So organisieren Sie ein erfolgreiches Medienereignis

Inhalt

• Beginnen Sie mit einer Pressemitteilung
• Beobachten Sie die Telefonanrufe
• Planen Sie die Zeit Ihrer Veranstaltung sorgfältig
• Versuchen Sie nicht, alles zu tun
• Erleichtern Sie das Ein- und Aussteigen.
• Betrachten Sie die Visuals
• Vergessen Sie keine Pressemappe
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Medienkontakt verfügbar ist
• Verwenden Sie Mitarbeiter mit Erfahrung
• Bereiten Sie Ihre Erklärung vor
• Was ist, wenn der Reporter nicht anzeigt?

Eine der einfachsten Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, kostenlose Medienpräsenz zu erhalten - oft als "verdiente Medien" bezeichnet - sind Medienereignisse. Unabhängig davon, ob Sie sich mit mehreren Sponsoren zusammenschließen, um den weniger Glücklichen zu helfen, oder eine Pressekonferenz abhalten, um eine Produktfreigabe anzukündigen, sollten Sie bestimmte Schritte befolgen, um eine erfolgreiche Medienveranstaltung zu organisieren.

Beginnen Sie mit einer Pressemitteilung

Das Versenden Ihrer Pressemitteilung hilft den Medien bei der Entscheidung, ob Ihre Geschichte ausreichend Berichterstattung verdient. Deshalb ist es hilfreich, Ihre Pressemitteilung einfach zu halten und niemals einen Hype zu verwenden. Sender und Zeitungen suchen nach Nachrichten; Sie suchen kein Verkaufsspiel.

Sie haben ein Fenster zum Versenden Ihrer Pressemitteilung. Sie möchten es nicht zu früh versenden und dann wird es vergessen oder begraben, und Sie möchten es nicht zu spät versenden, wenn andere Geschichten möglicherweise bereits zugewiesen wurden und sie einfach nicht in Ihre Veranstaltung passen Im Allgemeinen reichen zwei bis drei Tage vor Ihrer Veranstaltung aus, um der Presse Zeit zu geben, Reporter zu planen.

Sie möchten auch sicherstellen, dass Ihre Pressemitteilung Anweisungen und spezielle Anweisungen enthält. Wenn sich der Hauptsitz Ihres Unternehmens an einem Ort befindet, Ihre Veranstaltung jedoch in Ihrem 30 Meilen entfernten Werk stattfindet, müssen Sie dies in Ihrer Pressemitteilung klarstellen.

Beobachten Sie die Telefonanrufe

Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung gesendet haben, können Sie die Redakteure der Zeitungen oder die Produzenten der Fernsehsender anrufen, um zu überprüfen, ob sie diese erhalten. Das ist alles was du fragen musst.

Es wird oft das Gespräch für sie eröffnen, um Ihnen zu sagen, ob sie glauben, dass sie kommen können oder nicht. Aber selbst wenn dies nicht der Fall ist, möchten Sie nicht fragen, ob sie kommen. Sie werden da sein, wenn sie können, aber keine Versprechungen machen.

Denken Sie daran, dass aktuelle Nachrichten oder schwere Nachrichtentage möglicherweise verhindern, dass sie in letzter Minute eintreffen. Sie möchten sie nicht belästigen, um zu sehen, ob sie kommen, auch nicht am Tag der Veranstaltung, wenn Sie dort stehen und darauf warten, dass Reporter auftauchen.

Sie möchten auch die Zeit beobachten, zu der Sie telefonieren. Anruf um zehn Minuten vor 17.00 Uhr Für Sie mag das Ende des Tages sein, aber für einen Produzenten sind es zehn Minuten bis zu einer nächtlichen Nachrichtensendung. Die besten Anrufzeiten sind in der Regel um 10:00 Uhr und zwischen 13:00 und 14:30 Uhr.

Planen Sie die Zeit Ihrer Veranstaltung sorgfältig

Alle arbeiten an Fristen. Die Zeitungen haben Zeiten festgelegt, zu denen sie die Ausgabe des nächsten Tages ins Bett bringen. Es bedeutet, wenn sie um 17:00 Uhr zu Ihrer Veranstaltung kommen. Am Donnerstag wird die Berichterstattung möglicherweise erst am Samstag angezeigt.

Fernsehsender haben in der Regel einen Morgen, Mittag, 5:00, 6:00, 10:00 und / oder 23:00 Uhr. Nachrichten während der Woche, abhängig von Ihrem TV-Markt. Berichterstattung erhalten, wenn Ihr Medienereignis um 16:00 Uhr beginnt. könnte sehr schwierig sein. Sie werden nicht einfach in ihr Nachrichtenauto steigen und wie verrückt fahren, um Ihr Band bis 5:00 Uhr auf Sendung zu bringen. Es gibt ein Skript, das geschrieben werden muss, und ein Band, das bearbeitet werden muss.

Planen Sie Ihre Veranstaltungszeit so, dass sie nicht nur für die Reporter bequem ist, sondern auch Ihre Chancen auf eine schnellere Bekanntmachung erhöht.

