So organisieren Sie Ihre Unterlagen

Inhalt

• Loslegen
• Sammeln Sie Ihre Dokumente
• Kategorisieren
• Separate wichtige Dokumente
• Duplizieren Sie Ihre Brieftasche
• Erstellen Sie ein einfaches Ablagesystem
• Laufende Wartung

Die meisten Leute denken nicht über ein wichtiges Dokument nach, bis sie es brauchen. Wenn Ihre Papiere überall verteilt sind und Sie kein zentrales Organisationssystem in Ihrem Heimbüro haben, können Sie viel Zeit und Energie damit verschwenden, nach Dingen zu suchen. Sie könnten sogar etwas verlieren.

Loslegen

Mit ein paar einfachen Schritten können Sie Ihre wichtigen Papierdokumente organisieren: Sie benötigen einen kleinen Aktenschrank mit zwei Schubladen oder eine tragbare hängende Aktenbox, hängende Akten in sechs verschiedenen Farben, Manila Third-Cut-, Top-Tab-Ordner und ein optionaler feuerfester Safe. Oder Sie können einen großen Ordner und Lascheneinsätze kaufen. Jetzt können Sie loslegen.

Sammeln Sie Ihre Dokumente

Bevor Sie alle wichtigen Dokumente organisieren können, müssen Sie sie suchen. Es ist manchmal leichter gesagt als getan. Überprüfen Sie Ihre Home-Office-Schubladen und die auf Ihrem Schreibtisch oder Tisch gestapelten Papiere. Überprüfen Sie die Papierstapel auf Ihren Küchenarbeitsplatten sowie die Küchenschubladen und Körbe. Schauen Sie auf Ihre Schlafzimmer Kommode und Nachttisch. Überprüfen Sie zu guter Letzt Ihre Handtasche oder Aktentasche auf wichtige Dokumente, die Sie versehentlich mit sich herumtragen.

Kategorisieren

Die wichtigsten Dokumente fallen in eine der folgenden sechs Kategorien. Sortieren Sie alle gesammelten Dokumente wie folgt:

1. Haus- und Eigentumsunterlagen: Hypothek, Eigentumsurkunden, Heimwerkerprojekte und -belege, Gerätehandbücher und Garantien, Informationen zur Grundsteuer, Hausversicherungspolicen und Handbücher
2. Automatische Aufzeichnungen: Titel, Wartungsaufzeichnungen, Versicherungspolicen und -informationen, Kreditinformationen und Zahlungsaufzeichnungen
3. Gesundheitsakten: Versicherungspolicen, Handbücher zu Krankenversicherungsleistungen, Erläuterungen zu medizinischen Leistungen, Arztrechnungen, Verschreibungslisten, Informationen zu flexiblen Ausgabenkonten, medizinische Belege, medizinische Richtlinien, Lebensversicherungspolicen
4. Finanzunterlagen: Kontoauszüge, Steuererklärungen, Steuerabzugsaufzeichnungen, Investitionsaufzeichnungen, Kreditaufzeichnungen, Kreditkartenabrechnungen
5. Elektronikaufzeichnungen: Handyverträge und Ausrüstungshandbücher; Verkaufsbelege und Garantien für Computer, Laptops und Tablets; Kabel- und Internetpläne und Rechnungen; Verkaufsbeleg und Handbuch für WLAN-Router
6. Persönliche Aufzeichnungen: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Scheidungsurkunde, Sorgerechtspapiere, Informationen zur sozialen Sicherheit, Impfnachweise, Reisepass, Wehrdienstunterlagen, Tauf- und Bestätigungsunterlagen, Testamente, Bestattungsplan und Informationen zur Bestattungsstelle. Sie sollten diese für jedes Familienmitglied haben. Wenn Sie Haustiere haben, können Sie auch wichtige Dokumente wie Veterinär- und Impfstoffinformationen in diese Kategorie aufnehmen.

Separate wichtige Dokumente

Die meisten Ihrer wichtigen Dokumente können in einem normalen Aktenschrank oder einer tragbaren hängenden Aktenbox aufbewahrt werden. Einige sollten jedoch wirklich in einem feuerfesten Safe oder in einer externen Aufbewahrungsoption wie einem Safe aufbewahrt werden.

