Beispiel und Vorlagen für ein Beschäftigungsprüfungsschreiben

Inhalt

• So fordern Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben an
• Was ist in einem Beschäftigungsüberprüfungsschreiben enthalten?
• Verwendung von Buchstabenbeispielen
• Vorlage zur Überprüfung der Beschäftigung
• Überprüfung der Beschäftigung für den aktuellen Mitarbeiter
• Beschäftigungsüberprüfung für frühere Mitarbeiter
• Die zentralen Thesen

Müssen Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben schreiben oder anfordern? Mitarbeiter benötigen diese Briefe möglicherweise für Vermieter oder Finanzinstitute, wenn sie versuchen, ein Haus zu mieten oder zu kaufen. Sie sind manchmal auch aus Versicherungsgründen oder um zu bestätigen, dass eine Person zu den in einem Lebenslauf oder einer Bewerbung angegebenen Daten in einem Unternehmen gearbeitet hat.

Die gute Nachricht ist, dass Beschäftigungsprüfungsschreiben in der Regel relativ einfache Dokumente sind und daher leicht zu schreiben oder zu erhalten sind. Wenn Sie einen Brief anfordern oder schreiben müssen, können Sie anhand von Vorlagen und Beispielen loslegen.

So fordern Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben an

Wenn Sie bei einem derzeitigen oder ehemaligen Arbeitgeber ein Bestätigungsschreiben für die Beschäftigung anfordern, ist es wichtig, dass Sie das Schreiben professionell anfordern. Wenden Sie sich zunächst an Ihre Personalabteilung. Das Unternehmen verfügt möglicherweise über Richtlinien zur Freigabe von Informationen, und Sie müssen möglicherweise die Erlaubnis erteilen, dass Ihre Beschäftigungshistorie an Dritte weitergegeben wird. Oft verfasst Ihr HR-Ansprechpartner den Brief für Sie oder stellt Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, die Sie Ihrem Vorgesetzten geben können.

Sie können Ihren Manager oder Vorgesetzten auch direkt fragen. Bieten Sie eine Vorlage oder einen Musterbrief als Leitfaden an.

Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen alle Informationen zur Verfügung stellen, die sie zum Schreiben des Briefes benötigen, einschließlich der Personen, an die der Brief adressiert werden soll, und genau der Details, die angegeben werden müssen.

Was ist in einem Beschäftigungsüberprüfungsschreiben enthalten?

Wenn Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben für jemanden schreiben müssen, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihr Schreiben die richtigen Informationen enthält und einem geeigneten Format entspricht. Sie helfen dem Empfänger nicht, indem Sie eine weniger professionelle Notiz verfassen.

• Befolgen Sie das Geschäftsbriefformat. Verwenden Sie beim Schreiben Ihres Briefes das Standardformat für Geschäftsbriefe. Geben Sie oben Ihre Kontaktinformationen, das Datum und die Kontaktinformationen des Empfängers an (falls vorhanden). Stellen Sie sicher, dass Sie am Anfang eine Anrede und am Ende eine handschriftliche Unterschrift einfügen.
• Halten Sie es kurz. Bestätigungsschreiben für die Beschäftigung sollten nicht lang sein. Fügen Sie keine Informationen hinzu, die über die Anforderungen des Mitarbeiters hinausgehen. Geben Sie beispielsweise keine Bewertung der Arbeit des Mitarbeiters ab.
• Fügen Sie alle angeforderten Informationen hinzu. Die meisten Bestätigungsschreiben für die Beschäftigung enthalten den Namen der Person, ihre Abteilung im Unternehmen (manchmal müssen Sie ihre spezifische Berufsbezeichnung angeben) und die Zeitdauer, in der sie beschäftigt war. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter, ob zusätzliche Informationen weitergegeben werden müssen. Einige Briefe enthalten beispielsweise das Gehalt der Person, wie oft sie bezahlt wird (wöchentlich, zweiwöchentlich usw.) und wie viele Stunden pro Woche sie arbeitet. Geben Sie diese zusätzlichen Details jedoch nicht an, es sei denn, Sie werden dazu aufgefordert.
• Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an. Bieten Sie am Ende des Briefes an, weitere Fragen zu beantworten. Geben Sie eine Kontaktform für den Empfänger an, z. B. Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
• Bearbeiten und Korrektur lesen, bevor Sie senden. Dieser Brief ist wahrscheinlich sehr wichtig für Ihren Mitarbeiter oder ehemaligen Mitarbeiter - dessen Wohnen, zukünftige Beschäftigung oder Versicherung können davon abhängen. Nehmen Sie sich Zeit, um diesen Brief so professionell wie möglich zu gestalten. Lesen Sie den Brief auf Fehler durch.