Versuchen Sie nicht, alles zu tun

So verlockend es auch sein mag, Regisseur zu werden, sagen Sie dem Reporter, Fotografen oder Videografen nicht, welche Aufnahmen sie machen sollen. Sie möchten eine gewisse Beziehung zu ihnen herstellen und eine Beziehung zur Zeitung oder zum Fernsehsender aufbauen. Sie werden keine Freunde gewinnen, wenn Sie ihnen sagen, wie sie ihre Arbeit machen sollen.

Erleichtern Sie das Ein- und Aussteigen.

Wenn Sie die Veranstaltung in Ihrem 50.000 Quadratmeter großen Werk abhalten und sich der Bereich, in dem Sie Medien zulassen, im hinteren Teil des Gebäudes befindet, gewähren Sie ihnen einen möglichst einfachen Zugang. Lassen Sie sie nicht vor dem Gebäude parken und schleppen Sie dann ihre Ausrüstung ganz nach hinten, wenn Sie helfen können. Wenn es eine Möglichkeit gibt, nach hinten zu fahren, teilen Sie den Medien die Wegbeschreibungen in Ihrer Pressemitteilung mit und markieren Sie den Weg bei ihrer Ankunft deutlich.

Sie möchten auch berücksichtigen, welcher Bereich Ihrer Einrichtung strengstens verboten ist. Wenn Sie beispielsweise einen langen Spaziergang nicht vermeiden können, möchten Sie wirklich, dass die Medien mit Kameras durch Ihr gesamtes Gebäude laufen? Das bedeutet nicht, dass sie anfangen werden zu schießen, was sie wollen. Viele Unternehmen haben jedoch strenge Richtlinien, wohin Kameras und Nicht-Mitarbeiter aus proprietären Gründen gehen dürfen.

Betrachten Sie die Visuals

Denken Sie sorgfältig über Ihre Bilder nach. Geben Sie den Medien so viel praktische Erfahrung wie möglich. Eine halbe Stunde lang über ein Produkt zu sprechen und dann auf das Bild in der Broschüre zu verweisen, ist etwas, für das die Medien nicht einmal auftauchen müssen. Denken Sie daran, dass sie die Bilder an Ihre potenziellen Kunden weitergeben - ihre Zuschauer oder Leser -. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Publikum im Auge behalten, damit Sie die Berichterstattung erhalten, die Sie benötigen.

Vergessen Sie keine Pressemappe

Fügen Sie die Informationen zu Ihrer Veranstaltung hinzu und verteilen Sie sie an die Medien. Diese Informationen helfen ihnen beim Schreiben der Geschichte, helfen Ihnen aber auch dabei, mehr Kontrolle über die Nachrichten zu haben, da Sie ihnen die entscheidenden Informationen liefern.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Medienkontakt verfügbar ist

Vergessen Sie nicht, Ihren Medienkontakt für Fragen zur Verfügung zu stellen. Wenn ein Reporter zusätzliche Fragen hat, muss er in der Lage sein, Ihren Medienkontakt schnell zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Telefonnummer des Medienkontakts und andere Kontaktinformationen in Ihrer Pressemappe enthalten.

Verwenden Sie Mitarbeiter mit Erfahrung

Sie müssen die Sprecher Ihrer Veranstaltung nicht auf Ihren eigenen Medienkontakt beschränken. Wenn ein Mitarbeiter einen besseren Soundbite geben kann, weil er mehr Erfahrung mit der Entwicklung und Arbeit mit einem bestimmten Produkt hat, stellen Sie ihn auf jeden Fall für Fragen zur Verfügung.

Bereiten Sie Ihre Erklärung vor

Wenn Sie vor der Kamera oder mit einem Zeitungsreporter sprechen möchten, überlegen Sie sich im Voraus, was Sie sagen möchten. Es kann hilfreich sein, wenn ein Freund, der mit Ihrem Unternehmen nicht vertraut ist, Ihre Pressemappe liest und Fragen stellt. Erstellen Sie aus diesen Fragen sowie einem eigenen Brainstorming eine Liste mit Antworten. Du willst nicht geprobt klingen, aber du willst auch nicht unvorbereitet klingen oder viel "Ähm ..." sagen.

Sie möchten auch die verschiedenen Arten von Medien berücksichtigen. Die Zeitung hat andere Bedürfnisse als das Fernsehen und umgekehrt. Ein Zeitungsreporter könnte Ihnen Fragen stellen, die sich stark von denen eines Fernsehreporters unterscheiden. Jedes Medium hat unterschiedliche Möglichkeiten, Ihre Nachrichten zu präsentieren, sodass sie die Art benötigen, die am besten zu ihrem Publikum passt.

Was ist, wenn der Reporter nicht anzeigt?

Der Sender oder die Zeitung kann sehr gut einen Fotografen oder Videografen anstelle eines Reporters senden. Das bedeutet nicht, dass Ihre Geschichte für sie nicht wichtig ist. Sie wären nicht da, wenn sie nicht vorhaben, Ihre Geschichte zu berichten. Behandeln Sie also jeden, der sehr gut auftaucht.

Wenn ein Videofilmer seine Ausrüstung schleppt, geben Sie ihm sofort keine Pressemappe. Bieten Sie an, es für sie zu tragen, bis sie die Aufnahmen bekommen haben, die sie brauchen. Wenn Sie sie wie Bürger zweiter Klasse behandeln, gelangen Sie zurück zum Bahnhof und können Ihre Chancen auf eine künftige Berichterstattung beeinträchtigen.