Tipps zur Verantwortlichkeit des Projektmanagementteams

Inhalt

• Adressverantwortung beim Kickoff-Meeting
• Markieren Sie die Vernetzung von Aufgaben
• Erhalten Sie öffentliche Verpflichtungen zu Aktionselementen
• Öffentliche Verfolgung von Aktionselementen
• Konfrontieren Sie schlechte Leistung
• Eskalieren Sie Leistungsprobleme, wenn dies erforderlich ist

Verantwortlichkeit, die für den Erfolg jedes Projekts entscheidend ist, bedeutet nicht, dass ein Projektmanager Mitarbeiter babysitten, mikromanagen oder browbeat muss, um Dinge zu erledigen. Solche Taktiken verursachen oft Streit und Feindseligkeit gegenüber dem Projektmanager. Anstatt die einzige Person zu sein, die Menschen zur Rechenschaft zieht, kann der Projektmanager das gesamte Team besser befähigen, die Verantwortlichkeit des Projekts aufrechtzuerhalten. Hier sind sechs Möglichkeiten, um Verantwortlichkeit in ein Projekt einzubauen:

Adressverantwortung beim Kickoff-Meeting

Das Projektstart-Meeting ist eine Zeit, um das Projektteam für das Projekt zu begeistern und Erwartungen für den Projektablauf zu setzen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Verantwortlichkeit im Voraus als Grundprinzip des Projekts festzulegen.

Beim Kickoff-Meeting machen der Projektsponsor und der Projektmanager ihre Erwartungen klar. Der Projektsponsor stellt fest, wie er den Projektmanager zur Rechenschaft zieht und wie der Projektmanager alle anderen zur Rechenschaft zieht.

Die Rechenschaftspflicht hört hier nicht auf. Aufbauend auf diesen Punkten teilt der Projektmanager den Teammitgliedern mit, dass sie erwarten, dass sie auch den Projektmanager zur Rechenschaft ziehen. Der Projektmanager merkt auch an, wie er erwartet, dass sich die Teammitglieder gegenseitig zur Rechenschaft ziehen. Es wird empfohlen, sich gegenseitig anzurufen, solange alle Teammitglieder Professionalität und Respekt gegenüber anderen bewahren.

Diese Aussagen begründen ein klares System der Rechenschaftspflicht. Der Projektmanager ist letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich. Um jedoch erfolgreich zu sein, erwartet der Projektmanager, dass alle zur Rechenschaft gezogen werden und sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen.

Markieren Sie die Vernetzung von Aufgaben

Projekte beinhalten fast immer voneinander abhängige Aufgaben. Einige Dinge müssen nacheinander geschehen, um das Projekt erfolgreich zu machen. Wenn ein Projektmanager dem Team die Details eines Projekts vorlegt, sollte der Projektmanager absichtlich hervorheben, wie sich die Aufgaben überschneiden.

Manchmal werden Aufgaben gleichzeitig ausgeführt. Dies kann aus Gründen der Notwendigkeit oder im Interesse der Effizienz geschehen. Nach Abschluss der Aufgaben werden ihre Arbeitsprodukte in einer nachfolgenden Aufgabe verwendet. Die Verantwortlichkeitsstruktur funktioniert wie im obigen Beispiel. Diejenigen, die an der nachfolgenden Aufgabe arbeiten, machen diejenigen, die an den vorhergehenden Aufgaben arbeiten, zur Rechenschaft.

Indem der Projektmanager den Teammitgliedern zeigt, wie Aufgaben miteinander zusammenhängen und wie jedes Teammitglied gute Arbeit zum Nutzen anderer Teammitglieder leisten muss, bietet der Projektmanager Anreize für Teammitglieder, die sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen.

Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erst starten kann, wenn ein anderes Teammitglied seine Aufgabe beendet hat, hat das abhängige Teammitglied ein begründetes Interesse am Erfolg des anderen Teammitglieds und macht dieses Teammitglied für die rechtzeitige und qualitativ hochwertige Leistung verantwortlich.