Verwendung von Buchstabenbeispielen

Es ist eine gute Idee, die Beispiele für Briefe zu überprüfen, bevor Sie ein Bestätigungsschreiben für die Beschäftigung schreiben. Anhand von Beispielen können Sie anhand von Beispielen erkennen, welche Art von Inhalten Sie in Ihr Dokument aufnehmen sollten (z. B. Beschäftigungsdaten).

Sie sollten einen Brief so anpassen, dass er zu dem Mitarbeiter passt, für den Sie den Brief schreiben, und zu den Informationen, die er oder sie von Ihnen verlangt.

Während Beispiele, Vorlagen und Richtlinien ein guter Ausgangspunkt für Ihren Brief sind, sollten Sie immer flexibel sein.

Vorlage zur Überprüfung der Beschäftigung

Name
Berufsbezeichnung
Name der Firma
Adresse
Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl

Datum

Name der Person, die eine Bestätigung anfordert
Berufsbezeichnung
Name der Firma
Adresse
Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl

Sehr geehrter Herr / Frau. Nachname,

Mit diesem Schreiben soll überprüft werden, ob (Name des Mitarbeiters) seit (Startdatum) bei (Firmenname) beschäftigt ist.

Wenn Sie zusätzliche Informationen zu (Name des Mitarbeiters) benötigen, können Sie mich gerne unter (Ihrer Telefonnummer) kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,

(Handschriftliche Unterschrift)

Dein Name

Überprüfung der Beschäftigung für den aktuellen Mitarbeiter

Shawna Easton
Direktor für Rechnungswesen
GMC Associates
17 Chestnut Street, Ste. 200
Portland, ME 04101

1. September 2019

John Dolan
Senior Vice President
Dolan Industries, Inc.
43 Oak Street, 2^nd Fußboden
Portland, ME 04101

Sehr geehrter Herr Dolan,

Mit diesem Schreiben soll überprüft werden, ob Seneca Williams seit drei Jahren bei GMC Associates in unserer Buchhaltungsabteilung beschäftigt ist. Sie begann ihre Arbeit am 1. August 2017.

Wenn Sie weitere Informationen benötigen, können Sie mich gerne unter 555-111-1212 kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,

(Handschriftliche Unterschrift)

Shawna Easton
Direktor für Rechnungswesen
GMC Associates

Beschäftigungsüberprüfung für frühere Mitarbeiter

Janice Montgomery
Personalleiter
Martin & Martin Incorporated
100 Main Street, Ste. 100
Spokane, WA 99201

1. Juli 2019

Julia Sanchez

Manager
Archer Studios
34 Otis Drive, Ste. 500
Spokane, WA 99201

Sehr geehrte Frau Sanchez,

Mit diesem Schreiben soll überprüft werden, ob Bob Smith vom 3. Januar 2016 bis 1. März 2019 bei Martin & Martin Incorporated beschäftigt war.

Wenn Sie zusätzliche Informationen zu Bob benötigen, können Sie mich gerne unter 555-765-4321 kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,

(Handschriftliche Unterschrift)

Janice Montgomery

Die zentralen Thesen

Richtlinien des Forschungsunternehmens: Viele Organisationen haben Richtlinien darüber, was in Beschäftigungsprüfungsschreiben enthalten sein sollte. Sie können sogar festlegen, dass alle Briefe die Personalabteilung durchlaufen müssen.

Verwenden Sie das Business Letter-Format: Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Brief angemessen und professionell sowie leicht zu lesen ist.

Wissen, was einzuschließen ist: Unabhängig davon, ob Sie einen Brief anfordern oder einen für einen Mitarbeiter schreiben, finden Sie heraus, welche Informationen enthalten sein müssen, z. B. Datum der Beschäftigung und Berufsbezeichnung.