10 kritische Schritte zur Aufnahme in einen Projektplan
Inhalt
- Projektziele
- Projektumfang
- Meilensteine und wichtige Ergebnisse
- Projektstrukturplan
- Budget
- Personalplan
- Risikomanagementplan
- Kommunikationsplan
- Stakeholder Management Plan
- Change Management Plan
Ein Projektplan ist der Höhepunkt einer sorgfältigen Planung durch einen Projektmanager. Es ist das Masterdokument, das die Ausführung eines Projekts gemäß den Absichten des Managers für jede wichtige Facette des Projekts steuert. Obwohl sich die Projektpläne von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, sollten zehn wichtige Elemente oder Schritte in einen effektiven Projektplan aufgenommen werden, um Verwirrung und erzwungene Improvisation während der Projektdurchführungsphase zu vermeiden.
Projektziele
Projektziele werden in einer Projektcharta definiert, sollten jedoch auch in den Projektplan aufgenommen werden, um die Ziele des Projekts näher zu erläutern oder um die Charta als Anhang aufzunehmen. Unabhängig davon, wie ein Projektmanager die Ziele in den Projektplan einbezieht, ist es wichtig, eine klare Verbindung zwischen der Projektcharta - dem ersten Schlüsseldokument eines Projekts - und dem zweiten Schlüsseldokument des Projekts, seinem Projektplan, aufrechtzuerhalten.
Projektumfang
Wie bei den Projektzielen ist der Umfang in der Charta festgelegt und sollte vom Projektmanager im Projektplan weiter verfeinert werden. Durch die Definition des Umfangs kann der Projektmanager am Ende zeigen, wie das Projektziel oder das fertige Produkt am Ende aussehen wird. Wenn der Umfang nicht definiert ist, kann er während des gesamten Projekts erweitert werden und zu Kostenüberschreitungen und Terminüberschreitungen führen.
Wenn Sie beispielsweise ein Marketingteam leiten, um eine Broschüre für die Produktlinie eines Unternehmens zu erstellen, sollten Sie angeben, wie viele Seiten es sein wird, und Beispiele dafür angeben, wie das fertige Produkt aussehen könnte.
Für einige Teammitglieder bedeutet eine Broschüre möglicherweise zwei Seiten, während andere zehn Seiten als angemessen erachten. Durch das Definieren des Bereichs kann das gesamte Team zu Beginn auf derselben Seite angezeigt werden.
Meilensteine und wichtige Ergebnisse
Die wichtigsten Erfolge eines Projekts werden als Meilensteine und die wichtigsten Arbeitsprodukte als wichtige Ergebnisse bezeichnet. Beide repräsentieren die großen Komponenten der Arbeit an einem Projekt. Ein Projektplan sollte diese Elemente identifizieren, definieren und Fristen für ihre Fertigstellung festlegen.
Wenn eine Organisation ein Projekt zur Entwicklung neuer Software durchführt, können wichtige Ergebnisse die endgültige Liste der Geschäftsanforderungen und deren Implementierung sein.
Im Anschluss daran könnte das Projekt Meilensteine für die Fertigstellung des Designs, Systemtests, Benutzerakzeptanztests und das Software-Rollout-Datum haben. Mit diesen Meilensteinen sind Arbeitsprodukte verbunden, aber es geht mehr um die Prozesse als um die Produkte selbst.
Meilenstein und wichtige Lieferfristen müssen keine genauen Daten sein, aber je genauer, desto besser. Präzise Daten helfen Projektmanagern, Arbeitsstrukturen genauer aufzuschlüsseln.
In dieser Phase des Plans erstellen Sie Meilensteine, damit Sie große oder hochrangige Ergebnisse in kleine Ergebnisse aufteilen können, die im nächsten Schritt erläutert werden können.
Projektstrukturplan
Ein Projektstrukturplan (PSP) zerlegt die Meilensteine und wichtigen Ergebnisse eines Projekts in kleinere Teile, sodass einer Person die Verantwortung für jede Facette zugewiesen werden kann. Bei der Entwicklung der Projektstruktur berücksichtigt der Projektmanager viele Faktoren wie die Stärken und Schwächen der Mitglieder des Projektteams, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, die verfügbaren Ressourcen und die Gesamtprojektfrist.
