Grundlegendes Projektmanagement 101

Inhalt

• Was ist Projektmanagement?
• Die Elemente eines Projekts
• Das wichtigste Element: Umfang
• Ressourcen
• Zeit
• Geld
• Projektmanagement ist eine Kunst und eine Wissenschaft

Projektmanagement ist eine der wichtigsten Komponenten eines erfolgreichen Unternehmens. Es wirkt sich auf Umsatz und Verbindlichkeiten aus und wirkt sich letztendlich auf die Zufriedenheit und Bindung von Kunden oder Kunden aus. Ihr Unternehmen hat möglicherweise jeweils nur ein Projekt in Arbeit, während andere größere Unternehmen und Einheiten möglicherweise mehrere Projekte gleichzeitig in Einklang bringen. Projekte sind von Natur aus vorübergehend.

Projekte sind ein Mittel zum Erreichen eines Ziels, und das Ziel wird schließlich erreicht. Ihr Unternehmen wechselt möglicherweise zu einem anderen Projekt ... oder auch nicht. Es könnte ein einmaliges Ziel gewesen sein.

Projekte führen zu einem wachsenden Bedarf an Arbeitskräften. Das Project Management Institute schätzte, dass im Zeitraum 2010–2020 weltweit mehr als 15 Millionen neue Projektmanagementpositionen hinzukommen würden.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist nicht der gesamte Betrieb Ihres Unternehmens. Es ist nur ein Segment, ein bestimmtes Projekt mit einem detaillierten Plan, wie Sie und Ihr Unternehmen dieses Ziel erreichen werden. Es ist ein Plan, der in einer Reihe von Schritten beschrieben wird, von denen jeder genauso wichtig ist wie der andere. Sie müssen eine erreichen, um richtig zur nächsten überzugehen.

Stellen Sie sich das Projektmanagement als eine Leiter vor, die Sie erklimmen müssen. Sie können nicht nach oben springen. Sie müssen es Sprosse für Sprosse nehmen, um ein Höchstmaß an Effizienz zu erzielen. Ihr Team muss die ihm zur Verfügung gestellten Tools sowie deren Fachwissen und Wissen anwenden, um jeden Schritt auszuführen und mit dem nächsten fortzufahren.

Es ist leicht zu sagen, dass Sie zu Box A gelangen möchten, also werden Sie 25 Schritte in diese Richtung unternehmen. Sie müssen jedoch auch zeitliche Überlegungen in Ihren Projektplan einbeziehen, und Sie müssen höchstwahrscheinlich innerhalb eines Budgets arbeiten. Sie könnten diese 25 Schritte crawlen oder joggen. Es hängt davon ab, wie schnell Sie dort sein müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Sie können Geld sparen, indem Sie zu Fuß reisen, oder Sie können einen Fahrer mieten. Dies hängt vom Budget ab, das Sie dem Projekt gewidmet haben.

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz, kein einheitliches System oder keinen einheitlichen Plan. Jedes Projekt, das Sie und Ihr Unternehmen in Angriff nehmen, hat höchstwahrscheinlich seinen Zeitplan, sein Ziel und sein Budget. Deshalb ist es so wichtig, einen versierten, talentierten Projektmanager zu haben, der die Show leitet.

Die Elemente eines Projekts

Ein erfolgreicher Projektmanager muss gleichzeitig vier Grundelemente eines Projekts verwalten. Diese Elemente sind miteinander verbunden.

• Umfang: Dies beinhaltet die Größe, Ziele und Anforderungen des Projekts.
• Ressourcen:Sie benötigen Mitarbeiter, Ausrüstung und Materialien.
• Zeit: Hier geht es nicht nur darum, wie viel Zeit das Projekt insgesamt in Anspruch nehmen wird. Es muss in Aufgabendauern, Abhängigkeiten und kritische Pfade unterteilt werden.
• Geld:Kosten, Eventualverbindlichkeiten und Gewinn fest im Griff haben.

Das wichtigste Element: Umfang

Der Projektumfang ist die Definition dessen, was das Projekt erreichen soll, und die Budgets für Zeit und Geld, die zur Erreichung dieser Ziele erstellt wurden. Jede Änderung des Projektumfangs muss mit einer entsprechenden Änderung des Budgets, der Zeit, der Ressourcen oder aller drei Faktoren verbunden sein.

Wenn der Projektumfang darin besteht, ein Gebäude für drei Widgets mit einem Budget von 100.000 US-Dollar zu errichten, wird dies vom Projektmanager erwartet. Wenn der Bereich in ein Gebäude für vier Widgets geändert wird, muss der Projektmanager eine angemessene Änderung in Bezug auf Zeit, Geld und Ressourcen erhalten.

Ressourcen

Es gibt drei Aspekte beim Verstehen und Verwalten von Ressourcen: Personen, Ausrüstung und Material.