Wichtige Dokumente sind sehr schwierig oder zeitaufwändig zu ersetzen. Sie können vertrauliche persönliche Informationen enthalten, die bei Diebstahl von Identitätsdieben kompromittiert werden können. Wenn Ihr Haus durch Feuer oder Überschwemmung zerstört wurde, möchten Sie, dass diese wichtigen Dokumente intakt bleiben.

Für die meisten Menschen sind die folgenden Dokumente von entscheidender Bedeutung: Informationen zur sozialen Sicherheit, Geburtsurkunden, Versicherungspolicen und Kontaktinformationen des Vertreters, Testamente, Eigentumsurkunden, Autotitel, Pässe und alle Verträge oder Vereinbarungen, für die eine Originalunterschrift erforderlich ist.

Erstellen Sie eine Hauptliste aller wichtigen Dokumente, die Sie in Ihrem feuerfesten Safe oder in einer externen Aufbewahrungsoption ablegen.

Duplizieren Sie Ihre Brieftasche

Die meisten von uns haben jeden Tag wichtige Informationen in ihrer Brieftasche und wären ernsthaft belästigt, wenn sie verloren gehen oder gestohlen würden.

Erstellen Sie Kopien Ihres Führerscheins, der Organspenderkarte, der Krankenversicherungskarte (n), der Mitgliedskarten für das Fitnessstudio, der Bibliothek, der Treueprogramme für Lebensmittelgeschäfte, der Lagerclubs usw. und vor allem aller Kredit- und Debitkarten (Kopie vorne) und zurück). Bewahren Sie diese Kopien zusammen mit Ihren anderen wichtigen Papierdokumenten auf.

Erstellen Sie ein einfaches Ablagesystem

Je einfacher das Ablagesystem ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie es konsistent verwenden. Nehmen Sie jede Kategorie wichtiger Dokumente und weisen Sie ihr eine hängende Dateifarbe zu:

• Haus- und Eigentumsunterlagen
• Automatische Aufzeichnungen
• Gesundheitsakten
• Finanzunterlagen
• Elektronikaufzeichnungen
• Persönliche Aufzeichnungen

Fügen Sie Ihrem Dateisystem die entsprechende Anzahl hängender Dateien für die Anzahl der Dokumente hinzu, die Sie in jeder Kategorie haben.

Verwenden Sie die Manila-Ordner und erstellen Sie einen Ordner für jedes einzelne Dokument in jeder Kategorie. Legen Sie die Ordner in den entsprechenden farbigen Bereich für hängende Dateien.

Wenn Sie einen großen Ordner mit drei Ringen und Registerkarteneinsätzen gekauft haben, beschriften Sie die Registerkarten mit denselben Datensatznamen, lochen Sie alle Dokumente und organisieren Sie sie. Wenn die Papiere nicht gelocht werden können, legen Sie sie in einen Ordner und lochen Sie stattdessen den Ordner.

Wenn Papierkram nicht Ihr Ding ist, kann dies ein befreiender Moment sein. Sie können alle diese Dokumente scannen, auf einer Festplatte speichern und dann die Originale vernichten.

Verwenden Sie jedoch Ihre eigene Diskretion, da einige Unterlagen besser aufbewahrt werden. Bewahren Sie Originale aller wichtigen Dokumente auf. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen für die anderen. Die meisten Finanzinstitute sind glücklich, wenn Sie papierlos arbeiten.

Laufende Wartung

Sobald Ihre wichtigen Papiere organisiert sind, behalten Sie sie bei. Wenn Sie Ihre Rechnungen bezahlen, legen Sie jeden Monat neue Dokumente im entsprechenden Abschnitt Ihres Ablagesystems ab. Suchen Sie gleichzeitig nach Dokumenten, die Sie im Laufe des Monats aus dem System entfernt haben und die möglicherweise noch nicht im Dateisystem enthalten sind. Legen Sie sie erneut ab. Überprüfen Sie mindestens zweimal im Jahr die Dokumente in Ihrem Ablagesystem, um festzustellen, ob sie gelöscht werden können. Ein guter Zeitplan ist am ersten des Kalenderjahres und am Ende jedes Schuljahres.

Mit ein wenig Aufwand können Sie langfristige Vorteile erzielen und Zeit sparen, indem Sie Ihre wichtigen Papierdokumente organisieren.