Besprechungsmanagementpraktiken tragen zur Verbesserung der Produktivität bei

Inhalt

• Meeting Management Key - Stand PAT
• Starten Sie Ihre Meetings pünktlich
• Halten Sie das Meeting auf dem neuesten Stand
• Bewahren und verteilen Sie Besprechungsnotizen / -protokolle
• Das Fazit

Wir verbringen einen Großteil unseres Arbeitslebens in Besprechungen. In vielen Fällen führen schlechte Besprechungsmanagementpraktiken dazu, dass die Zeit der Teilnehmer unproduktiv genutzt wird. In einem verwandten Artikel bieten wir Anleitungen zur Umwandlung von fünf gängigen Besprechungsszenarien in produktive Ereignisse. Hier finden Sie zusätzliche Ideen zur Stärkung des Nutzens, der Produktivität und der Wirkung von Besprechungen.

Meeting Management Key - Stand PAT

Einige Manager beschäftigen einen P.A.T. Herangehensweise an Besprechungen, die a P.Zweck, ein EINgenda und a T.imeframe. Wenn Sie die Teilnehmer vor der Sitzung mit diesen kritischen Kontexten ausstatten, wird sichergestellt, dass die Teilnehmer zur Teilnahme bereit sind und die allgemeine Absicht des Meetings unterstützen. Ein klarer P.A.T. Gliederung sorgt für eine produktive Sitzung.

Sie sollten in der Lage sein, den Zweck des Meetings in höchstens 1 oder 2 Sätzen zu definieren. "Dieses Treffen dient der Planung der neuen Marketingkampagne" oder "Dieses Treffen dient der Überprüfung der neuen Versandrichtlinien für die Bearbeitung von Retouren." Der Zweck trägt dazu bei, dass jeder weiß, warum er da ist, was zu tun ist und wie er den Fortschritt leiten und zu einer Schlussfolgerung führen kann.

Legen Sie eine Agenda fest. Listen Sie die Elemente auf, die Sie überprüfen / diskutieren / inspizieren möchten. Wir möchten jedem Tagesordnungspunkt ein Zeitlimit zuweisen (siehe unten) und die Person identifizieren, die für die Moderation der Diskussion verantwortlich ist. Legen Sie einen Zeitrahmen fest. Stellen Sie mindestens eine Start- und Endzeit ein. Wir empfehlen außerdem, für jeden Tagesordnungspunkt eine Dauer festzulegen. Diese sollten sich auf den gesamten Besprechungszeitraum summieren.

Starten Sie Ihre Meetings pünktlich

Wenn Sie in einer dieser Kulturen arbeiten, in denen die Mitarbeiter bis fünf oder zehn Minuten nach der geplanten Startzeit in Besprechungen eintreten, ist es Zeit, einen neuen Trend zu beginnen. Ein Unternehmen ermutigt seine Manager, die Tür zur geplanten Startzeit zu schließen, und diejenigen, die zu spät kommen, sind nicht willkommen. Dies mag drakonischer sein, als Sie gerne handeln würden, aber Sie sollten keine Bedenken haben, das Meeting in Ordnung zu bringen, den Zweck zu überprüfen und die Erwartungen und den Zeitpunkt zu bestätigen.

Warten Sie nicht, bis Nachzügler auftauchen. Wenn jemand zu spät kommt, gehen Sie nicht zurück und überprüfen Sie, was bereits behandelt wurde. Fahren Sie mit Ihren Besprechungsthemen fort. Dies ist für den Nachzügler unangenehm und verbessert die Wahrscheinlichkeit, dass er / sie pünktlich zum nächsten Treffen ankommt.

Wenn der Organisator / Sponsor des Meetings nicht rechtzeitig erscheint, betrachten Sie das Meeting als abgesagt und machen Sie sich wieder an die Arbeit. Eine Wartezeit von fünf bis sieben Minuten ist angemessen. Wahrscheinlich ist der Organisator des Meetings auf eine unerwartete Schwierigkeit gestoßen und möchte, dass Sie nicht Ihre Zeit damit verschwenden, auf ihn / sie zu warten.

Halten Sie das Meeting auf dem neuesten Stand

Es empfiehlt sich, jemandem die Rolle zuzuweisen, alle während des Meetings auf dem Laufenden zu halten. Zu oft driften Diskussionen und werden dann zu einem Wirbel von Meinungen, Ideen, Fakten und Emotionen. Weisen Sie stattdessen die Rolle zu und informieren Sie alle Anwesenden darüber, dass diese Person eingreift, wenn die Diskussion von der Tagesordnung und einem bestimmten Diskussionspunkt abweicht. In einigen Unternehmen wird diese Rolle als "Traffic Cope" bezeichnet, in anderen als "Topic Keeper". Unabhängig vom Etikett ist die Rolle äußerst hilfreich, um die Effektivität und Produktivität Ihrer Besprechungen zu stärken.

Wenn zusätzliche Themen auftauchen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, aber wichtig zu diskutieren sind, sollten diese klar erfasst und für zukünftige Überlegungen und Diskussionen oder für ein diskretes Treffen auf dem "Parkplatz" platziert werden. Der Besprechungseigentümer behält sich das Recht vor, eine geringfügige abweichende Diskussion zuzulassen, wenn er den allgemeinen Besprechungszweck unterstützt.

Bewahren und verteilen Sie Besprechungsnotizen / -protokolle

Jemand anders als der Organisator der Besprechung sollte Protokolle der Besprechung führen. Eine gute Aufzeichnung des Protokolls beinhaltet:

• Besprechungszeit, Datum, Ort
• Beschreibung des Zwecks
• Kopie der Tagesordnung
• Liste der Teilnehmer und eine Liste derjenigen, die nicht teilgenommen haben
• Eine detaillierte zusammenfassende Auflistung der Schlussfolgerungen, Aktionspunkte, Verantwortlichkeiten und Fertigstellungstermine. Viele Notetaker verwenden die Agenda als Leitfaden für die Auflistung der Schlussfolgerungen und Maßnahmen.
• Geplantes Follow-up-Meeting, falls es wirklich benötigt wird.

Verteilen Sie die Besprechungsnotizen im Idealfall so bald wie möglich nach Abschluss der Besprechung und absolut innerhalb eines Werktages. Die Protokolle und Notizen dienen als wichtige Erinnerung für die Teilnehmer sowie als Informationsquelle für andere Interessengruppen oder für diejenigen, die das Meeting verpasst haben. Die Protokolle sind ein großartiges Instrument, um Menschen und Teams an ihre engagierten Folgemaßnahmen zu erinnern.

Das Fazit

Es ist möglich, dass ein Meeting zu einem positiven Ergebnis führt und dazu beiträgt, Projekte und Mitarbeiter voranzutreiben. Verlassen Sie sich einfach nicht darauf. Eine gewisse Sorgfalt und gezielte Stärkung Ihrer Meeting-Management-Techniken verbessern Ihre Chancen, ein großartiges Ergebnis zu erzielen.