So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Geschäftstreffen

Inhalt

• Sind Meetings eine Zeitverschwendung?
• Definieren Sie den Zweck der Besprechung
• Machen Sie das Ergebnis gegenseitig
• Fragen stellen und auf dem richtigen Weg bleiben
• Wann und wie Fragen taktvoll verschoben werden
• Behalten Sie die Kontrolle über Geschäftstreffen durch:

Geschäftstreffen können endlos fortgesetzt werden, insbesondere wenn Sie das Wort für Mitarbeiterfragen eröffnen und von Anfang an keine Parameter festgelegt haben, um die Kontrolle über die Führung aufrechtzuerhalten. Das Sprichwort "In jeder Menge ist einer" trifft im Zusammenhang mit Geschäftstreffen gut zu, da verärgerte Mitarbeiter häufig eher bereit sind, sich in Gruppeneinstellungen zu äußern.

Alles, was es braucht, ist ein negativer Kommentar oder eine negative Frage, um andere dazu zu bringen, sich mit Zustimmung einzuschalten. Das Gegenteil kann aber auch der Fall sein: Starten Sie ein positives Gespräch und laden Sie andere ein, mitzumachen. Das Ergebnis kann ein produktives Treffen sein, bei dem jeder weggeht und das Gefühl hat, dass es seine Zeit wert ist.

Sind Meetings eine Zeitverschwendung?

Eine der größten Beschwerden über Geschäftstreffen ist, dass sie oft unnötig sind und wertvolle Arbeitszeit verschwenden. Meetings scheinen immer genauso viel Zeit zu verbrauchen.

Wenn es keine genaue Tagesordnung oder definierte Ziele für das Meeting gibt, kann es sicherlich noch länger als geplant dauern. Mit ein paar Änderungen können Sie jedoch alle Ihre zukünftigen Besprechungen für jeden Teilnehmer fokussiert, effizient und wertvoll gestalten.

Definieren Sie den Zweck der Besprechung

Geben Sie den Zweck Ihres Meetings klar an und senden Sie im Voraus eine Agenda mit spezifischen Diskussionspunkten und der Zeit, die Sie für das Meeting (sowie für offene Diskussionen) aufwenden werden. Halten Sie sich dann an die Besprechungsthemen und die geplante Dauer. Vielleicht möchten Sie Besprechungen auch mit einem zeitlich begrenzten Besprechungs-Eisbrecher oder einer Aufwärmaktivität interessanter gestalten.

Manchmal geraten Besprechungen aufgrund ungeplanter Fragen und Diskussionen aus der Bahn. Haben Sie als Meetingleiter keine Angst davor, Redner auf nette, respektvolle Weise auszuschalten und umzuleiten, auch wenn der Redner wahrscheinlich gute Absichten hat.

Machen Sie das Ergebnis gegenseitig

Viele Mitarbeiter fragen: "Was bringt es mir?" wenn sie über ein Meeting informiert werden. Wenn Sie die Besprechungsagenda erstellen und Diskussionsthemen und gewünschte Ergebnisse für Ihre Besprechung auswählen, beschränken Sie diese auf Elemente, die für alle Teilnehmer gelten. Sie können den Erfolg Ihrer Besprechungen steigern und sicherstellen, dass Ihre gemeinsamen Ziele erreicht werden, indem Sie Ihre Besprechungsthemen und Teilnehmer mit Bedacht auswählen.

Im Folgenden finden Sie zusätzliche Strategien für den Umgang mit Mitarbeitern, die während Besprechungen Fragen stellen, die Sie nicht sofort beantworten möchten oder die Sie zu keinem Zeitpunkt während einer Besprechung ansprechen möchten, weil sie außerhalb des Bereichs der Besprechung liegen.

Fragen stellen und auf dem richtigen Weg bleiben

Wenn eine Frage aktuell und aufgabenbezogen ist und Sie der Meinung sind, dass sie beantwortet werden sollte, beantworten Sie sie sofort, aber kurz, und geben Sie anschließend an, dass Sie am Ende des Meetings weitere Fragen stellen werden, wenn Sie Zeit haben.