Erhalten Sie öffentliche Verpflichtungen zu Aktionselementen

Einer der Gründe, warum Projektmanager Teambesprechungen abhalten, besteht darin, die nächsten Schritte basierend auf dem Projektfortschritt zu bestimmen. Wenn möglich, sollten die Dinge nach Plan verlaufen, aber wenn unerwartete Probleme auftreten, müssen sie behandelt werden.

Unabhängig davon, wer sich bereit erklärt, ein Problem zu behandeln, das Teammitglied, das die Aufgabe übernimmt, sollte der Projektmanager dokumentieren, was zu tun ist und bis wann es abgeschlossen sein sollte.

Das Aktionselement sollte dann in Besprechungsnotizen oder in einem Aktionselementprotokoll enthalten sein. Unterschiedliche Projektmanagementphilosophien machen dies unterschiedlich. Der Schlüssel besteht darin, Aktionselemente zur späteren Bezugnahme aufzuschreiben.

Öffentliche Verfolgung von Aktionselementen

Wenn Teammitglieder Verpflichtungen eingehen, muss sich das gesamte Team auf die zu erledigende Aufgabe verlassen können. Das Aufschreiben dieser Verpflichtungen ist großartig, aber die Aufgaben müssen erledigt werden.

Bei der Zuweisung von Aufgaben sollte der Projektmanager nachverfolgen, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihr Wort halten. Das Beste daran, die Verantwortlichkeit zu teilen, ist, dass Projektmanager nicht der Böse sein müssen.

Sobald der Projektmanager eine Atmosphäre der Verantwortlichkeit geschaffen hat, muss der Projektmanager nicht mehr jemanden beschimpfen, der nicht weiterkommt. Die Gruppendynamik wird sich um die Situation kümmern. Gruppenzwang kann positiv wirken. Der Projektmanager muss lediglich auf das Aktionselement aufmerksam machen und die verantwortliche Person sprechen lassen.

Von Zeit zu Zeit muss der Projektmanager möglicherweise Fragen stellen, warum eine Verpflichtung nicht erfüllt wurde. In der Regel wird die verantwortliche Person jedoch über Fehler, Fehlkalkulationen oder Hindernisse informieren und eine neue Verpflichtung eingehen, um das ursprüngliche Aktionselement und zu vervollständigen möglicherweise, um eventuelle Leistungsstörungen zu büßen.

Konfrontieren Sie schlechte Leistung

Die schlechte Leistung eines Projektteammitglieds ist ein Thema, mit dem sich Projektmanager schnell und diplomatisch befassen müssen. Wenn andere Mitglieder des Projektteams sehen, dass schlechte Leistungen toleriert werden, sinkt ihre Motivation und ihre Leistung wird wahrscheinlich entsprechend sinken.

Projektmanager können jedoch keine Säge sein, die schlechte Leistungsträger einschränkt, wenn sie die Erwartungen nicht erfüllen. Es ist ein Balanceakt zwischen schnellem und menschlichem Umgang mit Dingen.

Schlechte Leistung verschwindet nicht von alleine. Es darf nicht verweilen, aber Projektmanager müssen schlechten Darstellern Zeit geben, um ihr Verhalten zu korrigieren, sobald sie darauf aufmerksam gemacht wurden.

Eskalieren Sie Leistungsprobleme, wenn dies erforderlich ist

Wenn der persönliche Umgang mit schlechter Leistung nicht funktioniert, muss der Projektmanager das Problem an den Vorgesetzten des Teammitglieds weiterleiten. Wenn dies fehlschlägt, muss der Projektsponsor möglicherweise eingreifen.

Bevor ein Problem an den Projektsponsor weitergeleitet wird, sollte ein Projektmanager alle anderen Optionen ausschöpfen. Bei schlechter Leistung sollte der Projektmanager mit dem Projektsponsor spezifisch sein und Empfehlungen zur Lösung des Problems abgeben.

Wenn der Projektmanager möchte, dass das Teammitglied beispielsweise von einem zweiten Vorgesetzten beraten wird, sollte der Projektmanager dies sagen. Wenn der Projektmanager möchte, dass das Teammitglied ersetzt wird, sollte der Projektmanager eine solche Anfrage stellen. Der Projektmanager sollte Optionen bereitstellen und die Vor- und Nachteile jeder Option hervorheben.