Rückerstattung der Mitarbeitermeilen
Inhalt
- Rückerstattungssätze für Firmenkilometer
- Erstattung von Regierungsangestellten
- Anforderungen an die Erstattung von Kfz-Kosten
- Andere Möglichkeiten Arbeitgeber entschädigen Mitarbeiter für Autokosten
- Steuerliche Konsequenzen für die Erstattung von Meilen
- Nicht erstattete Autokosten
Die Erstattung der Mitarbeiter für die Nutzung Ihres eigenen Fahrzeugs variiert je nach Arbeitgeber und Branche etwas. Die meisten Organisationen entschädigen die Mitarbeiter jedoch ungefähr mit dem vom IRS festgelegten Standardkilometerzins oder dem Erstattungssatz für Fahrzeuge in Privatbesitz. Der Satz wird jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) auf der Grundlage von Untersuchungen eines unabhängigen Beratungsunternehmens zu den aktuellen Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs festgelegt.
Für 2020 beträgt der Standardkilometerzins 57,5 Cent pro zurückgelegte Meile, verglichen mit 58 Cent im Jahr 2019. Dieser feste Standardtarif beinhaltet die Kosten für Versicherung, Registrierung, Gas, Öl und Wartung. Für jemanden, der treibt viel für die Arbeit, dies kann zu einem erheblichen Abzug führen.
Rückerstattungssätze für Firmenkilometer
Die meisten Arbeitgeber erstatten den IRS- oder GSA-Satz, da sie bis zu diesem Betrag als Aufwand abziehen können, wenn sie ihre Körperschaftsteuererklärung einreichen, obwohl es andere komplexe Steuerformeln gibt, die Arbeitgeber verwenden können. Wenn qualifizierte Arbeitskräfte während wirtschaftlicher Expansionen schwer zu finden sind, bieten Arbeitgeber mit größerer Wahrscheinlichkeit wettbewerbsfähige Erstattungssätze an.
Der Internal Revenue Service verlangt, dass Erstattungszahlungen getrennt vom Gehalt erfolgen, ohne dass Steuern einbehalten werden. Einige Arbeitgeber werden daher Ausgabenzahlungen über das Kreditorensystem verarbeiten, um sie von der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu trennen und die Einhaltung der IRS-Gesetze zu gewährleisten.
Wenn Ihr Arbeitgeber eine Erstattung zum oder in der Nähe des GSA- oder IRS-Satzes vornimmt, können Sie sicher sein, dass Sie ein faires Angebot erhalten.
Erstattung von Regierungsangestellten
Regierungsangestellte erhalten immer genau den GSA-Satz, wenn die Nutzung eines Autos in Privatbesitz gestattet ist oder wenn kein Regierungsfahrzeug verfügbar ist.
Anforderungen an die Erstattung von Kfz-Kosten
Sie müssen ein Kilometerprotokoll, Gasbelege und eine Dokumentation aller anderen zulässigen Spesenabrechnungen für Ihr Auto vorlegen. Ohne detaillierte Aufzeichnungen wird Ihre Spesenabrechnung möglicherweise abgelehnt. Oder schlimmer noch, Ihr Arbeitgeber könnte möglicherweise Disziplinarmaßnahmen ergreifen, wenn er der Meinung ist, dass Ihre Behauptung betrügerisch sein könnte. Viele Arbeitgeber verlangen zeitgleiche Aufzeichnungen, genau wie die IRS. Versuchen Sie nicht, Ihren Kilometerstand zu schätzen, da dies möglicherweise gegen die Richtlinien Ihres Arbeitgebers verstößt.
Das Aufbewahren von Stift und Papier in Ihrem Auto ist eine, wenn auch langwierige Methode. Eine bessere Wahl ist eine Kilometerverfolgungs-App, die Ihre Reisen automatisch in einem zeitgleichen Protokoll protokolliert, das Sie ausdrucken oder herunterladen können. Dies ist eine effiziente Methode, um Kilometerstand, Start- und Endpunkte sowie den Geschäftszweck zu verfolgen, den das Laufwerk in Ihre Spesenabrechnung aufnehmen soll.
