Wichtige berufliche Fähigkeiten für Rechtsanwaltssekretäre

Inhalt

• Welche Fähigkeiten benötigen Sie, um ein Rechtssekretär zu sein?
• Arten von Fähigkeiten als Rechtssekretär
• Technologische Fähigkeiten
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Schriftliche Kommunikation
• Organisatorische Fähigkeiten
• Transkriptionsfähigkeiten
• Liebe zum Detail
• Vertrautheit mit Rechtsdokumenten und Terminologie
• Zusammenarbeit
• Multitasking-Fähigkeiten
• Forschungskompetenz
• Weitere Fähigkeiten als Rechtssekretär
• So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

Nicht zu verwechseln mit Rechtsanwaltsfachangestellten. Rechtssekretäre spielen in Anwaltskanzleien im ganzen Land eine wichtige Rolle. Während Rechtsanwaltsanwärter häufig unter Aufsicht eines Anwalts Anwaltspflichten wahrnehmen, müssen die Rechtssekretäre alle Einzelheiten der Anwaltskanzlei nachverfolgen.

Das Recht war und ist eine Welt der Bürokratie und Semantik. Die Anwälte müssen auf jedes Gerichtsverfahren umfassend vorbereitet sein. Anwälte und Rechtsanwaltsanwärter sind daher stark von ihren Rechtsanwaltssekretären abhängig.

Welche Fähigkeiten benötigen Sie, um ein Rechtssekretär zu sein?

Die Rolle von Rechtssekretären, auch als Rechtsanwaltsassistenten oder Rechtsassistenten bekannt, hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten weiterentwickelt. Wie bei allem anderen verändert die Technologie die traditionelle Anwaltskanzlei weiter.

Rechtssekretäre müssen über die herkömmlichen Rollen des Schreibens und Beantworten von Telefonen hinausgehen, um hochwertige Aktivitäten zwischen Anwälten und Mandanten sowie in Bezug auf Gerichtsverfahren zu überwachen.

Rechtssekretäre tun, was jeder Verwaltungsassistent tun könnte, außer dass die Rechtswelt etwas komplizierter ist. Alle Fristen haben Vorrang, und ein kleines Detail, das übersehen wird, kann den Fall eines Mandanten gefährden oder rechtliche Schritte von gegnerischen Anwälten verdienen.

Arten von Fähigkeiten als Rechtssekretär

Die Rolle der Rechtssekretärin hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Diese Fähigkeiten helfen Ihnen, in einzelnen Anwaltskanzleien und Anwaltskanzleien erfolgreich zu sein.

Technologische Fähigkeiten

Viele Anwälte haben weder die Zeit noch das Fachwissen, um die Technologie der Anwaltskanzlei gut zu betreiben. Sie verlassen sich auf technisch versierte Rechtssekretäre, um eine Vielzahl computergestützter Aufgaben auszuführen, z. B.: Erstellen von Tabellenkalkulationen, Vorbereiten von Präsentationen, Prüfen von Arbeitszeittabellen, Verwalten von Rechnungen, Erstellen / Schreiben von Dokumenten, Verwalten von Kalendern und Verfolgen von Fristen.

Daher haben Rechtssekretäre, die sich mit einer Vielzahl von Computersoftwareanwendungen auskennen, die meisten Karrieremöglichkeiten. Einige der gebräuchlichsten Technologien, die Rechtssekretäre beherrschen müssen, sind:

• Textverarbeitungssoftware
• Microsoft Office Suite
• Präsentation
• Informationsmanagement
• Organisation digitaler Dateien
• Datensicherungssoftware
• Abrechnung
• Fakturierung
• Transkription
• Desktop-Publishing
• Videokonferenzen
• E-Mail-Verwaltung

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Rechtssekretäre interagieren täglich mit Anwälten, Rechtsanwaltsfachangestellten, Mitarbeitern, Mandanten, Gegnern, Justizpersonal, Verkäufern und vielem mehr.

Daher sind erstklassige zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten unerlässlich. Neben dem persönlichen Kontakt kommunizieren die Sekretäre auch per E-Mail, Telefon und Videokonferenzsystem.

