E-Mail-Grüße, die gelesen werden
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Laut BusinessInsider.com verwendet der durchschnittliche Mitarbeiter etwa 25% seines Tages für das Durchsuchen von Hunderten von E-Mails. Während einige Leute die grundlegende E-Mail-Etikette auffrischen müssen, machen andere Fehler, einfach weil sie mit dem bloßen Kommunikationsvolumen überfordert sind.
Während Ihrer Jobsuche senden Sie wahrscheinlich viele, viele E-Mails, einschließlich Anschreiben, Dankesnotizen und Nachrichten an Verbindungen zur Jobsuche.
Nehmen Sie sich Zeit, um peinliche Fehler wie die falsche Schreibweise des Namens einer Person zu vermeiden, und schreiben Sie Notizen, die eine Antwort erhalten.
Beginnen Sie mit einer professionellen Begrüßung
Bemühen Sie sich um Klarheit in Ihrer Betreffzeile. Wählen Sie etwas Direktes, das den Zweck Ihrer E-Mail angibt, z. B. "Besprechungszeit geändert" oder "Schnellabfrage zu Ihrem Vorschlag".
Vermeiden Sie es, eine Karotte mit einem Teaser wie "Ich muss Sie informieren ..." baumeln zu lassen, der versucht, die Lesung dazu zu bringen, die E-Mail zu öffnen, um Ihre Absicht zu erreichen. Menschen entscheiden häufig anhand der Betreffzeile, ob eine E-Mail geöffnet werden soll. Wählen Sie daher eine E-Mail, in der Ihr Zweck klar angegeben ist.
Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung. Fügen Sie eine angemessene Begrüßung für die Umstände und den Empfänger hinzu. Bestimmte Begrüßungen funktionieren in einer E-Mail, werden jedoch nicht in einem normalen Brief verwendet, während einige Begrüßungen für beide funktionieren.
Wählen Sie eine Begrüßung basierend darauf, wie gut Sie die Person kennen, an die Sie schreiben, und welche Art von Nachricht Sie senden. Wenn Sie beispielsweise an jemanden schreiben, den Sie kennen, ist "Hi Jim" angemessen. "Sehr geehrter Herr / Frau Smith" wäre angebracht, wenn Sie sich für eine Stelle bewerben oder einen Geschäftsbrief schreiben.
Vermeiden Sie das Öffnen einer E-Mail mit "hey", was sehr informell klingt und im Allgemeinen nicht am Arbeitsplatz verwendet wird. Scheuen Sie sich auch vor "Hallo Leute" oder "Hallo Leute", auch wenn die Art Ihrer E-Mail entspannt ist.
Begrüßungsbeispiele
- Lieber Vorname Nachname(Dies funktioniert gut, wenn Sie das Geschlecht der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen.)
- Lieber Vorname(Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, den Sie kennen)
- Hallo Vorname(Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, den Sie kennen)
- Sehr geehrter Herr / Frau. Nachname
- Sehr geehrter Herr / Frau. Vorname Nachname
- Lieber Dr. Nachname
- Wen es angeht
- Sehr geehrter Personalleiter
- Sehr geehrter Personalverwalter
Verwenden Sie nach Ihrer Begrüßung die richtige Interpunktion. Verwenden Sie für formellere E-Mails ein Semikolon nach dem Namen. Verwenden Sie für Personen, die Sie kennen oder eher ungezwungene Korrespondenz, ein Komma nach dem Begrüßungsnamen.
Vermeiden Sie häufige Fehler
Beim Schreiben einer E-Mail treten manchmal die folgenden Fehler auf, wenn Personen schnell eine Nachricht abbrechen. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Nachricht zu überprüfen und die folgenden Schritte auszuführen.
- Fügen Sie zuletzt die E-Mail-Adresse hinzu.Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, eine E-Mail abzusenden, fügen Sie die Adresse zuletzt hinzu, wenn Sie dazu neigen, einen schnellen Triggerfinger zu haben. Geben Sie den Namen des Empfängers nur ein, wenn Sie sicher sind, dass Ihre E-Mail bereit ist.
- Vermeiden Sie den alten Fehler "Allen antworten".Beobachten Sie Ihren Abzugsfinger, wenn Sie auf "Allen antworten" klicken. Überlegen Sie, ob jeder auf der Liste wirklich lesen muss, was Sie zu sagen haben. Beachten Sie auch ältere E-Mails in der Kette, die möglicherweise nicht in der Liste "Alle antworten" angezeigt werden sollen.
- Schonen Sie den Humor. Humor kann in einer E-Mail schwer zu erkennen sein, da Ihr Ton nicht unbedingt durchscheint. Ohne Körpersprache, Gesichtsausdruck oder Trittfrequenz kann Humor flach fallen oder einen Leser sogar unbeabsichtigt beleidigen. Gehen Sie auf Nummer sicher und lassen Sie es aus.
- Korrekturlesen.Machen Sie nicht den Fehler zu glauben, dass Menschen Tippfehler in informellen E-Mails verzeihen oder dass Fehler toleriert werden, wenn Sie auf Ihrem Telefon tippen. Sie können durch Fehler in Ihrer E-Mail hart beurteilt werden, insbesondere wenn sie weit verbreitet sind. Verlassen Sie sich nicht auf eine Rechtschreibprüfung, die oft das falsche Wort für Sie wählt. Lesen Sie Ihre E-Mails wie jedes wichtige Dokument Korrektur. Überprüfen Sie insbesondere immer, ob Sie die Namen der Personen richtig geschrieben haben.
- Verwenden Sie keine Emojis oder Emoticons. E-Mail-Nachrichten ähneln immer mehr Textnachrichten. Nachrichten am Arbeitsplatz enthalten jetzt manchmal "Daumen hoch" -Emojis oder Smileys. Vermeiden Sie Emojis und Emoticons in der formellen Korrespondenz, auch wenn sie immer häufiger auftreten. Wenn Ihre E-Mail-Begrüßung den Nachnamen einer Person enthält, ist dies ein sicheres Zeichen, dass Sie Emojis und Emoticons weglassen sollten.
- Denken Sie daran, dass E-Mails für immer dauern.Überlegen Sie zweimal, bevor Sie eine persönliche oder vertrauliche E-Mail senden, jemanden per E-Mail entlassen, jemanden herabsetzen oder mit Wut antworten. Sogar gelöschte E-Mails können aus Datensicherungen wiederbelebt werden. Diese Art von Interaktionen könnte besser persönlich durchgeführt werden. Wenden Sie die 24-Stunden-Regel an. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Nachricht senden sollen, warten Sie bis zum nächsten Tag, um eine Entscheidung zu treffen. Eine weitere gute Faustregel: Schreiben Sie nichts in eine E-Mail, die Sie nicht öffentlich teilen möchten, z. B. in einer Hinterlegung oder in sozialen Medien.
