10 Zeitlose Zeitmanagementtechniken

Inhalt

• 1) Priorisierte Ziele festlegen
• 2) Befolgen Sie die 80/20-Regel
• 3) Lerne Nein zu sagen
• 4) Überwindung des Aufschubs mit dem 4D-System
• 5) Iss den Frosch
• 6) Reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungen
• 7) Das Glas: Steine, Kiesel, Sand
• 8) Beseitigen Sie elektronische Zeitverschwender
• 9) Organisieren Sie sich
• 10) Kümmere dich um deine Gesundheit

Beim Zeitmanagement geht es wirklich nur darum, sich selbst zu verwalten. Sie können die Zeit nicht wirklich „verwalten“, da ein Tag 24 Stunden, eine Stunde 60 Minuten und eine Minute 60 Sekunden umfasst - und das ändert sich nie. Sie können jedoch steuern, wo und wie Sie Ihre Zeit verbringen, und Maßnahmen ergreifen, um Zeitverschwendung zu reduzieren oder zu eliminieren. Hier sind zehn zeitlose Möglichkeiten, wie Sie jeden Tag die Kontrolle über Ihren Zeitplan übernehmen können, um die verfügbare Zeit optimal zu nutzen.

1) Priorisierte Ziele festlegen

Ohne Ziele könnten Sie feststellen, dass Sie dazu neigen, dem nachzujagen, was am dringendsten erscheint oder Sie ins Gesicht starrt. Es ist schwer, sich nicht von glänzenden Gegenständen ablenken zu lassen. Um dies zu verhindern, ermitteln Sie Ihre wahren Prioritäten im Leben und legen Sie jährliche, monatliche, wöchentliche und tägliche Ziele oder gewünschte Ergebnisse fest. Ordnen Sie diese mit dem folgenden System ein:

• Bedeutung: (A = hoch, B = mittel, C = niedrig)
• Dringlichkeit: (1 = hoch, 2 = mittel, 3 = niedrig)

Arbeiten Sie immer zuerst an den dringendsten und wichtigsten Zielen und Aufgaben (A1) und fahren Sie dann mit Ihrer Liste fort.

2) Befolgen Sie die 80/20-Regel

Die 80/20-Regel, auch als Paretos Prinzip bekannt, besagt, dass 80 Prozent Ihrer Ergebnisse aus 20 Prozent Ihrer Handlungen stammen. Auf diese Weise können Sie Ihre Zeitnutzung anzeigen und Ihre ausgewählten Aufgaben anhand Ihrer wichtigsten Ziele priorisieren. Konzentrieren Sie sich auf die 20 Prozent der Aktivitäten, die 80 Prozent Ihrer gewünschten Ergebnisse erzielen?

3) Lerne Nein zu sagen

Es ist zwar großartig, ein Teamplayer zu sein, aber es ist auch wichtig zu wissen, wann und wie man sich durchsetzt, und die Leute wissen zu lassen, dass Sie ihre Anfrage im Moment nicht bearbeiten können, wenn es Ihnen widerspricht, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie damit einverstanden sind, die Aufgabe zu übernehmen, verhandeln Sie eine Frist, die ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen, ohne Ihre eigenen zu opfern.

4) Überwindung des Aufschubs mit dem 4D-System

• Lösche es: Was sind die Konsequenzen, wenn Sie die Aufgabe überhaupt nicht erledigen? Betrachten Sie die 80/20-Regel. Vielleicht muss es gar nicht erst gemacht werden.
• Delegieren Sie es: Wenn die Aufgabe wichtig ist, fragen Sie sich, ob Sie wirklich dafür verantwortlich sind. Kann die Aufgabe jemand anderem übertragen werden?
• Mach es jetzt: Das Verschieben einer wichtigen Aufgabe, die erledigt werden muss, erzeugt nur Gefühle von Angst und Stress. Mach es so früh am Tag wie möglich.
• Verschieben: Wenn die Aufgabe nicht schnell erledigt werden kann und kein Element mit hoher Priorität ist, verschieben Sie sie einfach.

5) Iss den Frosch

Um Brian Tracey aus seinem Buch "Eat That Frog" zu zitieren:

"Wenn das erste, was Sie jeden Morgen tun, ist, einen lebenden Frosch zu essen, können Sie den Tag mit der Befriedigung durchlaufen, zu wissen, dass dies wahrscheinlich das Schlimmste ist, was Ihnen den ganzen Tag passieren wird."

Ihre Frösche jeden Tag sind die Aufgaben, die den größten Einfluss auf das Erreichen Ihrer Ziele haben. Dies sind normalerweise die Aufgaben, die Sie am wahrscheinlichsten aufschieben, wenn Sie anfangen.

6) Reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungen

Schlecht geführte Besprechungen sind Zeitverschwender, multipliziert mit der Anzahl der Personen in der Besprechung. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Agenda haben und nicht nur ein Meeting haben, um ein Meeting zu haben.

7) Das Glas: Steine, Kiesel, Sand

Kategorisieren Sie Ihre Arbeit folgendermaßen:

• Felsen: Ihre wichtigsten strategischen Projekte
• Kieselsteine: Projekte und Aufgaben, die wichtig, aber nicht die kritischsten sind
• Sand: Kleinere, unbedeutendere Aufgaben

Packe zuerst die Felsen an. Wenn Sie die kleinen Dinge (Sand und Kieselsteine) und nicht die wichtigen strategischen Gegenstände, die Felsen, in Angriff nehmen, füllt sich Ihr Glas schnell und es ist kein Platz mehr für weitere Steine.

8) Beseitigen Sie elektronische Zeitverschwender

Jeder hat bestimmte Ablenkungen, die ihn unterbrechen und ihm die Zeit von seiner Arbeit nehmen. Ist dein Facebook? Twitter? E-Mail-Prüfung? Kontinuierliche Nachrichtenübermittlung mit Freunden und Familie? Hören Sie auf, sie so oft zu überprüfen, und beginnen Sie, diese Art von Aktivitäten zu stapeln. Stellen Sie eine Zeit ein, überprüfen Sie sie und bearbeiten Sie sie alle gleichzeitig. Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit und machen Sie sich dann wieder an die Arbeit.

9) Organisieren Sie sich

Um Ihre Zeit effektiv zu verwalten und jeden Tag produktiv zu sein, müssen Sie die richtige Umgebung schaffen. Beseitigen Sie unnötige Unordnung, richten Sie ein effektives Ablagesystem ein, haben Sie einen nahe gelegenen Platz für alle häufig benötigten Arbeitselemente und verwenden Sie Workflow-Management-Tools, um eine produktive Umgebung zu schaffen.

10) Kümmere dich um deine Gesundheit

Eine gute Nachtruhe, gesunde Ernährung und Bewegung geben Ihnen die Energie, Konzentration und Ausdauer, die Sie benötigen, um Ihren Tag optimal zu nutzen. Es scheint, dass Arbeit wichtiger ist und Sie später immer wieder Schlaf, Essen und Bewegung nachholen können. Wenn Sie jedoch Ihre Gesundheit verlieren, können Sie nicht arbeiten oder viel anderes tun. Sparen Sie also nicht auf sich selbst auf.