• Rezeption
• Telefon Etikette
• Verbale Kommunikation
• Emotionale Intelligenz
• Initiative
• Formalität
• Lager

Schriftliche Kommunikation

Denken Sie, dass Anwälte ihre eigene schriftliche Korrespondenz verfassen? Denk nochmal. Rechtssekretäre sind häufig für die Erstellung von Routinekorrespondenz und Aktennotizen verantwortlich sowie für das Korrekturlesen von Rechtsdokumenten für Schriftsätze, Schriftsätze, Entdeckungen und Transaktionszwecke.

Das Schreiben ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Rechtssekretärs. Diejenigen, die starke Schreibfähigkeiten entwickeln, werden für die Anwälte, die sie unterstützen, unverzichtbar.

• E-Mail-Zusammensetzung
• Befolgen Sie strenge Dokumentformate
• Liebe zum Detail
• Anschreiben
• Starke Grammatikkenntnisse
• Transkription

Organisatorische Fähigkeiten

Anwälte sind notorisch unorganisiert. Da Rechtssekretäre der „rechte“ Mann oder die „rechte“ Frau des Anwalts sind, sind organisatorische Fähigkeiten unerlässlich, um eine Anwaltskanzlei oder eine Rechtsabteilung des Unternehmens effizient zu führen.

Rechtssekretäre müssen Papier- und elektronische Akten führen, Projekte verwalten, mehrere Fristen verfolgen, Kalender pflegen, Besprechungen planen, Veranstaltungen organisieren und alles ordentlich und zugänglich halten.

• Liebe zum Detail
• Kalenderverwaltung
• Dokumentenverwaltung
• Vertrauliches Informationsmanagement
• Transkription
• Prozess des Verpackens und Versendens von Rechtsdokumenten
• Empfangen und Organisieren von eidesstattlichen Erklärungen
• Notizen

Transkriptionsfähigkeiten

Transkriptionsfähigkeiten sind für die Sekretariatspraxis von grundlegender Bedeutung. Zusätzlich zu einer schnellen Schreibgeschwindigkeit (die Anforderungen des Arbeitgebers variieren zwischen 50 und 100 Wörtern pro Minute) sind aktive Hörfähigkeiten erforderlich, um Sprachdiktatdateien zu verstehen.

Gute Grammatik-, Rechtschreib-, Wortschatz- und Sprachkenntnisse sind ebenso erforderlich wie ein Verständnis der Rechtsterminologie. Wie oben erwähnt, müssen Sekretäre mit Textverarbeitungsanwendungen und Transkriptionsgeräten vertraut sein.

• Aktives Zuhören
• Tippen
• Textverarbeitungssoftware
• Audioaufzeichnungsgeräte
• Erinnerung
• Schriftliche Kommunikation

Liebe zum Detail

Die Liebe zum Detail ist in der Anwaltschaft von entscheidender Bedeutung. Zum Beispiel könnte die Eingabe von 600.000 USD in ein Abrechnungsangebot anstelle von 60.000 USD Ihr Unternehmen einen Kunden kosten. Rechtssekretäre kümmern sich um die Details der täglichen Rechtspraxis, und die Liebe zum Detail ist bei fast jeder Sekretariatsaufgabe wichtig, von der Erstellung und Korrektur von Dokumenten bis hin zur Planung von Besprechungen und Kalenderterminen.

• Notizen
• Aufmerksam
• Prüfung
• Induktives Denken
• Deduktives Denken
• Dateneingabe
• Richtigkeit
• Proaktiv

Vertrautheit mit Rechtsdokumenten und Terminologie

Was ist der Unterschied zwischen einer Sekretärin und einerlegal Sekretär? Rechtssekretäre sind mit allen rechtlichen und gerichtlichen Angelegenheiten vertraut. Begriffe wie "Vorladung", "pro se" und "voir dire" verwirren die Rechtssekretäre nicht.

Sie verstehen die Nuance des Rechtsverfahrens und wissen, wie man Schriftsätze, Entdeckungs- und Transaktionsdokumente erstellt und formatiert.

• Probebrief
• Amicus Brief
• Berufungsbeschwerde
• Antwort Kurz
• Fragestellungen
• Berufungsverfahren
• Testamente & Testamente
• Rechtliche Beschwerden, Beschwerden und Antworten
• Quitclaim Deed
• Gewährleistungspflicht
• Vorladungen anfordern

Zusammenarbeit

Teamwork ist entscheidend für die Rolle von Rechtssekretären bei der Erbringung von Rechtsdienstleistungen. In allen Praxisumgebungen - von großen Rechtsabteilungen von Unternehmen bis hin zu Einzelpraktikern - müssen sich Rechtssekretäre mit Anwälten, Rechtsanwaltsfachangestellten, Sekretären, Aktenbeamten, Verkäufern und anderen zusammenschließen, um Rechtsdienstleistungen effektiv erbringen zu können.

