Wie lange muss die Personalabteilung Mitarbeiterdateien aufbewahren?
Inhalt
- Wie lange müssen Sie Aufzeichnungen über Einstellungen einstellen?
- Wie lange müssen Sie Aufzeichnungen über Drogentests aufbewahren?
- Wie lange müssen Sie die Gehaltsabrechnung / Timecards usw. aufbewahren?
- Wie lange müssen Sie das Formular I-9 aufbewahren?
- Wie lange müssen Sie Informationen zu Gesundheits- / Pensionsleistungen aufbewahren?
- Wie lange müssen Sie FMLA-Aufzeichnungen aufbewahren?
Eine der wichtigen Fakten über die Personalabteilung ist, dass Sie jede Menge Papierkram haben. Tonnen und Tonnen und Tonnen. Zugegeben, vieles davon ist heutzutage elektronisch, aber das Prinzip bleibt bestehen. HR führt Aufzeichnungen. Und Sie müssen diese Aufzeichnungen aufbewahren. Die grundlegende Frage ist jedoch, wie lange die Personalabteilung die Mitarbeiterakten aufbewahren muss.
Hier sind die grundlegenden Richtlinien für die Führung von HR-Aufzeichnungen. Beachten Sie jedoch, dass die staatlichen Gesetze von diesen Richtlinien abweichen können. Wenn staatliche Gesetze und Bundesgesetze in Konflikt stehen, bewahren Sie die Aufzeichnungen immer auf der Grundlage der Anforderungen auf, die länger sind. Es ist besser, etwas zu lange als nicht lange genug aufzubewahren.
Die folgenden Standards zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen basieren auf Informationen der Society of Human Resource Management (SHRM).
Wie lange müssen Sie Aufzeichnungen über Einstellungen einstellen?
Sie müssen alle Lebensläufe, Interviewnotizen, Bewerbungen und Stellenausschreibungen sowie eine Aufzeichnung Ihrer Suchanfragen ein Jahr lang über Ihr Bewerber-Tracking-System speichern, nachdem die Entscheidung getroffen wurde, ein Stellenangebot abzugeben. Wenn Sie also einen Bewerber interviewen und der gesamte Prozess drei Monate dauert, beginnt die Uhr zu ticken, bis die endgültige Einstellungsentscheidung getroffen ist.
Warum musst du das tun? Wenn jemand jemals Ihre Einstellungsentscheidung in Frage stellt, müssen Sie nachweisen, dass Sie in keiner Weise, in keiner Form oder in keiner Form illegal diskriminiert haben. Nach Gesetzen wie dem Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen, Titel VII und vielen anderen müssen Sie nachweisen, dass Sie die Vorschriften einhalten. Das Verwalten dieser Aufzeichnungen hilft Ihnen dabei.
Wie lange müssen Sie Aufzeichnungen über Drogentests aufbewahren?
Wenn Sie vor der Einstellung Drogentests benötigen, sind die Testergebnisse Teil des Einstellungsprotokolls, und Sie sollten eine Kopie davon ein Jahr lang aufbewahren. Wenn Sie zusätzliche Drogentests durchführen, sei es aufgrund eines Vorfalls bei der Arbeit oder im Rahmen einer Stichprobenprüfung, müssen Sie diese Aufzeichnungen auch ein Jahr lang aufbewahren.
Wenn Sie jedoch den Vorschriften des Verkehrsministeriums unterliegen, beträgt der Mindestzeitraum für die Führung von Aufzeichnungen über Drogentests fünf Jahre.
Wie lange müssen Sie die Gehaltsabrechnung / Timecards usw. aufbewahren?
Das Gesetz schreibt vor, dass Sie diese Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahren müssen. Aufgrund der jüngsten Rechtsstreitigkeiten wäre es jedoch klüger, sie länger aufzubewahren. Sie möchten aufzeichnen, wie viel jeder Mitarbeiter bezahlt hat und wie viele Stunden er während seiner gesamten Amtszeit in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat. Bewahren Sie Ihre Unterlagen mindestens fünf Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auf, unabhängig vom Grund.
Für freigestellte Mitarbeiter müssen Sie natürlich keine Zeitnachweise führen, da ihre Bezahlung unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gleich ist.
Wenn Sie jedoch jemals einen Mitarbeiter als befreit falsch eingestuft haben, wenn er nicht befreit sein sollte, können diese Arbeitsstundenaufzeichnungen Sie bei der Bezahlung geschuldeter Überstunden unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wie das Unternehmen die Bezahlung berechnet hat. Zum Beispiel müssen Sie nachverfolgen, ob es sich um ein direktes Gehalt, ein Gehalt plus Provision, Überstunden, Akkordarbeit oder ein gerades Stundenlohn handelt.
