Liste der Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten des Office-Assistenten
Inhalt
Büroassistentenpositionen (ähnlich wie persönliche Assistenten) sind in allen Branchen zu finden und teilen ein ziemlich breites Spektrum an Fähigkeiten. Büroassistenten werden manchmal als Sekretäre oder Verwaltungsassistenten bezeichnet. Sie unterstützen jedoch die Funktionsweise eines Büros. Unabhängig davon, ob die Kanzlei einer Anwaltskanzlei, einer Arztpraxis, einer Bildungseinrichtung oder einem Unternehmen gehört, sind die Anforderungen ähnlich. Jemand muss Aufzeichnungen einreichen, Zeitpläne pflegen und sich um die routinemäßige Kommunikation im Namen der Personen kümmern, die das Büro nutzen. Dieser Jemand könnte du sein.
Aufgaben des Büroassistenten
Während die Positionen der Büroassistenten im Allgemeinen ähnlich sind, ist der Job immer noch variabel - er variiert nur von Tag zu Tag und nicht von Büro zu Büro. Heute können Sie als Empfangsmitarbeiter fungieren, morgen muss möglicherweise der Drucker repariert werden, und am Tag danach müssen Sie den gesamten Aktenschrank in das 21. Jahrhundert bringen. Sie benötigen sehr breite Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein.
Büroassistenten gehören zu den großen unbesungenen Helden der Geschäftswelt, denn wenn Sie Ihre Arbeit richtig machen, merkt es niemand - das Büro scheint sich selbst zu führen. Aber manche Menschen genießen die rasante und dennoch flexible Arbeit, das Gefühl, im Mittelpunkt von allem zu stehen. Und eine gute Sekretärin kann immer noch fast überall in jeder Organisation Arbeit finden.
Verwendung von Skills-Listen
Sie können diese Kompetenzlisten während Ihrer gesamten Jobsuche verwenden. Erstens fungieren die Namen dieser Fähigkeiten als Schlüsselwörter. Verwenden Sie daher beim Schreiben Ihres Lebenslaufs so viele wie möglich. Verlassen Sie sich nicht darauf, Vorgesetzte einzustellen, um herauszufinden, dass Sie das haben, was sie wollen. Sagen Sie es ihnen direkt.
Zweitens können Sie dieselben Schlüsselwörter in Ihrem Anschreiben verwenden. Konzentrieren Sie sich speziell auf diejenigen, die Ihrem potenziellen Arbeitgeber am wichtigsten sind. Sie müssen Ihre Nachforschungen anstellen, denn während die Jobs als Büroassistenten oft ähnlich sind, unterscheiden sich die Prioritäten bei der Einstellung von Vorgesetzten. Die Stellenbeschreibung wird wahrscheinlich eine Liste der erforderlichen Fähigkeiten enthalten. Achten Sie darauf.
Schließlich können Sie diese Diskussion nutzen, um Ihr Interview zu planen. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens ein Beispiel für eine Zeit bereit haben, in der Sie Fähigkeiten aus jeder hier aufgeführten Kategorie demonstriert haben.
Es kann auch hilfreich sein, unsere Liste der Fähigkeiten zu überprüfen, die nach Job und Art der Fähigkeiten aufgelistet sind.
Top Office Assistant Fähigkeiten
Verbale Kommunikationsfähigkeiten: Kommunikation ist eine wichtige Soft Skills für einen Büroassistenten. Sie müssen mit Ihrem Vorgesetzten, Kollegen im Büro, den von Ihnen unterstützten Fachleuten und möglicherweise Kunden oder Personen in anderen Büros derselben Organisation interagieren. Sie alle arbeiten als Team und sind das wichtigste Kommunikationszentrum. Sie müssen jeden Tag fröhlich, hilfsbereit, gut informiert, artikuliert und ein guter Zuhörer sein.
- Anrufbeantworter
- Kundenbeziehungen
- Kommunikation
- Telefonanrufe weiterleiten
- Nachrichtenübernahme
- Weiterleiten von Telefonanrufen
- Telefonzentrale
- Telefon
- Verbale Kommunikation
Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten: Die meisten Büroassistenten schreiben viel. Sie können Memos schreiben, Formulare ausfüllen oder Briefe oder E-Mails entwerfen. Einige erstellen Inhalte für die Unternehmenswebsite oder bearbeiten Text für andere. Eine klare, professionelle schriftliche Kommunikation ist ein Muss.
- Korrespondenz
- Mailings
- Tippen
- Textverarbeitung
- Schriftliche Kommunikation
Freundlichkeit: Ein Büroassistent kann die erste Person sein, die ein Kunde beim Betreten des Büros sieht. Wenn der Hauptnutzer des Büros gerade nicht da ist, ist der Büroassistent möglicherweise die einzige Person, mit der der Besucher interagiert. Sie müssen bereit sein, jeden Besucher mit einem Lächeln und einem freundlichen Wort zu begrüßen und ihm mit allem zu helfen, was er braucht, so weit Sie können. Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten sind daher eine Notwendigkeit.
- Kundendienst
- Besucher leiten
- Flexibel
- Freundlich
- Grüße die Gäste
- Zwischenmenschlich
- Positive Einstellung
- Verlässlichkeit
- Willkommene Besucher
Technologische Fähigkeiten: Früher haben die Sekretärinnen viel getippt. Die Zeiten haben sich geändert, ebenso die Technologie, aber Büroassistenten können immer noch damit rechnen, viel Zeit vor einer Tastatur zu verbringen. Anstelle einer Schreibmaschine müssen Sie sich mit einer Vielzahl von Softwareanwendungen auskennen. Es tut auch nicht weh, zu wissen, wie man leichten technischen Support leistet und wie man einen widerspenstigen Drucker repariert.
- Computer
- Excel
- Internet
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- Technologie
Organisation: Büroassistenten müssen äußerst gut organisiert sein, um ihre vielen Aufgaben effektiv bewältigen zu können. Sie müssen auch dazu beitragen, dass andere Personen organisiert sind, von der Pflege der Kalender bis zur Ordnung im Büro.
- Administrative Unterstützung
- Termine
- Abrechnung
- Kalender
- Büroangestellter
- Dateneingabe
- Post zustellen
- Elektronische Einreichung
- Spesenabrechnungen
- Einreichung
- Rezeption
- Geldhandhabung
- Büroverpflichtungen
- Büroausstattung
- Bürobedarfsinventar
- Bürobedarf
- Büro-Unterstützung
- Organisation
- Papierkram
- Versand
Problemlösende Fähigkeiten: Problemlösungen oder Fähigkeiten zum kritischen Denken sind für jeden Büroassistenten wichtig, da Sie häufig die Person sind, zu der andere mit Fragen oder Problemen kommen.
- Büroaktivitäten koordinieren
- Treffen
- Problemlösende Fähigkeiten
- Antworten Sie auf Anfragen
- Planung
- Anrufe überprüfen und leiten
- Tabellenkalkulationen
- Zusammenarbeit
- Zeiteinteilung
- Reisevorbereitungen