Die effizientesten Rechtssekretäre wissen, wie sie mit Kollegen auskommen und mit Dritten zusammenarbeiten können, um die Arbeit zu erledigen.

• Aktives Zuhören
• Verbale Kommunikation
• Schriftliche Kommunikation
• Problemempfindlichkeit
• Zusammenarbeit

Multitasking-Fähigkeiten

Die meisten Rechtsanwaltssekretäre arbeiten für mehr als eine Person an mehr als einer Datei.

Die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben sollte für einen kompetenten Rechtssekretär selbstverständlich sein.

Sie wissen, wie man mehrere Aufgaben und konkurrierende Prioritäten unter einen Hut bringt und wie man die wachsende Arbeitsbelastung in der heutigen geschäftigen Anwaltskanzlei bewältigt, in der häufig eine Person die Aufgabe von drei Personen wahrnimmt.

• Liebe zum Detail
• Zeiteinteilung
• Priorisierung
• Delegation
• Planung
• Stresstoleranz

Forschungskompetenz

Rechtssekretäre führen Internetrecherchen für eine Vielzahl von Aufgaben durch, z. B. das Finden von Anweisungen, das Sammeln von Kundeninformationen, das Erforschen des Wettbewerbs und das Auffinden von Sachverständigen.

Viele Rechtssekretäre, insbesondere in kleinen Anwaltskanzleien, üben auch Rechtsanwaltsaufgaben aus, darunter Rechtsrecherche, Zitierprüfung und Nachverfolgung der Rechtsprechung. Das Erlernen von Rechtsforschungsplattformen wie Westlaw oder Lexis / Nexis kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

• Leseverständnis
• Interviewen
• Notizen
• Trends bemerken
• Datenanalyse
• Induktives Denken
• Deduktives Denken
• Forschungsrechtssoftware

Weitere Fähigkeiten als Rechtssekretär

• Fehlerbehebung
• Social Media Management
• Korrekturlesen
• Überarbeiten
• Abfassung
• Rechtschreibung
• Ordnungsgemäße Verwendung von Suchmaschinen
• Berichterstattung
• Endgültige Manuskripterstellung
• Aufschläge
• Entwicklung und Pflege von Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Fristen
• Mehrsprachig
• Freundlichkeit
• Anpassungsfähigkeit
• Effizienz
• Kritisches Denken
• Beachtung
• Buchhaltung
• Professionalität
• Kundendienst
• Elastizität
• Vorabvereinbarungen
• Faxgeräte
• Rechtsbibliotheken pflegen
• Falldateien verwalten
• LexisNexis
• SCHRITTMACHER

So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

Fügen Sie Ihrem Lebenslauf relevante Fähigkeiten hinzu:Stellen Sie sicher, dass Sie die oben genannten Fähigkeiten in Ihrer Zusammenfassung und Ihrem Arbeitsverlauf hervorheben. Anwaltskanzleien kümmern sich um Ihre Erfahrung und Ihre Liebe zum Detail, insbesondere bei der Erstellung Ihres Lebenslaufs.

Markieren Sie Fähigkeiten in Ihrem Anschreiben:Verschwenden Sie keine Wörter in Ihrem Brief. Da das Erstellen von Anschreiben ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeit als Rechtsassistent ist, halten Sie sich an den Punkt und demonstrieren Sie Ihre Fähigkeit, klar und direkt zu sein.

Verwenden Sie Fähigkeitswörter in Ihrem Vorstellungsgespräch:Seien Sie bereit, Arten von Projekten zu besprechen, die Sie in anderen Rollen verwaltet haben, ohne die Vertraulichkeit eines Mandanten in anderen Anwaltskanzleien zu verletzen. Haben Sie keine Angst zu beschreiben, wie Sie die oben genannten Fähigkeiten in anderen Rollen außerhalb der Rechtswelt eingesetzt haben, wenn das Szenario auf die von Ihnen gesuchte Rolle anwendbar ist.