So schreiben Sie effektive E-Mails

Inhalt

• Betrachten Sie zunächst die Nachricht und den Empfänger
• Schreiben Sie eine beschreibende E-Mail-Betreffzeile
• Begrüßen Sie den Empfänger richtig
• Verwenden Sie die richtige Grammatik und Zeichensetzung
• Rechtschreibung und Großschreibung prüfen
• Verwenden Sie die einfache Formatierung in E-Mails
• Sei präzise
• E-Mail entsprechend signieren
• Lesen / überdenken Sie erneut, bevor Sie auf Senden klicken

Viele von uns haben in der Schule nicht gelernt, E-Mails zu schreiben, aber zu wissen, wie man eine E-Mail schreibt, ist eine unschätzbare Fähigkeit am Arbeitsplatz. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die in Telearbeitsplätzen arbeiten (oder diese suchen). Neben einer guten Telefonetikette gibt es wahrscheinlich keine so wichtige Fähigkeit wie E-Mail, wenn es darum geht, einen Job bei der Arbeit zu Hause zu bekommen und zu behalten.

Eine gut geschriebene E-Mail erleichtert es dem Empfänger, seine Nachricht zu verstehen und darauf zu reagieren. Bei der Jobsuche kann E-Mail dem ersten Eindruck von Angesicht zu Angesicht vorausgehen oder ihn sogar ersetzen. Daher ist eine korrekte Zeichensetzung und eine zusammenhängende Nachricht der Schlüssel. Und bei der Arbeit verursachen unklare E-Mails Verwirrung und Verzögerungen. Befolgen Sie diese Tipps, um effektive E-Mails an Kollegen, Kunden, potenzielle Kunden, Personalchefs und sogar an Freunde und Familienmitglieder zu schreiben.

Betrachten Sie zunächst die Nachricht und den Empfänger

Eine E-Mail sollte in Ihrem Kopf beginnen, nicht mit Ihren Fingern auf der Tastatur. Um E-Mails effektiv zu schreiben, sollten Sie zunächst überlegen Warum schreibst du. Welche Art von Antwort möchten Sie? Welche Botschaft möchten Sie vermitteln? Wenn Sie Informationen anfordern, sich für eine Stelle bewerben oder sich nach offenen Stellen erkundigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Handlungsanforderung des Empfängers klar ist.

Betrachten Sie als nächstes den Standpunkt des Empfängers. Welche Informationen benötigen sie, um Maßnahmen zu ergreifen oder Ihre Botschaft zu verstehen? Geben Sie die erforderlichen (aber nicht übermäßigen) Hintergrundinformationen an. Beachten Sie auch die entsprechende Etikette für diesen bestimmten Empfänger. Emoticons und Abkürzungen wie OMG oder LOL eignen sich nicht für Bewerbungen und die meisten geschäftlichen E-Mails.

Schreiben Sie eine beschreibende E-Mail-Betreffzeile

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, schreiben Sie nichts Unbestimmtes in die Betreffzeile wie "Hallo" oder "Work-at-Home-Jobs" oder lassen Sie es leer. E-Mails mit dieser Art von Betreffzeile haben eine gute Chance, in die Spam-Box des Empfängers zu gelangen oder einfach ignoriert zu werden. Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, geben Sie den Namen der Stelle in die Betreffzeile ein. Wenn die E-Mail an einen Kollegen gerichtet ist, machen Sie aus Ihrer Betreffzeile einen kurzen Satz, der den Zweck der Nachricht zusammenfasst.

Ein weiterer Vorteil des Schreibens einer beschreibenden Betreffzeile besteht darin, dass Sie sie leichter in Ihrem Posteingang finden können, wenn Sie sie später suchen müssen. Etwas mit einer E-Mail-Zeile wie "Frage" ist jedoch nicht hilfreich.

Begrüßen Sie den Empfänger richtig

Wenn Sie den Namen Ihres Empfängers kennen, ihn aber nicht persönlich kennen, verwenden Sie einen Titel, z. Sehr geehrte Frau Brunelli. (Verwenden Sie "Frau" für Frauen, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob "Frau" oder "Fräulein" angemessen ist.) Wenn Sie sich bezüglich des Geschlechts nicht sicher sind, verwenden Sie einfach den Vor- und Nachnamen, d. H. Lieber Chris Smith. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, beginnen Sie Ihre E-Mail ohne Begrüßung oder verwenden Sie eine einfache Begrüßung, z. Hallo, Grüße, lieber Manager usw.

Wenn die E-Mail an einen Kollegen oder eine andere Person gerichtet ist, die Sie kennen, verwenden Sie den Namen, den Sie persönlich oder telefonisch verwenden würden.

Verwenden Sie die richtige Grammatik und Zeichensetzung

Es ist sehr wichtig, in einer E-Mail die richtige Grammatik zu verwenden. Bewusst oder unbewusst bestrafen Leser Absender für Grammatikfehler.

• Folgesätze - Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sparen Sie keine Zeiträume. Diese kleine Pause gibt den Lesern Zeit, die Bedeutungen der Wörter zu erfassen. Kurze Sätze ermöglichen mehr dieser winzigen Pausen. Brechen Sie lange Sätze auf, auch wenn es sich technisch gesehen nicht um Folgesätze handelt.
• Kommas - Zu wenige oder zu viele Kommas können verwirrend sein. Lernen Sie, das Komma richtig zu verwenden.
• Subjekt Verb Vereinbarung - Sätze mit dieser Art von Fehler sind rote Fahnen für Arbeitgeber, die Kandidaten mit guten Kommunikationsfähigkeiten suchen. Überprüfen Sie die Regeln für die Subjekt-Verb-Vereinbarung.

