Beantwortung von Fragen der Internen Revision

Inhalt

• Die Mitarbeiter werden auf interne Audits stoßen
• Antworte ehrlich
• Angenommen, sie wissen nichts über Ihr Fachgebiet
• Verbinde die Punkte für sie

Interne Prüfer untersuchen die Handlungen und Pflichten aller Mitarbeiter und Abteilungen eines Unternehmens, um Wege zur Verbesserung der Funktionsweise der gesamten Organisation zu finden. An der Oberfläche klingt dies so, als würden sie sich dort einfügen, wo sie nicht hingehören, aber tatsächlich spielen sie eine entscheidende Rolle beim Schutz und der Verbesserung ihrer Organisationen.

Die Mitarbeiter werden auf interne Audits stoßen

Die meisten privaten und öffentlichen Unternehmen führen regelmäßige interne Audits durch, um sicherzustellen, dass sie die Ziele und Aufgaben des Unternehmens erfüllen. Die Regierung wird auch regelmäßige interne Audits durchführen. Und während Ihrer Karriere im öffentlichen Dienst besteht eine gute Chance, dass Sie auf Fragen antworten müssen, die interne Prüfer stellen.

In den allermeisten Fällen sammeln die Prüfer lediglich Informationen. Beispielsweise versuchen sie möglicherweise zu verstehen, wie Ihr Teil der Organisation funktioniert.

Sie müssen sich nicht anspannen, wenn ein interner Prüfer mit Ihnen spricht. Interne Prüfer sind Fachleute, die lediglich versuchen, ihre tägliche Arbeit zu erledigen. Zugegeben, ihre Arbeit kann Sie und andere unangenehm machen. Sie lokalisieren Schwachstellen in Systemen und empfehlen Korrekturmaßnahmen.

Aber am Ende sorgen sie dafür, dass ihre Organisationen besser funktionieren, und Ihre Antworten auf ihre Fragen sind entscheidend, um dies zu erreichen. Hier sind drei Tipps, wie Sie auf interne Prüfer reagieren können, wenn diese an Ihre Tür klopfen.

Antworte ehrlich

Interne Prüfer wissen, wenn etwas nicht stimmt. Geben Sie ihnen keinen Grund, an Ihrer Glaubwürdigkeit zu zweifeln, indem Sie alles andere als ganz ehrlich sind.

Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht kennen, versuchen Sie nicht, sich durch die Frage zu bluffen. Sie werden sich nur albern machen, wenn sie die richtige Antwort finden. Die weitaus bessere Wahl ist einfach zu sagen, dass Sie die Antwort nicht kennen. Wenn es etwas ist, das Sie für sie recherchieren können, bieten Sie dies an. Sie nehmen Sie möglicherweise auf das Angebot an oder haben bereits einige Ideen, wie Sie die Antwort erhalten können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die internen Prüfer Ihre Antwort möglicherweise nicht mögen, scheuen Sie sich nicht, Ihre Antwort zu geben. Sie möchten die Dinge so verstehen, wie sie tatsächlich existieren. Selbst wenn Ihre Antwort nicht das ist, was ihre Arbeit erleichtert oder was sie zu hören erwarten, müssen sie die Wahrheit wissen.

Angenommen, sie wissen nichts über Ihr Fachgebiet

Interne Prüfer sind normalerweise scharfe Leute, aber sie können nicht in allem Experten sein. Einige konzentrieren ihre Berufsausbildung und arbeiten auf bestimmte Aspekte der internen Revision wie Informationssysteme oder Finanzen, gehen jedoch nicht davon aus, dass sie Ihr Fachgebiet kennen.

Es klingt wie eine Selbstverständlichkeit, aber es ist einfach, bei der Beschreibung von Prozessen Jargon zu verwenden oder Schritte zu überspringen. Was für Sie eine gedankenlose Handlung ist, ist wahrscheinlich nicht für den internen Prüfer, der versucht, Ihre Geschäftsprozesse zu verstehen. Denken Sie an jede Aktion, die Sie ausführen. Etwas, das Ihnen als ein Schritt erscheinen mag, können mehrere Schritte sein, die Sie durch jahrelange Wiederholungen in Ihrem Kopf miteinander verschmolzen haben.

Denken Sie daran, dass interne Prüfer versuchen, Prozesse in ihre kleinsten Aktivitäten zu zerlegen, auch wenn das Gespräch langwierig und zu einfach erscheint. Nur dann können sie herausfinden, wo Prozesse schief gehen können.

Verbinde die Punkte für sie

Interne Prüfer dekonstruieren nicht nur Prozesse auf das kleinste Maß, sondern suchen auch nach der Vernetzung zwischen Menschen und Prozessen. Sie suchen nach allen Personen, die an einem Prozess beteiligt sind, um zu sehen, wer beteiligt sein muss, wer nicht beteiligt ist, aber sein muss, wie diese Personen interagieren und ob ausreichende Kontrollen vorhanden sind, um Betrug, Verschwendung oder Missbrauch zu verhindern oder aufzufangen .

Zeigen Sie bei der Beantwortung interner Prüfer auf, wo Sie und Ihre Prozesse mit anderen und ihren Prozessen interagieren. Wenn Sie die Punkte so verbinden, erhalten Sie ein klareres Bild davon, wie die Organisation insgesamt funktioniert. Diese Informationen geben den internen Prüfern auch Hinweise darauf, mit wem sie sprechen und wo sie zusätzliche Informationen finden können.