So entwickeln Sie einen Plan für das Outsourcing
Inhalt
Viele Diskussionen über Outsourcing in den Medien lassen es komplex erscheinen, aber es ist recht einfach. Selbst in unseren Häusern "lagern" wir viele Aufgaben aus: Kochen, Rasenpflege und Kinderbetreuung, um nur einige zu nennen. Wenn wir nicht die Zeit, den Fokus oder die Fähigkeiten haben, die Arbeit selbst zu erledigen, suchen wir jemanden, der dies kann, und jemanden, der die Arbeit zu einem Preis erledigt, den wir uns leisten können. Unternehmen arbeiten auf die gleiche Weise, auch wenn ihre Entscheidungen möglicherweise mehr Faktoren und Entscheidungsträger betreffen.
Entwicklungsprozess
Aber genau wie Familien unterschiedliche Entscheidungen treffen, können Unternehmen zu erstaunlich unterschiedlichen Entscheidungen über das Outsourcing kommen. Es gibt keine Vorlage, die für alle Unternehmen funktioniert, aber es gibt einen Prozess, den alle Unternehmen berücksichtigen müssen:
Realisierung
In der Vergangenheit haben viele Unternehmen möglicherweise nicht einmal gewusst, was Outsourcing ist. Heute kennen sie sich mit Outsourcing aus, wissen jedoch möglicherweise nicht, wie viele Outsourcing-Programme (und Outsourcing-ähnliche Programme) sie bereits betreiben: Kopierzentren, Poststellen, Facility Management, IT und sogar Teile einer Rechtsabteilung eines Unternehmens. Outsourcing löst möglicherweise nicht jedes Problem, aber wenn Sie mehr über die vorherige Vertragsgeneration erfahren, werden neue Projekte identifiziert und wertvolle Erkenntnisse gewonnen.
Ziele setzen
Um ein Outsourcing-Programm erfolgreich zu erstellen, müssen Sie bestimmte Ziele definieren, z. B. die Gesamtkosten des Unternehmens um fünf Prozent senken, sich auf die Effizienz eines einzelnen Standorts konzentrieren oder nur die Funktionen betrachten, die in einem Geschäftsbereich ausgeführt werden. Ziele brauchen keine großen Details. Mit zunehmender Outsourcing-Erfahrung ändern sich die Definitionen.
Beteiligung
Sie benötigen Teilnehmer aus vielen Fachgebieten, um Beiträge zum Plan zu leisten, Annahmen zu überprüfen und Expertenmeinungen abzugeben. Wenn Sie von einem allgemeinen Plan zu bestimmten Projekten wechseln, wiederholen Sie diesen Vorgang und erstellen Untergruppen mit noch spezifischerem Wissen.
Identifizierung
Nachdem Sie nun Ziele und Experten haben, um Informationen zu identifizieren und zu interpretieren, ist es Zeit, bestimmte Projekte für Ihr Outsourcing-Programm zu identifizieren. Jedes Unternehmen entwickelt unterschiedliche Kriterien und wird sowohl von der Kultur als auch von der finanziellen oder operativen Analyse bestimmt. Es gibt jedoch gemeinsame Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten:
- Frühere Entscheidungen: Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich frühere Entscheidungen über die Verwendung von Nichtangestellten getroffen, z. B. Leiharbeitnehmer oder Dienstleistungsverträge. Arbeiten Sie mit der Beschaffung und Ihrem PMO (Project Management Office) zusammen, um weitere Informationen zu erhalten. Sehen Sie, wie sie die Probleme in dieser Liste behoben haben, und stellen Sie die gewonnenen Erkenntnisse zusammen.
- Sachverstand: Führen Sie Funktionen aus oder produzieren Sie Produkte ohne ausreichendes Fachwissen oder haben Sie Probleme, Manager zu halten? Hat das derzeitige Management einen Plan, um diese Probleme anzugehen? Wenn nicht, könnte dies ein gutes Outsourcing-Projekt sein.
- Qualität: Selbst wenn eine Funktion Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten und erfahrenen Managern hat, erhalten Sie möglicherweise nicht das Serviceniveau, das Sie benötigen. Führt der Manager Kundenumfragen durch? Was sagen Kunden über Produkte oder Dienstleistungen? Eine Qualitätslücke oder ein mangelndes Interesse am Kundenservice ist ein weiteres Kennzeichen für das Outsourcing.
- Kosten: Ein außergewöhnlich hochwertiger Service ist nicht unbedingt ein guter Wert. Wie stehen Ihre Kosten im Vergleich zu Wettbewerbern? Erstellt die Funktion monatliche Berichte: Stückkosten, Betriebskosten, mehrjährige Kostentrends? Wenn diese Funktion diese Berichte nicht erstellen kann, bietet ein ausgelagerter Service möglicherweise mehr Transparenz für Ihre Vorgänge.
- Rahmen: Wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen untersuchen, werden Sie viele unerwartete Entdeckungen machen. Konzentriert bleiben! Ein großes Projekt ist ein besserer Kandidat für das Outsourcing als eine Reihe kleinerer Projekte. Dieses einzelne große Projekt erfordert weitaus weniger Verwaltungs- und Verwaltungsressourcen. Führen Sie eine umfassende Liste, aber wählen Sie nur Kandidaten aus, die einen großen Einfluss auf Ihre erste Projektwelle haben.
- Sicherheit: Sie haben jetzt eine gute Vorstellung von möglichen Projekten. Es ist Zeit, sie nach Sicherheitsstandards zu filtern. Sicherheit ist ein komplexes und kontroverses Thema. Für verschiedene Branchen gelten unterschiedliche Standards, und einige Unternehmen sind sicherheitsbewusster als ihre Konkurrenten. Verstehen Sie interne und branchenbezogene Standards und begrenzen Sie Outsourcing-Projekte entsprechend. Beziehen Sie Rechts-, IT-, Unternehmenssicherheits-, Compliance- (falls zutreffend) und "Risiko" -Abteilungen in Ihre Diskussionen ein.
- Priorisierung: Jeder der oben genannten Punkte (und möglicherweise andere Merkmale) muss bewertet werden, und dann sollte jedem Projekt ein Gesamtwert für den "Outsourcing-Wert" zugewiesen werden. Zweifellos wird viel darüber diskutiert, welche Merkmale am wichtigsten sind, ob ihre Bewertungen korrekt sind und ob andere Merkmale berücksichtigt werden sollten. Seien Sie nicht überrascht, wenn dieser Prozess Monate oder sogar Jahre dauert.
- Kommunikation: Bis Sie potenzielle Projekte priorisiert haben, haben Sie viele Besprechungen abgehalten und mit vielen Menschen gesprochen. Erwarten Sie, dass diese Diskussionen öffentliche Informationen in den Abteilungen sind, auf die Sie für das Outsourcing abzielen. Gehen Sie immer davon aus, dass diese Diskussionen Ihre Mitarbeiter häufig in Echtzeit erreichen. Sorgfältig durchdachte Unternehmenskommunikation muss vorbereitet und bereit sein. Lassen Sie Gerüchte niemals zu einer besseren Informationsquelle werden als Fakten.
Ausführen
Am Ende dieses Prozesses haben Sie Ihren ersten Outsourcing-Plan. Bei der Ausführung dieses Plans sind noch viele weitere Schritte erforderlich: Bestätigen von Daten, Erstellen von Unterausschüssen für bestimmte Projekte, Identifizieren von Anbietern, Ausführen von Piloten, Vergeben von Aufträgen usw. Die Entwicklung Ihres Plans bietet Ihnen jedoch die ersten und wichtigsten Schritte.