Rechtschreibung und Großschreibung prüfen

Verwenden Sie eine Rechtschreibprüfung, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Eine Rechtschreibprüfung fängt nicht "sie" für "die" oder "dort" für "ihre", und diese Art von Fehler zeigt Unachtsamkeit an. Verwenden Sie keine Textabkürzungen wie "u" für "Sie" oder "tho" für "obwohl".

Verwenden Sie die richtige Großschreibung. Die meisten Menschen wissen, wie man den Satzanfang und die Eigennamen groß schreibt, aber viele tun dies in E-Mails nicht. Zeigen Sie, dass es Ihnen nichts ausmacht, diesen zusätzlichen Sekundenbruchteil zu nehmen, um die Umschalttaste zu drücken. Andererseits können zu viele Großbuchstaben den Leser ablenken. Vermeiden Sie es, Phrasen in Großbuchstaben zu schreiben (was viele als Äquivalent zu persönlichem Schreien interpretieren) und den ersten Buchstaben von Wörtern, die nicht am Anfang eines Satzes oder von Eigennamen stehen, nur zur Hervorhebung groß zu schreiben.

Verwenden Sie die einfache Formatierung in E-Mails

Denken Sie daran, dass E-Mail-Programme alle unterschiedlich angezeigt werden. Was auf Ihrem Bildschirm perfekt ausgerichtet aussieht, läuft möglicherweise auf dem eines anderen zusammen. Vermeiden Sie aus diesem Grund das Einfügen eines hochformatierten Textverarbeitungsdokuments wie eines Lebenslaufs oder eines Anschreibens in eine E-Mail. Verwenden Sie Dokumente, die im Nur-Text-Format geschrieben sind.

Machen Sie Absätze kurz. Wie Punkte geben auch Absatzumbrüche dem Auge des Lesers eine Pause. Jemand, der E-Mails auf einem Handy liest, profitiert von kurzen Absätzen. Beachten Sie jedoch weiterhin die Grundregeln für Absätze.

Sei präzise

Mäandernde E-Mails, die den Punkt begraben, werden eingereicht und schließlich vergessen. Oder schlimmer noch, sie können missverstanden werden. Machen Sie Ihren Zweck klar und präzise.

• Beseitigen Sie Wordiness - Schreiben Sie mit aktiven Verben. "Jack hat mir die Formulare geschickt" verwendet ein aktives Verb. "Die Formulare wurden mir von Jack geschickt" ist passiv. Die passive Form verwendet nur noch wenige Wörter, summiert sich aber. Darüber hinaus müssen die Leser die Ideen in ihren Köpfen neu ordnen.
• Bleib bei der Sache - Widerstehen Sie der Versuchung, fremde Informationen oder Ideen hinzuzufügen. Speichern Sie diese für eine andere E-Mail.
• Verwenden Sie Aufzählungszeichen - Diese ermöglichen es Ihrem Leser, visuelle Hinweise zu verwenden, um das Wichtige zu erfassen. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, wie Aufzählungszeichen angezeigt werden, verwenden Sie Sternchen oder Bindestriche, um Aufzählungszeichen zu erstellen.

E-Mail entsprechend signieren

Wenn Ihre E-Mail standardmäßig eine Standardsignatur verwendet, stellen Sie sicher, dass sie für die jeweilige E-Mail geeignet ist, die Sie senden.Unterschriften mit politischen Aussagen oder den Namen und dem Alter Ihrer Kinder sind für persönliche E-Mails in Ordnung, für die Arbeit verwenden Sie jedoch eine weniger persönliche Unterschrift. Abhängig von Ihrem Job und Ihrem Arbeitgeber können Sie Ihre E-Mail-Signatur dennoch mit einem Angebot personalisieren. Wählen Sie etwas unumstrittenes. Wenn Sie sich nach einem Job erkundigen, geben Sie mit Ihrer Unterschrift die entsprechenden Kontaktinformationen ohne Anführungszeichen oder zusätzliche Personalisierung an.

Lesen / überdenken Sie erneut, bevor Sie auf Senden klicken

Überprüfen Sie, ob Rechtschreib- und Interpunktionsfehler vorliegen, bevor Sie auf Senden klicken. Wenn Sie in einer E-Mail einen Fehler für eine Bewerbung finden, beheben Sie ihn und lesen Sie ihn erneut, bevor Sie auf Senden klicken. Aber auch nochmal nach Inhalten lesen. Wenn Ihre E-Mail lang ist, überlegen Sie, wie Sie sie präziser gestalten können. Und wenn Ihre E-Mail umstritten ist oder in Wut geschrieben wurde, klicken Sie auf Speichern, nicht senden. Kommen Sie einige Stunden oder einen Tag später darauf zurück und prüfen Sie, ob Sie es noch senden möchten.

Dies mag vor dem Senden einer E-Mail viel zu tun klingen. Wenn Sie jedoch effektive E-Mails senden und Ihre E-Mails effizienter organisieren, haben Sie tatsächlich mehr Zeit und nicht weniger.