Andere Möglichkeiten Arbeitgeber entschädigen Mitarbeiter für Autokosten
Nach Angaben der Society for Human Resource Management sind dies übliche Alternativen zur Erstattung von Meilen, da Arbeitgeber folgende Möglichkeiten haben, Arbeitnehmer für die Kosten für das Fahren von Unternehmen zu entschädigen:
Flat Car Zulage.Die Arbeitgeber gewähren den Arbeitnehmern eine Pauschalzulage in Höhe von 400 USD pro Monat, um die Kosten für Kraftstoff, Verschleiß, Reifen und mehr zu decken.
FAVR-Programme.Die Arbeitgeber erstatten den Arbeitnehmern ein Erstattungsprogramm mit festem und variablem Zinssatz (FAVR), bei dem den Arbeitnehmern feste Kosten (wie Versicherungen, Steuern und Zulassungsgebühren) und variable Fahrzeugkosten (wie Kraftstoff und Wartung) erstattet werden. Die Erstattungen sind für Mitarbeiter steuerfrei, wenn bestimmte Anforderungen an die Kostenrechnung erfüllt sind.
Steuerliche Konsequenzen für die Erstattung von Meilen
Meilenerstattungen gelten von Arbeitgebern als steuerfreie Auszahlungen, sofern sie dokumentiert sind und Ihre tatsächlichen Ausgaben nicht überschreiten. Ihr Arbeitgeber kann jedoch nicht direkt für Betriebskosten wie Reparaturen oder Wartung Ihres Autos ohne steuerliche Konsequenzen aufkommen. Andere Ausgaben wie Mautgebühren, die in direktem Zusammenhang mit dem geschäftlichen Transport stehen, können ohne Steuern erstattet werden, sofern Sie über Belege verfügen.
Einige Arbeitgeber gewähren eine monatliche Zulage für Autokosten. Wenn Mitarbeiter zur Aufzeichnung von Ausgaben verpflichtet sind, werden sie nur für Beträge besteuert, die über die erfassten Ausgaben hinausgehen. Wenn Arbeitgeber keine Unterlagen benötigen, kann die Zulage steuerpflichtig sein.
Nicht erstattete Autokosten
Ab dem Steuerjahr 2018 können Arbeitnehmer mit der Umsetzung des Gesetzes über Steuersenkungen und Beschäftigung keine nicht erstatteten Autokosten mehr abziehen. Im Jahr 2017 und in früheren Jahren waren diese Aufwendungen abzugsfähig, sofern sie mehr als 2% des bereinigten Bruttoeinkommens betrugen. Daher sollten Arbeitnehmer, die im Rahmen ihrer Wahrnehmung ihrer Aufgaben ausgiebig fahren, die Erstattungsrichtlinien des Unternehmens sorgfältig prüfen, wenn sie Stellenangebote prüfen.
Wenn ein Arbeitgeber in der Regel keine Autokosten erstattet, können Sie anbieten, das Gehalt gegen Erstattung zu kürzen, da die Erstattung vor Steuern geschützt ist, wenn die Kosten angemessen dokumentiert werden. Alternativ können Sie ein höheres Gehalt aushandeln, um die zusätzliche Steuerbelastung nach dem neuen Steuergesetz zu berücksichtigen.
Laut IRS werden trotz der Aussetzung verschiedener Einzelabzüge Abzüge für Ausgaben, die bei der Ermittlung des bereinigten Bruttoeinkommens abziehbar sind, nicht ausgesetzt. Beispielsweise sind Angehörige einer Reservekomponente der Streitkräfte der Vereinigten Staaten (Streitkräfte), Beamte der staatlichen oder lokalen Regierung, die gegen Gebühr bezahlt werden, und bestimmte darstellende Künstler berechtigt, nicht erstattete Reisekosten für Mitarbeiter als Anpassung des Gesamteinkommens abzuziehen in Zeile 24 von Anhang 1 des Formulars 1040 - 3 - (2018), nicht als Einzelabzug in Anhang A des Formulars 1040 (2018), und kann daher weiterhin den Geschäftsstandard-Meilensatz verwenden.
Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und ersetzen diese Beratung nicht. Die Gesetze von Bundesstaaten und Bundesstaaten ändern sich häufig, und die Informationen in diesem Artikel spiegeln möglicherweise nicht die Gesetze Ihres eigenen Bundesstaates oder die jüngsten Gesetzesänderungen wider.
