Geben Sie Ihrem Chef Vertrauen in einen Risikomanagementplan

Inhalt

• Was ist Risikomanagement im Projektmanagement?
• Risikomanagementplanung
• Ein 5-stufiger Risikomanagementprozess
• Schritt 1: Initiieren
• Schritt 2: Identifizieren
• Schritt 3: Bewerten
• Schritt 4: Antworten planen
• Schritt 5: Implementieren

Die besten Projektmanager haben das volle Vertrauen ihres Vorgesetzten und Projektsponsors. Die Führungskräfte hinter ihren Projekten glauben ihnen, wenn sie sagen, dass sie zusätzliche Mittel, mehr Ressourcen oder Hilfe bei der Lösung eines Problems benötigen.

Wenn Sie in riskanten Situationen arbeiten, benötigen Sie das richtige Kit. Wie ein Wanderer mit einem Rucksack aus Seilen und Steigeisen benötigen Sie auch die Werkzeuge, um mit dem Projektrisiko umzugehen.

Mit einem Risikomanagementplan können Sie das Vertrauen Ihres Managers in Ihr Projekt stärken. Ein einfacher Prozess in fünf Schritten kann die Sichtweise Ihres Chefs auf Ihr Projekt (und Sie) erheblich verändern.

Was ist Risikomanagement im Projektmanagement?

Risikomanagement im Projektmanagement ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Reaktion auf Projektrisiken.

Projektrisiken können sich auf das Projekt auswirken (positiv oder negativ, aber im Allgemeinen interpretieren Menschen Risiken als Ereignisse, die sich negativ auf das Projekt auswirken würden).

Unabhängig davon, ob Ihr Projekt groß oder klein ist, sind damit Risiken verbunden. Diese Risiken können vom Risiko einer Regenparade Ihrer Schulparade bis zum Risiko einer Preiserhöhung für eine kritische Komponente Ihrer neuen Leiterplatte reichen.

Wenn das Projektrisiko nicht richtig verwaltet wird, kann es schwieriger werden, Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen. Ungeprüfte Risiken können Ihrem Zeitplan Zeit hinzufügen, Ihre Zeit und Ihr Budget Geld einbringen. Manager werden wegen solcher Dinge nervös. All dies kann mit einem Risikomanagementplan vermieden werden.

Risikomanagementplanung

Ein Risikomanagementplan ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihr eigenes Vertrauen in die Leistungsfähigkeit Ihres Projektteams zu stärken - und dies wirkt sich auch auf das Vertrauen Ihres Managers aus. Sie möchten, dass sie glauben, dass Sie es können, und Sie möchten, dass sie wissen, was Sie möglicherweise davon abhält, das Projekt erfolgreich umzusetzen. Ein Risikomanagementplan ist dafür ein perfektes Instrument.

Und rate was? Der Einstieg ist wirklich einfach.

Das Projektrisikomanagement ist ein einfacher Prozess in fünf Schritten. Machen wir es nicht komplizierter als es sein muss. Dies ist etwas, mit dem Sie heute beginnen können, das Sie vorbereiten können, um es bei Ihrem nächsten Meeting zu besprechen, und das Sie beenden können, während jemand das Protokoll abtippt.

Ein 5-stufiger Risikomanagementprozess

Wie bei so vielen Teilen des Projektmanagements ist das Risikomanagement ein Prozess. Die fünf Schritte sind:

1. Einleiten
2. Identifizieren
3. Beurteilen
4. Antworten planen
5. Implementieren

Wenn Ihnen diese Begriffe im Moment nicht viel bedeuten, bleiben Sie bitte dabei - ich werde alles erklären.

Schritt 1: Initiieren

Zunächst möchten Sie den Kontext für Ihr Risikomanagement in Ihrer Projektmanagementumgebung festlegen.

Hier gibt es wahrscheinlich nicht viel zu tun, da jemand in Ihrem Unternehmen bereits eine Unternehmensrisikopolitik erstellt hat und Sie sie nur aufspüren müssen. Dies erklärt den Risikoansatz des Unternehmens und kann sogar die von Ihnen benötigten Vorlagen vorschreiben. Vorlagen sparen Ihnen immer einen Job, achten Sie also auch auf diese!

Selbst wenn Sie keine Unternehmensrisikorichtlinie haben, verfügt möglicherweise eine andere Person, die neben Ihnen Projekte verwaltet, über einen Projektrisikomanagementplan, den Sie kopieren können. Warum das Rad neu erfinden? Die Wiederverwendung von Dokumenten ist ein Muss, wenn Sie Zeit sparen und mehr erledigen möchten.