Projektmanager sind letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich, können die Arbeit jedoch nicht alleine erledigen. Der PSP ist ein Tool, mit dem der Projektmanager die Verantwortlichkeit für das Projekt sicherstellt, da er dem Projektsponsor, den Mitgliedern des Projektteams und den Stakeholdern mitteilt, wer für was verantwortlich ist. Wenn der Projektmanager über eine Aufgabe besorgt ist, weiß er genau, mit wem er sich in Bezug auf diese Angelegenheit treffen muss.
Budget
Das Budget eines Projekts zeigt, wie viel Geld für den Abschluss des Projekts bereitgestellt wird. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, diese Ressourcen angemessen zu verteilen. Bei einem Projekt mit Lieferanten stellt der Projektmanager sicher, dass die Ergebnisse gemäß den Vertragsbedingungen ausgeführt werden, wobei besonderes Augenmerk auf die Qualität gelegt wird. Einige Projektbudgets sind mit dem Personalplan verknüpft.
Es ist wichtig, die Kosten für jeden Meilenstein und jedes Ergebnis zu ermitteln, indem Sie sich ansehen, wie viel Zeit erforderlich ist und welche Arbeitskosten für die Erledigung der Aufgaben anfallen. Die Kosten des Projekts hängen davon ab, wie lange das Projekt dauert, was auf den Umfang des Projekts zurückgeht. Umfang, Meilensteine, Aufgaben und Budget müssen aufeinander abgestimmt und realistisch sein.
Personalplan
Der Personalplan zeigt, wie das Projekt besetzt sein wird. Der Personalplan wird manchmal als Personalplan bezeichnet und definiert, wer im Projektteam sein wird und wie viel Zeitaufwand von jeder Person erwartet wird. Bei der Entwicklung dieses Plans verhandelt der Projektmanager mit den Teammitgliedern und ihren Vorgesetzten, wie viel Zeit jedes Teammitglied dem Projekt widmen kann. Wenn zusätzliches Personal für die Beratung des Projekts benötigt wird, aber Teil des Projektteams ist, wird dies auch im Personalplan dokumentiert. Auch hier werden geeignete Vorgesetzte konsultiert.
Risikomanagementplan
Bei einem Projekt können viele Dinge schief gehen. Obwohl es schwierig ist, jede mögliche Katastrophe oder jeden kleinen Schluckauf zu antizipieren, können viele Fallstricke vorhergesagt werden. Im Risikomanagementplan identifiziert der Projektmanager die Risiken für das Projekt, die Wahrscheinlichkeit, dass diese Szenarien eintreten, und Strategien, um sie zu mindern. Um diesen Plan zu formulieren, bittet der Projektmanager den Projektsponsor, das Projektteam, die Stakeholder und interne Experten um Input.
Es werden Minderungsstrategien für Risiken eingeführt, die wahrscheinlich auftreten oder mit denen hohe Kosten verbunden sind. Risiken, deren Auftreten unwahrscheinlich ist und deren Kosten niedrig sind, werden im Plan aufgeführt, obwohl sie keine Minderungsstrategien haben.
Kommunikationsplan
Ein Kommunikationsplan beschreibt, wie ein Projekt an verschiedene Zielgruppen kommuniziert wird. Ähnlich wie bei der Projektstruktur weist ein Kommunikationsplan einem Projektteammitglied die Verantwortung für die Fertigstellung jeder Komponente zu.
In diesem Schritt ist es wichtig zu skizzieren, wie Probleme im Team kommuniziert und gelöst werden und wie oft die Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern oder dem Chef erfolgt. Jede Nachricht hat eine Zielgruppe. Ein Kommunikationsplan hilft Projektmanagern sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.
Stakeholder Management Plan
Ein Stakeholder-Management-Plan legt fest, wie Stakeholder im Projekt eingesetzt werden. Manchmal müssen Stakeholder nur Informationen erhalten. Dies kann im Kommunikationsplan berücksichtigt werden. Wenn mehr von den Stakeholdern benötigt wird, beschreibt ein Stakeholder-Management-Plan, wie er erhalten wird.
Change Management Plan
Ein Änderungsmanagementplan legt einen Rahmen für Änderungen am Projekt fest. Obwohl Projektmanager dazu neigen, Änderungen am Projekt zu vermeiden, sind sie manchmal unvermeidlich. Der Änderungsmanagementplan enthält Protokolle und Prozesse zum Vornehmen von Änderungen. Für die Rechenschaftspflicht und Transparenz ist es entscheidend, dass Projektsponsoren, Projektmanager und Mitglieder des Projektteams den Änderungsmanagementplan befolgen.