Sie müssen dies nicht nur für Lohn- und Steuerfragen tun, sondern viele andere Entscheidungen hängen von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden ab. Beispielsweise hängt die Berechtigung zur FMLA von der Anzahl der in einem Jahr geleisteten Arbeitsstunden ab. Wenn Sie einen Teilzeit-freigestellten Mitarbeiter haben, sollten Sie möglicherweise eine Zeiterfassung in Betracht ziehen, um die FMLA-Berechtigung zu bestimmen. Sie müssen auch nachweisen können, dass Sie Ihre Mitarbeiter für alle Arbeitsstunden bezahlt haben.
Wie lange müssen Sie das Formular I-9 aufbewahren?
Bewahren Sie das I-9-Formular für Mitarbeiter, das getrennt von Ihren Personalakten gespeichert ist, drei Jahre nach Einstellung des Mitarbeiters und ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Sie halten diese Formulare von den Personalakten getrennt. Wenn die Regierung dies verlangt, haben die Mitarbeiter keinen Zugriff auf die restlichen Informationen in den Personalakten des Mitarbeiters.
Wie lange müssen Sie Informationen zu Gesundheits- / Pensionsleistungen aufbewahren?
Sie müssen die Aufzeichnungen Ihrer Pläne für alle Ihre Leistungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Die Gerichte haben entschieden, dass es in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt, zu beweisen, dass er nicht mehr schuldet, wenn ein Arbeitnehmer Sie verklagt und beispielsweise sagt, dass er oder sie eine höhere Rente verdient, und nicht in der Verantwortung des Arbeitnehmers, zu beweisen, dass er dies tut. Behalten Sie alle diese zusammenfassenden Planbeschreibungen bei.
Wenn Sie ehemalige Mitarbeiter haben, die Anspruch auf COBRA haben und deren gesundheitliche Vorteile verlängern, sollten Sie diese Aufzeichnungen aus Sicherheitsgründen auch sechs Jahre lang aufbewahren. Das Gesetz schreibt keine Aufbewahrung vor, aber da dies nach dem Employee Retirement Income Security Act (ERISA) gelten könnte, schreibt dieses Gesetz eine Aufbewahrung für sechs Jahre vor. Um auf der sicheren Seite zu sein, werfen Sie diese Unterlagen nicht weg.
Weitere Informationen finden Sie im Legal Information Institute der Cornell Law School zum ERISA (Employee Retirement Income Security Act).
Wie lange müssen Sie FMLA-Aufzeichnungen aufbewahren?
Wenn ein Mitarbeiter FMLA anfordert, müssen Sie diese Papierspur behalten, auch wenn Sie den Urlaub für drei Jahre verweigern. Stellen Sie sicher, dass Sie den Urlaub jedes Mitarbeiters nachverfolgen - wann er begonnen hat und wie viel Zeit verbraucht wird. Wenn der Mitarbeiter zeitweise FMLA hat, stellen Sie sicher, dass Sie jeden Urlaub nachverfolgen und die Anzahl der verwendeten Stunden dokumentieren. Termine und die Anzahl der Stunden sollten dokumentiert werden. Denken Sie daran, dass ein zeitweiliger Urlaub einige Stunden am Tag oder einige Tage in der Woche in Anspruch genommen werden kann. Dokumentieren Sie alles und bewahren Sie diese Aufzeichnungen auf.
Denken Sie daran, dass dies keine umfassende Liste ist und nur für Bundesgesetze gilt. Sie unterliegen möglicherweise zusätzlichen Gesetzen zur Aufbewahrung von Unterlagen, wenn Sie beispielsweise ein Bundesunternehmer sind oder Ihr Bundesstaat andere Standards hat. Wenn Sie Zweifel haben, werfen Sie es nicht weg.
Sie können auf zusätzliche Ressourcen zum Führen von Aufzeichnungen und zur obligatorischen Berichterstattung bei der Society of Human Resource Management (SHRM) zugreifen.
Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen zwar maßgeblich sind, jedoch nicht für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert werden. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Arbeitsgesetze und -bestimmungen variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat und von Land zu Land. Bitte suchen Sie Rechtsbeistand oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale Regierungsressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Ihre Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen dienen als Anleitung, Ideen und Unterstützung.
