Meilensteine im Projektmanagement nutzen

Inhalt

Wann werden Projektmeilensteine verwendet?
Wie häufig Meilensteine in Ihren Plan aufgenommen werden
Wie Meilensteine in Ihrem Gantt-Diagramm dargestellt werden
Wie man Meilensteine benennt
So erhalten Sie Meilensteine abgemeldet
Meilensteine für die Kommunikation nutzen

Eines der bestimmenden Merkmale eines Projekts ist, dass es für einen festgelegten Zeitraum läuft. Das kann ein paar Wochen bis mehrere Jahre sein, und in einigen Fällen für große Bauprojekte oder öffentliche Arbeiten Jahrzehnte.

Um den Fortschritt auf dem Weg zu verfolgen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Ergebnisse gemäß dem Zeitplan erreicht werden, verwenden Projektmanager Meilensteine.

Ein Projektmeilenstein ist eine Aufgabe mit einer Dauer von Null, die die Leistung im Projekt anzeigt. Sie werden verwendet, um Vorwärtsbewegung und Fortschritt zu zeigen und den Menschen zu zeigen, was vor sich geht, auch wenn sie keine detaillierten Kenntnisse über die damit verbundenen Aufgaben haben. In dieser Hinsicht sind sie sehr nützlich für die Kommunikation mit Stakeholdern und die Festlegung von Erwartungen.

Wann werden Projektmeilensteine verwendet?

Meilensteine im Projektmanagement werden verwendet, um Folgendes zu markieren:

Der Beginn bedeutender Arbeitsphasen
Das Ende bedeutender Arbeitsphasen
Fristen
Wenn eine wichtige Entscheidung getroffen wird
Andere feste Zeitpunkte, die speziell aufgerufen werden müssen

Wie häufig Meilensteine in Ihren Plan aufgenommen werden

In einem Schulungskurs wird möglicherweise empfohlen, etwa einmal im Monat Meilensteine in Ihren Plan aufzunehmen. Dies ist in Ordnung und eine gute Faustregel, aber Sie müssen Ihr professionelles Urteilsvermögen einsetzen. In einigen Monaten ist möglicherweise viel los, da wichtige Besprechungen als Meilensteine markiert, Entscheidungen getroffen und eine Phase abgeschlossen und eine andere begonnen werden.

In anderen Monaten konzentrieren Sie sich möglicherweise auf die Ausführung, mit sehr wenig oder gar nichts, an dem Sie einen Meilenstein festhalten können.

Für Berichtszwecke ist es hilfreich, mindestens einmal in jedem Berichtszyklus einen Grund für einen Meilenstein zu erstellen.

Wie Meilensteine in Ihrem Gantt-Diagramm dargestellt werden

Meilensteine sind eine der Komponenten eines Gantt-Diagramms und werden auf dem Diagramm als Diamant angezeigt. Sie werden nicht als normale Aufgabe angezeigt, da sie eine Dauer von Null haben. Mit anderen Worten, sie nehmen keine Zeit in Anspruch. Für die Planung eines Gantt-Diagramms passieren sie einfach.

Wenn Sie keine Gantt-Diagramme verwenden, können Sie dennoch Meilensteine verwenden. Hier sind 5 Alternativen zu Gantt-Diagrammen: Mit diesen können Sie weiterhin Meilensteine in Ihren Plan aufnehmen.

Wenn Sie persönlich organisiert bleiben möchten und Ihre Projektmanagement-Software nicht vollständig in Ihren Kalender integriert ist, können Sie die wichtigsten Daten kopieren und in Ihr Tagebuch einfügen. Je nachdem, wie Sie gerne arbeiten, kann dies Sie daran erinnern, was auf Sie zukommen sollte.

Wie man Meilensteine benennt

Meilensteine sollten eine klare Beschreibung in Ihrem Projektplan enthalten, aber keine, die impliziert, dass es sich um eine Aufgabe handelt. Sie sollten daher nicht als "Einigung über den Übergang in Phase 2" bezeichnet werden, sondern als "Phase 2 beginnt". Wenn Sie die Bemühungen um eine Einigung über den Übergang in Phase 2 widerspiegeln möchten, fügen Sie kurz vor dem Meilenstein eine Aufgabe hinzu, um diese abzudecken.

