Wie Sie von einem Projektaudit profitieren können
Inhalt
- Wie formal ein Projektaudit ist
- Wer führt Projektaudits durch?
- So bereiten Sie sich auf ein Projektaudit vor
- Wer muss beteiligt sein?
- Wie lange dauert ein Projektaudit?
- Was das Audit sucht
- Empfehlungen hängen davon ab, was gefunden wird
Jedes Projekt kann von Zeit zu Zeit von einem Audit profitieren. Aber keine Sorge, es ist nicht so beängstigend, wie es sich anhört. Bei einem Projektaudit überprüft eine unparteiische Person Ihr Projekt und gibt Hinweise, was anders gemacht werden kann, um die Erfolgschancen zu verbessern. Dieser Artikel erklärt alles und führt Sie durch die Vorbereitung auf ein Projektaudit.
Wie formal ein Projektaudit ist
Ein Projektaudit ist normalerweise eine formelle Übung. Das informelle Äquivalent wird normalerweise als Peer Review bezeichnet. Hier überprüft ein Kollege Ihr Projekt und die zugehörige Dokumentation und gibt Ihnen Feedback, wo Sie etwas mehr Zeit verbringen sollten.
Projektaudits sind insofern formal, als sie normalerweise eine Reihe definierter Fragen haben und von jemandem durchgeführt werden, der solche Dinge regelmäßig tut.
Wer führt Projektaudits durch?
Die Person, die Ihr Projektaudit durchführt, ist möglicherweise ein anderer Projektmanager (wahrscheinlich jemand mit viel Erfahrung in der Ausführung von Projekten), aber es ist wahrscheinlicher, dass jemand aus dem Projektbüro Audits häufig durchführt.
Es wird jemand sein, der sich als unparteiisch betrachten kann, also nicht Ihr Vorgesetzter oder Projektsponsor. Je nach Größe des Projekts kann es sich sogar um ein Team von Personen handeln.
So bereiten Sie sich auf ein Projektaudit vor
Das erste und wichtigste, was Sie organisieren müssen, ist, Kopien Ihrer Projektdokumentation zur Überprüfung durch den Prüfer zur Verfügung zu haben. Wenn Sie einen Projektkoordinator haben, bitten Sie ihn, eine Packung Dokumente (vorzugsweise elektronisch) zusammenzustellen. Sie sollten alle Ihre Informationen leicht zugänglich haben, aber selbst wenn Sie dies tun, kann dieser Schritt noch einige Zeit dauern. Stellen Sie mindestens sicher, dass Sie den Projektplan, das Risikoprotokoll, das Problemprotokoll, das Budget und den Zeitplan für den Prüfer verfügbar haben.
Wer muss beteiligt sein?
Dies hängt von der Art der Dinge ab, die der Prüfer betrachten möchte. Als Projektmanager müssen Sie einige Zeit mit ihnen verbringen. Erwarten Sie, dass Ihre Teammitglieder auch angerufen werden, um mit dem Auditor zu chatten.
Beachten Sie, dass je länger sie an prüfungsbezogenen Aufgaben arbeiten, desto weniger Zeit für die Projektarbeit zur Verfügung steht. Daher müssen Sie möglicherweise einige Aktivitäten neu planen und während des Prüfungszeitraums langsamer arbeiten.
Wie lange dauert ein Projektaudit?
Es gibt keinen festen Zeitraum für ein Projektaudit. Bei großen Projekten dauert es viel länger. Bei kleinen Projekten konnte der Prüfer innerhalb weniger Stunden erledigt werden. Sobald Sie wissen, dass Ihr Projekt geprüft wird, fragen Sie Ihr Prüfungsteam, wie lange es mit der Arbeit rechnen wird.
Was das Audit sucht
Wenn das Audit aufgrund eines bestimmten Problems, z. B. der Nichterreichung von Qualitätszielen, aufgerufen wurde, ist zu erwarten, dass es diesen Bereich eingehend untersucht. Bei einem Routine-Audit werden die verschiedenen Bereiche des Projektmanagements und die Ergebnisse, an denen das Projekt arbeitet, umfassend untersucht. Es deckt die Zeit, die Kosten und die Qualität Ihres Projekts sowie das Engagement der Stakeholder ab.
Ziel des Audits ist es herauszufinden, ob das Projekt seine Ziele erreichen wird oder nicht. Wenn der Prüfer der Ansicht ist, dass das Projekt auf der Grundlage der aktuellen Leistung diese Ziele nicht erreicht, wird er Handlungsempfehlungen vorlegen.
Empfehlungen hängen davon ab, was gefunden wird
Die Empfehlungen im Bericht des Abschlussprüfers hängen davon ab, was er gefunden hat. Erwarten Sie, dass sie positiv und so formuliert sind, dass Sie sie leicht übernehmen können. Sie sollten praktisch sein.
In einem Extremfall kann der Prüfer empfehlen, dass Ihr Projekt geschlossen wird, obwohl dies nur dann der Fall wäre, wenn er der Ansicht wäre, dass keine Projektarbeit von diesem Punkt an einen Wert für die Organisation liefern würde.
Betrachten Sie Ihr Projektaudit als positive Erfahrung. Es sollte Sie frühzeitig vor Anzeichen dafür warnen, dass Ihr Projekt in Schwierigkeiten ist, und es ist eine Gelegenheit, mit einem erfahrenen Projektprofi zusammenzuarbeiten. Die Umsetzung ihrer Empfehlungen sollte Sie, Ihr Team und Ihr Projekt erfolgreicher machen, und das kann nur gut sein.