Verwenden Sie das, was Sie herausgefunden haben, um einen Risikomanagementplan für Ihr Projekt zu erstellen. Dies ist Teil Ihres Gesamtprojektmanagementplans und erläutert, wie Sie das Risikomanagement für Ihr Projekt angehen werden.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie hineinstecken sollen, lesen Sie weiter! In den nächsten Schritten erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, worüber Sie in Ihrem Risikomanagementplan sprechen sollten.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie Ihrem Manager, dass Sie einen Ansatz zum Umgang mit Unsicherheiten in Ihrem Projekt haben und dass Sie das Risiko aktiv steuern werden.

Schritt 2: Identifizieren

Sobald Sie einen Ansatz beschrieben haben, können Sie damit beginnen.

Jetzt identifizieren Sie die Risiken, die sich auf Ihr Projekt auswirken werden. Dies ist immer nur eine Momentaufnahme und Ihr Risikoregister ist etwas, auf das Sie immer wieder zurückgreifen möchten, um sicherzustellen, dass auch dort etwas Neues hinzugefügt wird.

Sie können Risiken identifizieren, indem Sie eine Checkliste mit allgemeinen Risiken verwenden, Stakeholder zum Projekt befragen (insbesondere die schwierigen Stakeholder, da diese im Allgemeinen viel zu sagen haben, was schief gehen könnte), Brainstorming-Sitzungen durchführen und Ihren gesunden Menschenverstand verwenden.

Sie suchen nach Dingen, die Probleme verursachen können, falls sie jemals auftreten sollten. (Denken Sie daran, dass Risiken noch nicht aufgetreten sind. Projektprobleme sind Dinge, die bereits aufgetreten sind.)

Wie auch immer Sie es tun, Sie sollten auf jeden Fall andere Menschen einbeziehen. Alleine haben Sie nicht das ganze Bild und werden am Ende Dinge vermissen.

Risiken können und sollten von jedem erkannt werden. Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, Ihre Kollegen zu ermutigen, mit Ihnen Risiken einzugehen, damit Sie als Team etwas dagegen unternehmen können.

Alle identifizierten Risiken sollten im Risikoregister erfasst werden. Wenn Sie einen Projektkoordinator im Team oder eine Projektunterstützungsperson haben, kann diese dies tun. Andernfalls ist dies Teil der Verwaltungsaufgaben, die Sie ausführen müssen.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie, dass Sie sich der Hauptrisiken bewusst sind, die sich auf Ihr Projekt auswirken können, und dass Sie über die Mittel verfügen, um sich ständig über neue Risiken im Klaren zu sein.

Schritt 3: Bewerten

Die Risiken werden dann auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet. Denken Sie bei der Bewertung eines Risikos darüber nach, wie wahrscheinlich es ist, wie viel es kosten würde, es zu handhaben, und wie viel Zeit es wahrscheinlich zu Ihrem Projektzeitplan beitragen würde.

Als weitere Maßnahme können Sie auch die Nähe beurteilen, dh wie zeitnah das Risiko ist, das wahrscheinlich auftritt. Ein Risiko mit großer Nähe würde möglicherweise bald eintreten. Ein Risiko mit geringer Nähe könnte irgendwann in ferner Zukunft auftreten. Dies kann Ihnen einen weiteren Faktor für die Priorisierung Ihrer Zeit und Energie beim Umgang mit den Risiken geben.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Stellen Sie Ihrem Manager sicher, dass jeder im Team eine klare Vorstellung davon hat, was passieren würde, wenn eines dieser Risiken tatsächlich eintritt.

Schritt 4: Antworten planen

Nun kommen wir zum fleischigen Teil Ihres Risikomanagementplans. In diesem Schritt erarbeiten Sie, wie Sie das Risiko steuern, indem Sie eine geeignete Antwort identifizieren.

Wir tun dies, weil Sie bis jetzt nur eine Liste haben, was passieren könnte, um Ihr Projekt in Zukunft vom Kurs abzuhalten, und wie groß das Geschäft wäre. Was Ihr Manager als nächstes wissen möchte, ist: Was werden Sie dagegen tun?

Im Allgemeinen gibt es vier Möglichkeiten, um ein Projektrisiko anzugehen und zu verwalten. Sie sind:

• Vermeiden Sie: Ergreifen Sie Maßnahmen, um dieses Ergebnis zu verhindern.
• Übertragung: Verlagern Sie die Verantwortung auf eine andere Partei, z. B. mit einer Versicherungspolice.
• Schadensbegrenzung: Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Auswirkungen des Problems zu verringern, falls es auftritt.
• Akzeptieren: Verstehen Sie, dass das riskante Ergebnis eintreten kann, und ergreifen Sie mit Zustimmung Ihres Teams keine Maßnahmen, um dies zu verhindern.