Meilensteine sollten den Zeitpunkt, den sie darstellen, folgendermaßen beschreiben:

Testphase abgeschlossen
PID genehmigt
Vertrag unterzeichnet

Viele Projektmanager wählen ihre Meilensteine auch, um die Referenz zu vereinfachen. Wenn Sie eine Projektstrukturplanstruktur verwenden, können Sie die Nummerierung daraus verwenden. Andernfalls ist es in Ordnung, M1, M2 usw. zu verwenden, um zu verdeutlichen, worauf Sie sich beziehen. Eine klare Namensstruktur wird mit zunehmender Anzahl von Meilensteinen immer wichtiger. Überlegen Sie sich also, wie Sie dies tun, wenn Ihr Projekt mehrere Monate läuft.

So erhalten Sie Meilensteine abgemeldet

Meilensteine sind Teil Ihres Projektplans. Wenn Ihr Zeitplan als Basis festgelegt ist, sollten Sie Ihre Meilensteine als abgemeldet betrachten.

Wenn Sie die Daten Ihrer Meilensteine ändern müssen, sollten Sie Ihr Standardverfahren zur Änderungskontrolle verwenden, um Anpassungen an Ihrem Plan vorzunehmen. Dies kann so einfach sein, wie mit Ihrem Projektsponsor zu chatten und ihn wissen zu lassen, warum sich die Daten ändern müssen, oder so formell, wie einen neuen empfohlenen Zeitplan zusammenzustellen und ihn einem Ratungsausschuss zur Ratifizierung vorzulegen.

Ermitteln Sie am besten, wie Ihr Meilenstein-Abmeldevorgang gegebenenfalls aussehen wird, bevor Sie ihn verwenden müssen, damit Sie keine Zeit verlieren, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

Meilensteine für die Kommunikation nutzen

Meilensteine sind nützlich für die Kommunikation und Berichterstattung, da sie die Mindestkontrollpunkte im Plan darstellen. Mit anderen Worten, wenn Sie alle anderen Aufgaben erledigt haben, können Sie immer noch sehen, was passiert, und das Projekt nur anhand der Meilensteine vorantreiben.

Sie sollten in der Lage sein, die Meilensteine herauszuholen und in ein Dashboard oder einen Projektbericht einzufügen. Sie sollten die Geschichte des Projekts so detailliert erzählen, dass sie die Personen zufriedenstellen, denen Sie Bericht erstatten, normalerweise Ihren Projektsponsor oder eine andere Führungsgruppe wie die Lenkungsgruppe (oder den Projektvorstand). Jeden Monat oder in der von Ihnen verwendeten Berichtshäufigkeit können Sie anzeigen, welche Meilensteine erreicht wurden.

Die Berichterstattung über Meilensteine ist recht einfach und wird häufig als Tabelle erstellt. Sie listen die Meilensteinbeschreibung, das Fälligkeitsdatum und dann das neue prognostizierte Datum auf. Wenn der Meilenstein erreicht ist und als vollständig markiert werden kann, fügen Sie dieses Datum ebenfalls hinzu. Hoffentlich ist es das gleiche wie das prognostizierte Datum, aber Projekte funktionieren nicht immer so.

Eine solche Tabelle macht deutlich, was fertiggestellt wurde und was herausragend ist. Sie können die Antwort auf die Frage "Warum haben wir diesen Meilenstein nicht erreicht?" Planen. bevor Sie sich mit Ihrem Sponsor treffen oder den Bericht senden.

Wenn Ihr Projektplan sehr lang ist und Sie viele Meilensteine haben, fällt es Ihnen leichter, abgeschlossene Meilensteine in jedem Berichtszyklus abzusetzen. Melden Sie nur die Meilensteine, die in diesem Monat anstehen oder abgeschlossen sind: Nehmen Sie im nächsten Monat alles ab, was im letzten Monat abgeschlossen wurde, damit Sie den Bericht nicht ständig verlängern, indem Sie den Leuten mitteilen, dass die Arbeit, von der sie bereits wissen, dass sie abgeschlossen ist.

Meilensteine sind ein wirklich nützliches Projektmanagement-Tool für Planung, Planung und Berichterstellung und einfach zu verwenden. Fügen Sie einige in Ihren nächsten Projektplan ein, verfolgen Sie sie und Sie werden feststellen, welche Frequenz für Sie am besten geeignet ist.

Verwenden Sie sie wie alles im Projektmanagement flexibel, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Verwenden Sie diese Tipps und Richtlinien, um Ihre eigenen Entscheidungen zu treffen.