Unterstützen Sie Ihre Aussage, dass Sie mit der Körpersprache weitermachen. Schauen Sie sich Ihre Notizen an oder wenden Sie sich einem Whiteboard zu. Indem Sie den Augenkontakt kurz unterbrechen, zeigen Sie, dass Sie weitermachen. Wenn Sie in das Publikum schauen (insbesondere mit hochgezogenen Augenbrauen), senden Sie möglicherweise ein Signal, dass Sie eine Öffnung für weitere Fragen verlassen.

Wenn das Publikum negativ oder feindselig ist, erkennen Sie ihre Bedenken nur indirekt an. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu erklären, dass Sie ihre Bedenken verstehen und teilen. Wenn Sie jedoch zu weit vom Thema entfernt sind, wird nichts erreicht. Schlagen Sie vor, dass die Leute ihre Fragen für später aufschreiben, oder vereinbaren Sie ein privates Treffen mit Ihnen, wo Sie ihre Bedenken ausführlicher besprechen können.

Die Beantwortung einer einzelnen Frage ist deshalb praktisch:

• Ermöglicht einem Besprechungsinhaber, etwas anzusprechen, über das er möglicherweise nicht nachgedacht hat
• Sendet eine Nachricht, dass Sie Ihrem Publikum zuhören
• Kommuniziert, dass Sie immer noch die Kontrolle über das Meeting haben, sich aber darum kümmern, was die Teilnehmer denken

Wann und wie Fragen taktvoll verschoben werden

Wenn die gestellte Frage später in der Besprechung beantwortet wird, geben Sie an: "Das ist eine gute Frage, die wir in Kürze beantworten werden." Wenn die gestellte Frage nicht zum Thema gehört und in der Besprechung nicht behandelt wird, geben Sie eine Reihe spezifischer Anweisungen zur Lösung. Wenn Sie sich einfach weigern, eine Frage zu beantworten oder ein Urteil zu fällen, indem Sie sagen: "Das ist nicht der Zweck dieses Meetings", senden Sie möglicherweise die falsche Nachricht an Ihre Mitarbeiter: Das Management kümmert sich nicht darum.

Eine andere Möglichkeit, Fragen aufzuschieben, über die in der Besprechung nicht gesprochen wird, besteht darin, die Person zu bitten, sich privat mit Ihnen (oder einem anderen geeigneten Mitglied der Geschäftsleitung) zu treffen, um ihre Bedenken ausführlicher zu besprechen. Sie könnten sogar vorschlagen, dass die Frage wichtig genug ist, um zu erwägen, zu einem späteren Zeitpunkt in einer separaten Besprechung behandelt zu werden.

Das Aufschieben einer Frage ist hilfreich, weil:

• In einer ungezwungenen Arbeitsumgebung fühlen sich Mitarbeiter möglicherweise zu frei, um ihre Meinung zu äußern, und können die Kontrolle über ein Meeting übernehmen.
• Die meisten verärgerten oder verärgerten Mitarbeiter möchten mehr als alles andere gehört werden. Wenn Sie ihnen zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Umgebung einen Resonanzboden geben, können Sie verhindern, dass aus kleinen Problemen größere Probleme werden.
• Mitarbeiter brauchen und reagieren auf gute Führung. Wenn das Management die Kontrolle auf faire und ausgewogene Weise behält, sendet es die Nachricht an die Mitarbeiter, dass das Management zuhört, aber angemessene Grenzen setzen muss.

Behalten Sie die Kontrolle über Geschäftstreffen durch:

• Angabe des Zwecks des Treffens
• Vorab eine genaue Tagesordnung vorlegen
• Klare Ziele für das Treffen haben
• Festlegen von Fristen in der Tagesordnung für jeden Diskussionspunkt
• Lernen, wie man Lautsprecher bei Bedarf abschaltet und umleitet
• Schaffung von für beide Seiten vorteilhaften Ergebnissen für die Teilnehmer und sich selbst
• Effiziente und taktvolle Bearbeitung von Fragen, falls zutreffend