeitplan oder das Budget aufgrund dessen angepasst wurde. Sie können sich nicht an alles erinnern. Schreiben Sie sie auf, und Sie können sie am Ende der Projektüberprüfung nachschlagen und daraus lernen.

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Halten Sie alle Projektbeteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden. Teilen Sie ihnen Ihren Erfolg mit, wenn Sie jeden Meilenstein erreichen, und informieren Sie sie über Probleme, sobald sie auftreten.

Halten Sie auch Ihr Team auf dem Laufenden. Wenn Änderungen in Betracht gezogen werden, informieren Sie das Team so weit wie möglich darüber. Stellen Sie sicher, dass alle im Team wissen, was alle anderen tun.

Folge den Schritten

Sie müssen kein formeller Projektmanager sein, um eine Projektinitiative zu leiten. Sie sollten jedoch die Tools, die Logik und die Schritte des Projektmanagements anwenden, um Ihre Ziele zu klären, die Arbeit detailliert darzustellen und ein Team aufzubauen, das ausgeführt werden kann, während Sie alles verwalten.