Ein erfolgreicher Projektmanager muss die dem Projekt zugewiesenen Ressourcen effektiv verwalten, einschließlich der Mitglieder des Projektteams, der Mitarbeiter des Lieferanten und der Subunternehmer. Er muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Werkzeuge verfügen, die sie zur Erledigung des Auftrags benötigen, und er muss kontinuierlich überwachen, ob genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um das Projekt fristgerecht abzuschließen. Seine Aufgabe ist es sicherzustellen, dass jeder die Aufgabe und die Projektfristen versteht.

Das leitende Mitglied jeder Gruppe von Mitarbeitern berichtet an den Projektmanager, wenn er direkte Mitarbeiter verwaltet. Die Mitarbeiter haben jedoch möglicherweise auch einen Vorgesetzten, der die technische Leitung übernimmt. In einer Matrix-Management-Situation wie einem Projektteam besteht die Aufgabe des Projektmanagers darin, den Vorgesetzten die Projektleitung zu geben. Das Verwalten von Arbeitsunteraufträgen bedeutet normalerweise das Verwalten des Teamleiters für die Unterauftragnehmer, die wiederum diese Arbeitnehmer verwalten.

Ein Projektmanager muss häufig Geräte und Materialien beschaffen und deren Verwendung verwalten, damit das Team effizient arbeiten kann. Er ist dafür verantwortlich, dass die entsprechenden Geräte und Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Zeit

Die drei Elemente eines erfolgreichen Zeitmanagements sind Aufgaben, Zeitplan und kritischer Pfad.

Erstellen Sie den Projektplan, indem Sie alle Aufgaben auflisten, die erledigt werden müssen. Einige müssen nacheinander ausgeführt werden, während andere sich überlappen oder zusammen ausgeführt werden können. Weisen Sie jeder Aufgabe eine Dauer zu. Weisen Sie die erforderlichen Ressourcen zu. Bestimmen Sie Vorgänger - welche Aufgaben müssen vor anderen erledigt werden - und Nachfolger, die Aufgaben, die erst nach Abschluss der anderen Aufgaben gestartet werden können. Dieser Aspekt des Projektmanagements wird manchmal als bezeichnet Wasserfallmanagement weil eine Aufgabe in mehr oder weniger aufeinanderfolgender Reihenfolge der anderen folgt.

Projektmanagement-Software kann die Erstellung und Verwaltung des Projektplans vereinfachen.

Einige Aufgaben haben ein wenig Flexibilität bei den erforderlichen Start- und Enddaten. Dies nennt man "float". Andere Aufgaben haben keine Flexibilität. Sie haben null Float. Eine Linie durch alle Aufgaben mit Null-Float wird als bezeichnet kritischer Pfad. Alle Aufgaben auf diesem Pfad - und es können mehrere parallele Pfade vorhanden sein - müssen rechtzeitig abgeschlossen werden, damit das Projekt innerhalb der Frist eingeht. Die wichtigste Zeitmanagementaufgabe des Projektmanagers besteht darin, den kritischen Pfad zu überwachen.

Geld

Die drei Überlegungen bei der Verwaltung von Geld sind Kosten, Eventualverbindlichkeiten und Gewinn.

Jede Aufgabe hat Kosten, sei es die Arbeitszeit eines Computerprogrammierers oder der Kaufpreis eines Kubikmeter Betons. Jede dieser Kosten wird bei der Erstellung des Projektbudgets geschätzt und summiert.

Einige Schätzungen sind genauer als andere. Das Projektbudget sollte daher eine Eventualverbindlichkeit enthalten - Geld, das im Budget "nur für den Fall" vorgesehen ist, dass die tatsächlichen Kosten eines Artikels stark von der Schätzung abweichen.

Gewinn ist das Geld, das das Unternehmen mit der Aufgabe verdienen möchte. Es wird auf die Kosten gelegt.

Ein Projektbudget setzt sich also aus den geschätzten Kosten zuzüglich der Eventualverbindlichkeiten zuzüglich etwaiger Gewinne zusammen. Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, die tatsächlichen Kosten auf oder unter den geschätzten Kosten zu halten und den Gewinn zu maximieren, den das Unternehmen mit dem Projekt erzielt.

Projektmanagement ist eine Kunst und eine Wissenschaft

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert Übung. Diese Ideen können Ihnen ein grundlegendes Verständnis des Projektmanagements vermitteln, betrachten es jedoch nur als einen Anfang. Wenn Ihr Job- oder Karriereweg Projektmanagement umfasst und Sie Ihre Fähigkeiten verbessern möchten, sprechen Sie mit erfolgreichen Projektmanagern, lesen und üben Sie. Projektmanagement kann eine sehr lohnende Karriere sein.