Übersicht über Personaldateien und Beispieldateirichtlinie

Inhalt

• Arten von Personalakten
• Mitarbeiterzugriff auf Personalakten
• Beispielrichtlinie für Personaldateien
• Beispielrichtlinie zu Personalakten
• Personalakten
• Abrechnungsdateien
• Krankenakte des Mitarbeiters
• Anzeigen von Mitarbeiterdateien
• Fragen oder Bedenken zu Inhalt und Zugriff von Personalakten

Eine Personalakte ist eine vom Arbeitgeber gespeicherte Dokumentation der Geschichte und des Status des gesamten Arbeitsverhältnisses mit einem einzelnen Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber führt diese Beschäftigungsdokumentation aus drei Gründen in einer Personalakte.

• Als Arbeitgeber möchten Sie genaue Informationen griffbereit und organisiert haben, wenn Sie aus irgendeinem Grund Zugriff auf die Informationen benötigen. Änderungen bei Notfallkontakten, Mitarbeiteradressen, Nachverfolgung von Leistungsbewertungen, Disziplinarschreiben, Mitarbeiteranerkennung und Bewerbungsunterlagen sind Beispiele für Informationen, auf die der Arbeitgeber schnell zugreifen möchte.
• Der Arbeitgeber muss Unterlagen über Personalfragen wie Mitarbeiterauswahl, Leistung, Arbeitserfahrung, Vergütungsgründe und interne Beförderungsanträge aufbewahren, um nur einige zu nennen. Ein EEOC-Anspruch, eine Klage oder sogar die Notwendigkeit, das Fehlen einer Gehaltserhöhung oder Beförderung zu einem Mitarbeiter zu rechtfertigen, setzen voraus, dass der Arbeitgeber diese Art von Mitarbeiterdokumentation gesammelt und aufbewahrt hat.
• Einige Arbeitnehmerunterlagen werden von Bundes- oder Landesregierungen verlangt, damit die Arbeitgeber sie führen können. Das Organisieren der Mitarbeiterinformationen in einer Personalakte ist sinnvoll für den Zugriff sowie die Einhaltung und Bereitschaft von Gesetzen.

Arten von Personalakten

Ein Arbeitgeber führt im Allgemeinen verschiedene Arten von Personalakten, um sie geschäftlich zu nutzen, die Vertraulichkeit der Mitarbeiter zu gewährleisten, die Privatsphäre zu schützen und die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Es gibt kein Gesetz, das festlegt, wie viele Dateien ein Arbeitgeber aufbewahren muss. Einige Gesetze regeln den Zugriff der Mitarbeiter auf Dateien und andere Praktiken im Zusammenhang mit Personalakten.

Es gibt jedoch viele Gesetze und Best Practices für die Vertraulichkeit von Mitarbeitern, die den Inhalt von Personalakten regeln und die Zugriff auf diese Informationen haben. Dies sind die Personalakten, die die meisten Arbeitgeber in den USA führen. (Weltweite Gesetze und Praktiken können abweichen.)

• Personalakte: Dies ist die Hauptmitarbeiterdatei, die den Verlauf des Arbeitsverhältnisses enthält.
• Gehaltsabrechnungsdatei: Sie möchten eine separate Datei für alle Gehaltsabrechnungsprobleme in Bezug auf Gehalt und Leistungen führen. Sie möchten Ihren Mitarbeitern der Personalabrechnung keinen Zugriff auf Personalinformationen gewähren.
• Medizinische Akte des Mitarbeiters: Das Bundesgesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen von 1996 (HIPAA) schreibt vor, dass Arbeitgeber die Krankenakten der Arbeitnehmer vertraulich behandeln müssen. Viele Arbeitgeber bewahren diese Dateien in einer Aktenschublade in einem verschlossenen Schrank auf.
• I-9 Mitarbeiterformulare: Sie müssen für alle Mitarbeiter-I-9-Formulare (nicht pro Mitarbeiter) eine separate Datei führen, da Sie nicht möchten, dass Regierungsangestellte, die berechtigt sind, diese Formulare unter verschiedenen Umständen zu überprüfen, Ihre wichtigsten vertraulichen Mitarbeiter-Personalakten durchsuchen .