Einige Ihrer Risiken könnten sich positiv auswirken. Beispielsweise besteht das Risiko, dass Sie so viel von dem neuen Produkt verkaufen, dass Sie die Telefonleitungen zum Absturz bringen. Das wäre ein schönes Problem, aber es ist immer noch ein Risiko, das Sie einplanen sollten.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie sich auf ein positives Risiko vorbereiten können, darunter:

• Exploit: Geben Sie Ihr Bestes, um sicherzustellen, dass dieses Ergebnis eintritt, damit Sie die Belohnungen ernten können.
• Teilen: Arbeiten Sie mit einem anderen Kollegen oder Unternehmen zusammen, um ein positives Risiko wahrscheinlicher zu machen.
• Verbesserung: Beeinflussen Sie die Faktoren, die zu einem positiven Ergebnis beitragen können, und versuchen Sie, noch mehr Nutzen zu erzielen.
• Akzeptieren: Erkennen Sie die Möglichkeit eines positiven Risikos an und tun Sie nichts.

Sie müssen herausfinden, welche Antwortstrategie für jedes Risiko in Ihrem Register die beste ist. Sie können beispielsweise entscheiden, dass das Risiko eines Einsturzes des Fabrikdaches einfach akzeptiert wird, da dies wahrscheinlich nicht der Fall ist. Das Risiko, dass eine Lebensmittelvergiftung die Hälfte Ihrer Belegschaft auslöst, wird jedoch aktiv gemindert, indem Sie alle Ihre Catering-Mitarbeiter umschulten. Wenn es schon einmal passiert ist und tatsächlich sehr wahrscheinlich ist, wenn Sie nichts dagegen unternehmen, sollten Sie das Risiko mindern.

Sobald die Reaktion identifiziert und vereinbart ist, können Risikoverantwortliche mit der Durchführung des Risikomanagement-Aktionsplans beauftragt werden. Mit anderen Worten, Sie brauchen jemanden, der dafür verantwortlich ist, die Aufgaben zu durchschauen, auf die Sie sich in Ihrem Plan einigen.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie Ihrem Manager, dass Sie überlegt haben, was Sie gegen die Dinge tun sollen, die Probleme für Ihr Projekt verursachen könnten, und dass Sie Pläne aufstellen, um die Unsicherheit und das Risiko für das Projekt zu verringern.

Schritt 5: Implementieren

Ihr Risikomanagementplan sollte jetzt enthalten, wer für die Risikominderung für jedes Risiko verantwortlich ist. Sie sollten diese Aufgaben jetzt bearbeiten, damit Sie die offenen Risiken aktiv steuern können.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie, dass Sie und Ihr Projektteam genau das tun können, was Sie angekündigt haben. Indem Sie berichten, was Sie erreicht haben und welche Risiken Sie gemindert haben, zeigt dies Ihrem Managementteam, dass Sie es ernst meinen, das zu liefern und alles zu tun, um Ihr Projekt gegen Probleme zukunftssicher zu machen.

Sobald ein Risiko verstrichen ist - wenn es nicht mehr relevant ist, weil es entweder passiert ist oder nicht mehr passieren kann - können Sie es aus Ihrem Risikoregister schließen.

Durch die Einführung dieses Projektrisikomanagementplans können Sie sich von anderen Managern abheben. Ihr eigener Chef wird den Beweis haben, dass Sie strategisch und kreativ darüber nachdenken können, was dazu führen könnte, dass Ihr Projekt nicht mehr funktioniert, und - was am wichtigsten ist - etwas dagegen unternehmen können. Sie sind die Person, die Probleme aktiv verwaltet, bevor sie auftreten, Straßensperren beseitigt und auf alles vorbereitet ist!

Als gut im Umgang mit Projektrisiken angesehen zu werden, ist eine todsichere Möglichkeit, vom Management als sicheres Paar Hände angesehen zu werden. Sie benötigen nicht viel Erfahrung oder Zertifikate, um das Projektrisiko erfolgreich zu managen (obwohl formale Qualifikationen im Risikomanagement vorhanden sind). Dieser einfache Prozess in fünf Schritten wird bald bedeuten, dass das Projektrisikomanagement in Ihre Projektpläne eingebettet ist.