So schreiben Sie eine professionelle E-Mail

Inhalt

• 1. Ist meine Nachricht fehlerfrei?
• 2. Was sagt meine E-Mail-Adresse über mich aus?
• 3. Sind der Name und die E-Mail-Adresse im Feld "An" korrekt?
• 4. Habe ich den richtigen Titel verwendet, um den Empfänger anzusprechen?
• 5. Vermittelt mein Ton meine Botschaft gut?
• 6. Ist meine Nachricht einfach, aber nicht kryptisch?
• 7. Habe ich unerwünschte Anhänge beigefügt?

 

Seit vielen Jahren sagen die Menschen den Niedergang von E-Mails voraus. Zwar verwenden wir andere Kommunikationsformen wie SMS und soziale Medien, um mit unseren Freunden zu "sprechen" oder schnelle Nachrichten an unsere Kollegen zu senden. Wir verwenden jedoch weiterhin E-Mails, insbesondere für die arbeitsbezogene Kommunikation. Es ist auch das primäre Kontaktmittel, wenn Sie sich für eine Stelle bewerben. Es ist nach wie vor wichtig zu wissen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt.

E-Mail kann Ihr erster Ansprechpartner für jemanden sein und ist daher Ihre erste Gelegenheit, einen Eindruck zu hinterlassen. Seien Sie beim Verfassen Ihrer Nachrichten sehr vorsichtig. Beantworten Sie diese 7 Fragen, bevor Sie auf Senden klicken.

1. Ist meine Nachricht fehlerfrei?

Das Überprüfen Ihrer E-Mails auf Fehler ist das Wichtigste, was Sie tun können, bevor Sie sie senden. Falsche Rechtschreibung und schlechte Grammatik lassen Sie nachlässig aussehen. Dies widerspricht dem Eindruck, den Sie machen möchten, insbesondere wenn Sie sich für eine Stelle bewerben.

Korrekturlesen, bis Sie sicher sind, dass Sie alle Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie Tippfehler entdeckt haben. Grammarly.com bietet kostenlose Tools, einschließlich einer Erweiterung für den Chrome-Browser, die Ihnen dabei helfen können.

2. Was sagt meine E-Mail-Adresse über mich aus?

Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, die Sie übrigens niemals für die Jobsuche verwenden sollten, ist wahrscheinlich sehr einfach. Höchstwahrscheinlich handelt es sich um eine Variante Ihres Namens. Möglicherweise haben Sie eine weniger geschäftsmäßige Adresse für persönliche E-Mails ausgewählt. Eine Adresse, die suggestiv, kindisch oder niedlich ist, ist in Ordnung, wenn Sie sie nur zum Senden von Nachrichten an Ihre Freunde und Familie verwenden. Wenn Sie jedoch eine professionelle E-Mail schreiben müssen, melden Sie sich für ein neues Konto an, das Professionalität vermittelt.

Richten Sie eine E-Mail-Adresse ein, die Ihren tatsächlichen Namen verwendet. Probieren Sie Ihren Vor- und Nachnamen aus. Ihr Vorname, mittlerer Vor- und Nachname; oder eine Kombination davon. Senden Sie niemals Ihre professionelle E-Mail von [email protected].

3. Sind der Name und die E-Mail-Adresse im Feld "An" korrekt?

Wenn Sie den Namen eines Empfängers in das Feld "An" eingeben, füllen die meisten E-Mail-Clients den Rest des Namens mit einem Ihrer Kontakte aus. Sie könnten leicht mit dem falschen Namen in diesem Feld enden, achten Sie also darauf.

Stellen Sie sich vor, welche Probleme auftreten können, wenn Sie versehentlich eine E-Mail an den falschen Empfänger senden. Angenommen, Sie suchen einen Job, während Sie noch beschäftigt sind. Ein Personalchef bei einem potenziellen Arbeitgeber könnte einen Namen haben, der mit demselben Buchstaben beginnt wie der Name Ihres aktuellen Chefs. Wie peinlich wäre es, wenn Sie Ihrem Chef eine Nachricht senden würden, die für diesen Personalchef bestimmt ist? Sie möchten nicht nur sicherstellen, dass Ihre Nachricht das beabsichtigte Ziel erreicht, sondern auch sicherstellen, dass sie kein unbeabsichtigtes erreicht.

4. Habe ich den richtigen Titel verwendet, um den Empfänger anzusprechen?

Wenn Sie mit der Person, die Sie per E-Mail senden, bereits einen Vornamen haben, können Sie diese in Ihrer Nachricht auf diese Weise ansprechen. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal mit jemandem kommunizieren oder nicht sicher sind, wie er angesprochen werden soll, sollten Sie einen formellen Titel wie Herrn, Frau, Frau oder Dr. und den letzten des Empfängers verwenden Name.

Gehen Sie immer auf Nummer sicher. Es kann nicht schaden, formal zu sein. Um einen Hinweis darauf zu erhalten, wie jemand, mit dem Sie bereits eine feste Beziehung haben, bevorzugt angesprochen werden soll, schauen Sie in früheren Nachrichten nach, wie er signiert ist. Das hilft Ihnen bei der Entscheidung, was zu tun ist.

5. Vermittelt mein Ton meine Botschaft gut?

Wie das Sprichwort sagt: "Es ist nicht was du sagst, sondern wie du es sagst." Wenn Sie mit jemandem von Angesicht zu Angesicht sprechen, können Sie sich auf Intonation, Körpersprache und Gesichtsausdruck verlassen, um Ihren Worten eine zusätzliche Bedeutung zu verleihen.

Wenn Sie versuchen, dieselbe Botschaft schriftlich zu übermitteln, besteht mehr Raum für Missverständnisse, da der Leser Ihr Gesicht nicht sehen, Ihre Körpersprache nicht lesen oder Ihre Stimme nicht hören kann. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht höflich ist und freundlich klingt und dass Ihre beabsichtigte Bedeutung klar ist.

6. Ist meine Nachricht einfach, aber nicht kryptisch?

Wenn Sie Ihre Nachrichten kurz und bündig halten, werden sie leichter verständlich. Gleichzeitig sollten Sie nichts Wichtiges auslassen. Sie möchten den Empfänger Ihrer E-Mail nicht zwingen, zu erraten, was Sie sagen möchten. Ihre Nachricht sollte so präzise wie möglich sein, aber alle erforderlichen Informationen enthalten.

7. Habe ich unerwünschte Anhänge beigefügt?

Viele Leute weigern sich, E-Mail-Anhänge zu öffnen, die sie nicht erwarten. Sie haben Recht, dies zu vermeiden. In diesen Anhängen werden häufig Computerviren übertragen. Wenn Sie eine Datei an jemanden senden möchten, z. B. Ihren Lebenslauf, fragen Sie zuerst Ihren Empfänger nach seiner Erlaubnis. Senden Sie es nur, wenn er sagt, dass es in Ordnung ist.