Mitarbeiterzugriff auf Personalakten

Die Mitarbeiter erhalten unter Anleitung und Aufsicht der Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff auf ihre Personalakten. Personalakten der Mitarbeiter gelten als Eigentum des Arbeitgebers, der dafür verantwortlich ist, sie zu pflegen und zu schützen.

Beispielrichtlinie für Personaldateien

Im Folgenden finden Sie eine Beispielrichtlinie für Personalakten zur Verwendung in Ihrem Unternehmen. Es werden die verschiedenen Dateien erläutert, die empfohlen werden und die Zugriff auf jede Datei haben sollten.

Beispielrichtlinie zu Personalakten

Das Unternehmen verwaltet drei Mitarbeiterdateien für jeden Mitarbeiter.

Personalakten

EIN pDie Personaldatei wird für jeden Mitarbeiter von (Ihr Firmenname) gepflegt. Diese Personalakten enthalten vertrauliche Dokumente und werden von den Mitarbeitern der Personalabteilung verwaltet und verwaltet.

Der Zugriff auf diese Datei ist auf HR-Mitarbeiter beschränkt und setzt voraus, dass der Manager jedes Mitarbeiters seine eigene Datei mit Dokumenten führt, die für die Arbeitsleistung des Mitarbeiters relevant sind.

Typische Dokumente in einer Personalakte sind die Bewerbung, ein Kontaktformular für Familiennotfälle, eine dokumentierte Disziplinarmaßnahmenhistorie, ein Lebenslauf, ein Mitarbeiterhandbuch und nach Belieben abgemeldete Arbeitsblätter des Arbeitgebers, aktuelle persönliche Informationen und schriftliche Leistungsbewertungen.

Nicht alle Personalakten enthalten dieselben Dokumente, aber jede Personalakte enthält dieselben Dokumente.

Abrechnungsdateien

Gehaltsabrechnungsdateien werden ebenfalls verwaltet. Abrechnungsdateien enthalten eine Historie der Jobs, Abteilungen, Vergütungsänderungen usw. des Mitarbeiters. Der Zugriff auf die Abrechnungsdatei ist auf die entsprechenden Buchhaltungs- und Personalmitarbeiter beschränkt.

Krankenakte des Mitarbeiters

Eine Krankenakte des Mitarbeiters wird ebenfalls geführt. Der Inhalt der Krankenakte steht nur den von der Personalabteilung benannten Mitarbeitern und dem Mitarbeiter zur Verfügung, dessen Aufzeichnungen in der Akte aufbewahrt werden. Bei Ihrem Firmennamen erhalten medizinische Akten ein Höchstmaß an sicherer Aufbewahrung und Vertraulichkeit.

Anzeigen von Mitarbeiterdateien

Ein Mitarbeiter kann seine Personalakte einsehen, indem er sich während der normalen Geschäftszeiten an einen Mitarbeiter der Personalabteilung wendet. HR-Mitarbeiter planen einen Termin, bei dem der Mitarbeiter den Inhalt seiner Datei anzeigen kann. Kein Mitarbeiter darf Dokumente in seiner Personalakte ändern oder entfernen, die in Anwesenheit einer Person des Personalpersonals eingesehen werden müssen.

Fragen oder Bedenken zu Inhalt und Zugriff von Personalakten

Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich des Inhalts der empfohlenen Dateien oder Ihrer Fähigkeit, darauf zuzugreifen, haben, wenden Sie sich bitte an einen Mitarbeiter der Personalabteilung.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen zwar maßgeblich sind, jedoch nicht für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert werden. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Arbeitsgesetze und -bestimmungen variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat und von Land zu Land. Bitte suchen Sie Rechtsbeistand oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale Regierungsressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Ihre Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen dienen als Anleitung, Ideen und Unterstützung.